Organização e Controle de Documentos

Documento pode ser entendido como todo dado registrado que, dependendo do seu formato (físico ou eletrônico), pode ser utilizado para estudos, consultas e pesquisas, reproduzir um acontecimento ou uma situação, tratar de um texto que apresente um conteúdo que pode ser utilizados para comprovação de algo.

• Certo.

• Errado.

As fontes dos documentos do ambiente organizacional podem ser classificadas como primária (documentos internos já publicados), secundária (dados reproduzidos de outros documentos) e terciária (elementos utilizados em tomadas de decisão).

• Certo.

• Errado.

Segundo o Manual do Arquivista, produzido pelo Arquivo Nacional, os documentos podem ser classificados quanto a sua procedência, seu valor, a natureza do assunto e o gênero.

• Certo.

• Errado.

Quanto ao seu valor, os documentos são classificados como: administrativo, legal, permanente, primário probatório, secundário, fiscal e informativo. Sendo os fiscais utilizados para aprovar atos presentes ou futuros numa empresa.

• Certo.

• Errado.

Os documentos ostensivos e sigilosos são classificações de documentos quanto ao assunto.

• Certo.

• Errado.

A tabela de temporalidade pode ser entendida como um estudo de nomeação, identificação e avaliação dos documentos relativos à organização, descrevendo o valor, tempo de custódia (período de retenção em anos) e as bases legais que influenciam a disposição dos documentos listados nessa tabela.

• Certo.

• Errado.

A Tabela de Temporalidade estabelece a retenção de documentos em cada um dos arquivos que compõem o sistema. Esses arquivos são: corrente, intermediário e permanente/histórico. Nesse último temos a presença de arquivos que são utilizados com alta frequência e, por esse motivo, devem ser guardados permanentemente.

• Certo.

• Errado.

Algumas das informações que devem conter na Tabela de Temporalidade é o período de tempo em que os documentos devem ser excluídos ou transferidos para o armazenamento temporário, permanente ou para a remoção, após período pré-determinado.

• Certo.

• Errado.

O planejamento na organização e controle dos documentos pode gerar alguns cenários: a existência de inúmeros formulários na empresa, a utilização de versões diferentes do mesmo documento, manuais de procedimentos desatualizados e dificuldades em encontrar documentos importantes. Mas esses são problemas contornáveis e que não devem ser levados em consideração na gestão e controle de documentos.

• Certo.

• Errado.

O processo de gestão de documentos inicia pela triagem e distribuição que é realizada no setor de protocolo.

• Certo.

• Errado.