Tout savoir sur les notes de frais

Le remboursement des frais professionnels est soumis à des règles précises, en particulier vis à vis de l'Urssaf

• oui

• non

Les principaux motifs de fraude (ou la tentation de gonfler les notes de frais...)

• donner un complément de rémunération aux salariés, non soumis à cotisation ni à l'impôt sur le revenu

• réduire le bénéfice et donc l'impôt de l'entreprise

• collecter de la TVA

• méconnaissance des règles et plafonds légaux

Les redressements de l'URSSAF concernent les frais professionnels à hauteur de :

• 15%

• 23%

• 36%

• 41%

Les frais professionnels engagés par les salariés pour les besoins de l'entreprise et remboursés par elle sont :

• déductibles du CA

• toujours exonérés de charges sociales

• exonérés de TVA

• exonérés de charges sociales sous certaines conditions

Les frais de déplacement 1

• le trajet domicile travail est considéré comme un déplacement professionnel et peut être remboursé comme tel sous réserve de respecter les barèmes de l'Urssaf en vigueur

• le trajet domicile travail ne peut pas être remboursé comme un déplacement professionnel, son remboursement est considéré comme un avantage en nature

Les frais de déplacement 2

• la location d'une voiture pour un déplacement professionnel permet un remboursement intégral, y compris le carburant et le péage

• la location d'une voiture pour un déplacement professionnel permet un remboursement intégral, y compris le carburant et le péage, sur présentation de facture

• L'entreprise peut choisir de rembourser les déplacements professionnels en voiture selon un forfait raisonnable qu'elle fixe elle-même

Au regard de l'Urssaf, les frais d'hébergement peuvent être remboursés si :

• la distance entre le domicile et le lieu de la mission est supérieure à 50 km

• le trajet ne peut être parcouru en moins d'une heure et demie en transports en communs

• le déplacement dure plusieurs jours

Les repas d'affaires ou lorsqu'un salarié invite des personnes au restaurant...

• doivent être remboursés forfaitairement et ne doivent en aucun cas dépasser le montant des plafonds définis par l'administration fiscale et l'Urssaf

• sont remboursés au réel à condition de présenter la facture du restaurant comportant la date du repas et le détail des prestations servies

• peuvent être remboursés au réel sur présentation de la facture et la précision des noms, postes et fonctions de chacune des personnes invitées

Les repas d'affaires 2

• Dans la mesure où les justificatifs sont présentés (facture, nom et fonction des invités), ils font l'objet de remboursement sans restriction si l'entreprise en est d'accord

• Sont remboursés sous réserve de présentation des justificatifs nécessaires et que le nombre de convives invités soit au maximum de 3 pour un même collaborateur

• Peuvent entrer dans l'assiette de cotisation de l'Urssaf s'ils sont requalifiés comme des avantages en nature (nombre trop important, manque de justificatifs ou de précisions nécessaires)

• Il est conseillé de les limiter à 5 par mois pour un même collaborateur pour éviter d'être requalifiés d'avantage en nature

Les justificatifs à fournir pour remboursement...

• les tickets de paiement par carte bancaire constituent un justificatif recevable à la condition d'être lisibles et que le papier utilisé ne contienne pas de bisphénol

• les factures ou les reçus originaux doivent être joints à la note de frais mais ne doivent pas être agrafés de manière à rester parfaitement lisibles

• seules les factures mentionnant la raison sociale de l'établissement, son adresse, la date, la nature et le montant de la dépenses constituent un justificatif valable