Kearsipan sistem ABJAD

Judul surat untuk surat masuk dalam filing sistem abjad adalah. . . .

• Nama si pengirim

• Alamat si pengirim

• Alamat yang dituju

• Nama dan alamat yang dituju

• Nama dan alamat si pengirim

Yang dijadikan kode penyimpanan warkat menurut sistem abjad adalah. . . .

• Dua abjad pertama dari unit pertama

• Abjad terakhir dari unit pertama

• Dua abjad kedua dari unit kedua

• Satu abjad pertama dari unit kedua

• Abjad pertama dari unit terakhir

Penyimpanan warkat filing sistem abjad jika menggunakan satu laci memerlukan guide sebanyak . . . .

• 26 buah

• 12 buah

• 10 buah

• 365 buah

• 13 buah

Caption dari suatu surat PT. Bahana Swara Perkasa, maka kode penyimpanan dari surat tersebut adalah. . . .

• Ba

• PT

• Sw

• Pe

• BSP

Gambar di atas adalah penyimpanan dari filing sistem ......

• Alphabetic

• Chronological

• Numeric

• Geografis

• Subjectic

Dalam filing sistem abjad dikenal istilah unit dan indeks. Yang dimaksud dengan unit adalah. . . .

• Bagian yang terkecil dari judul/nama/caption

• Penyusunan warkat berdasarkan abjad

• Cara mendapatkan judul

• Penyimpanan warkat pada filing cabinet

• Caption

Kegiatan membagi satu judul/nama/caption atas beberapa unit disebut. . . .

• Mengindeks

• Sub unit

• Daftar klasifikasi

• Daftar indeks

• Mengklasifikasi

Di bawah ini yang bukan merupakan keuntungan filing sistem abjad adalah :

• Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

• Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

• Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

• Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

• Mudah diterapkan

Sedangkan kerugian penyimpanan sistem abjad tersebut di bawah ini, kecuali :

• Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

• Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

• Harus mempergunakan peraturan mengindeks

• Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

• Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

Kata tangkap disebut juga dengan .......

• Mengindeks

• Caption

• Mengkode / kodifikasi

• Unit

• Mengabjad