Conceptos archivísticos

Conoce el Acuerdo 060 de 2001 como:

• Establece pautas para la administración de las

  comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas

  que cumplen funciones públicas

• Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa

• Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento

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ACUERDO No. 060

 

(30 de octubre de 2001)

 

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS

QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

Gestión Documental se define como:

• Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

• Planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

• Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse

• Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite

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La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística

La sigla TRD hace referencia a:

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Tabla de Retención Documental 

La sigla AGN significa:

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Archivo General de la Nación

¿La foliación, puede realizarse con lápiz de tipo?

• No sé

• Negro 

• Negro de mina suave HB ó B

• Rojo

• n

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Negro de mina suave HB ó B

La sigla TVD significa

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Tabla de Valoración Documental

Un depósito de archivo es:

• Una herramienta archivística que se emplea para guardar archivos de forma digital

• Instrumento archivístico

• Documento

• Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución

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Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución

Conoce la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos como:

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades

• Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.