Programa de Gestión Documental

¿Qué es una copia autenticada?

• Reproducción puntual de otro documento

• Reproducción de un documento refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas

• Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico

• Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero.

La unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad. Es considerado como:

• Archivo de gestión

• Archivo histórico

• Archivo administrativo

• Archivo intermedio

En Colombia, como en otros países,

los archivos se encuentran a menudo en peligro.

No obstante, cumplen diversas funciones

sociales, como,

• Conservar el testimonio de las relaciones entre los grupos

  humanos, de los códigos sociales y contratos pasados, así como de la lucha y obtención de derechos individuales y colectivos.

• Conservar el testimonio entre los grupos humanos, de los códigos sociales para la obtención de derechos meramente colectivos.

• Conservar el testimonio de las relaciones entre los humanos.

• Conservar el testimonio de la lucha y obtención de

  derechos individuales y colectivos.

¿Qué es el programa de gestión documental?

• Un documento electrónico, que sirve de herramienta para formular procesos de selección de archivos

• Un catálogo de información archivística y desarrollo archivístico de procesos

• Una herramienta que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos

• Un aplicativo para evidenciar la trazabilidad de la correspondencia de una entidad y la organización

• Todas las anteriores

¡Qué es archivística o Gestión Archivística?

• Conjunto de actividades de la gestión pública

• Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico: elaboración de un documento

• Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico: elaboración del documento, eliminación o conservación

• Conjunto de actividades relacionadas con el quehacer archivístico de elaboración de un documento, microfilmación y catalogación

Las funciones de la Administración Documental son:

• Control de la información

• Mantenimiento general de la información y de equipos

• Almacenamiento de documentos, depósitos y unidades de conservación e instalación

• Descarte y recuperación de información a través de agrupaciones documentales

• Todas las anteriores

La estandarización del proceso de gestión documental integra:

• Actividades técnicas y procesos de planeación

• Preservación de documentos y actividades técnicas

• Procedimientos aplicados desde la planeación, actividades técnicas y preservación de documentos.

• Técnica y eliminación de documentos

• Todas las anteriores

Un programa de Gestión Documental es:

• Un compendio de normas archivísticas del desarrollo sistemático de procesos de los documentos desde el origen hasta su destino final

• Un manual de procedimientos archivísticos a corto mediano y largo plazo de una entidad integrando planeación y organización de la documentación

• Un compendio de técnicas, normas y manuales de documentos que formula una entidad hasta su destino final

• Instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta a corto mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos de una entidad integrando planeación, proceso, manejo y organización de la documentación desde su origen hasta su destino final

• Ninguna de las anteriores

El ciclo vital de los documentos corresponde a las etapas de

• Producción y valoración del Documento

• Archivo de gestión, documentos inactivos y catalogación

• Archivo de gestión, archivo oculto y archivo muerto

• Clasificación, ordenación, expurgo y codificación

• Ninguna de las anteriores

Algunos de los beneficios que tendrá una entidad al elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental son:

• Brindar lineamientos en materia de gestión documental en la entidad.

• Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información.

• Facilitar el acceso y disposición al público de la información.

• Apoyar la transparencia

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