Korespondensi

Pada saat ini kita tidak lagi terpancang pada ruang dan waktu dalam melakukan komunikasi. Kita dapat melakukan komunikasi telepon dari manapun kita berada, tidak terpancang dengan jaringan kabel. Jenis pesawat telepon yang bisa digunakan secara fleksibel dan tidak menggunakan kabel penghubung tetapi menggunakan sinyal yang dipancarkan melalui satelit disebut:

• Faximile

• Android

• Celluler

• HandPhonex

• Andromex

Direktur PT. Abadi Jaya yang berada di Jakarta akan menelepon Manajer disalah satu kantor cabang yang berada di Surabaya. Nomor yang harus ditekan ketika akan melakukan hubungan interlokal tersebut, adalah...

• nomor tujuan

• nomor tujuan + nomor kode wilayah

• nomor tujuan + nomor kode wilayah + nomor kode negara

• nomor kode wilayah + nomor tujuan

• nomor kode negara + nomor wilayah + nomor tujuan

Apabila atasan anda sedang tidak berada ditempat atau sedang sibuk sehingga tidak dapat menerima panggilan telepon masuk, yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris adalah

• sampaikan agar penelepon menelepon kembali nanti

• sampaikan kepada penelepon bahwa atasan tidak ada ditempat dan tawarkan untuk meninggalkan pesan

• segera ucapkan terima kasih dan tutup teleponnya

• mencatat nomor telepon kantor

• langsung menutup telepon

Anda sebagai seorang sekretaris ketika melakukan komunikasi melalui sambungan telepon juga harus memiliki etika yang baik. Berikut ini etika yang kurang tepat dalam melayani penanganan telepon, yaitu...

• angkat telepon setelah dering ketiga

• ucapkan salam, identitas, dan tawarkan bantuan dengan sopan dan ramah

• menyimak dengan baik pembicaraan penelepon

• tutuplah pesawat telepon setelah yakin benar bahwa penelepon telah menutupnya

• hindari ucapan "halo" pada saat mengangkat telepon

Anda sebagai seorang sekretaris, pada saat akan melakukan panggilan telepon, persiapan apa yang dilakukan agar apa yang akan disampaikan pada saat menelepon dapat berjalan dengan efektif, yaitu dengan cara...

• tekan nomor yang dituju dengan teliti

• sebutkan nama yang akan diajak bicara

• buatlah catatan kecil tentang pokok permasalahan yang akan dibahas

• segera menyebutkan identitas

• bicara dengan tenang, lugas, dan jelas