Conceptos archivísticos

Conoce el Acuerdo 060 de 2001 como:

• Establece pautas para la administración de las

  comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas

  que cumplen funciones públicas

• Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa

• Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento

Answer explanation

ACUERDO No. 060

 

(30 de octubre de 2001)

 

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS

QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

Gestión Documental se define como:

• Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

• Planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

• Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse

• Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite

Answer explanation

La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística

La sigla TRD hace referencia a:

(a)  

Answer explanation

Tabla de Retención Documental 

La sigla AGN significa:

(a)  

Answer explanation

Archivo General de la Nación

¿La foliación, puede realizarse con lápiz de tipo?

• No sé

• Negro 

• Negro de mina suave HB ó B

• Rojo

• n

Answer explanation

Negro de mina suave HB ó B

La sigla TVD significa

(a)  

Answer explanation

Tabla de Valoración Documental

Un depósito de archivo es:

• Una herramienta archivística que se emplea para guardar archivos de forma digital

• Instrumento archivístico

• Documento

• Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución

Answer explanation

Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución

Conoce la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos como:

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades

• Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.