URUSAN SURAT KERAJAAN

Berikut merupakan kepentingan urusan surat Menyurat KECUALI

• Mempercepatkan tindakan kerja

• Sumber rujukan pegawai

• Memudahkan pemantauan tindakan

• Menyebarkan berita palsu

Konsep surat adalah seperti berikut KECUALI...

• Jelas, ringkas dan padat

• Dokumen & Rekod Rasmi Kerajaan

• Mempunyai maklumat yang tidak sahih

• Cara perhubungan antara agensi Kerajaan dan orang ramai

Elemen-elemen surat rasmi adalah....

(boleh tanda lebih dari satu)

• Tajuk Surat

• Alamat Pengirim

• Alamat Penerima

• Nombor Rujukan

• Tarikh Surat

Kegunaan kertas minit (Am 6) adalah seperti berikut KECUALI...

• Mencatat arahan

• Mencatat jumlah jangkitan Covid 19

• Mencatat keputusan

• Mencatatkan maklum balas ringkas

Berikut adalah cara yang BETUL bagi pengedaran Surat dengan Fail

• Selepas surat dimasukkan ke dalam fail - dikandungkan dan direkod di kertas minit - diedarkan fail tersebut kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan.

• Selepas surat diedarkan kepadan ketua Jabatan untuk dimasukkan ke dalam fail - diminitkan - dikandungkan -direkod di kertas minit .

• Selepas dikandungkan dan direkod di kertas minit - surat dimasukkan ke dalam fail - diedarkan fail tersebut kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan.

• Selepas diedarkan fail tersebut kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan - surat dimasukkan ke dalam fail - dikandungkan dan direkod di kertas minit.

Kepentingan pengedaran surat bersama fail

• Alat perhubungan yang penting

• Mengurus maklumat jabatan

• Mengekalkan ingatan

• Mengelakkan kesesakan bilik Fail

Manakah antara berikut bukan surat Terperingkat

• Terhad

• Rahsia

• Terbuka

• Sulit

Berikut merupakan kesalahan yang biasa dilakukan di PTJ kecuali

• Fail gerak berasingan dengan surat

• Surat diminitkan dahulu oleh Ketua Jabatan baru dikandung dalam fail.

• Serahan tangan tidak diambil cop dan tandatangan penerima

• Surat diminit di kertas minit.

Prosedur Mengurus Surat Masuk yang BENAR

• PENERIMAAN - MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL - PENGEDARAN SURAT DENGAN FAIL - PENDAFTARAN - TINDAKAN KE ATAS SURAT - PEMULANGAN FAIL

• PENERIMAAN - PEMULANGAN FAIL - MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL - PENGEDARAN SURAT DENGAN FAIL - TINDAKAN KE ATAS SURAT - PENDAFTARAN

• PENERIMAAN - PENDAFTARAN - MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL - PENGEDARAN SURAT DENGAN FAIL - TINDAKAN KE ATAS SURAT - PEMULANGAN FAIL

• PENERIMAAN - PENGEDARAN SURAT DENGAN FAIL - TINDAKAN KE ATAS SURATPENDAFTARAN - MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL -PENDAFTARAN - TINDAKAN KE ATAS SURAT - PEMULANGAN FAIL

Antara pernyataan berikut, yang manakah pernyataan yang SALAH berkaitan Urusan Surat Menyurat Kerajaan.

• Surat masuk ditulis menggunakan pen dakwat Merah.

• Surat keluar ditulis menggunakan pen dakwat hitam

• Surat masuk ditulis menggunakan pen dakwat biru

• Surat keluar ditulis menggunakan pen dakwat biru