Organización de archivos 1

¿Qué es gestión documental?

• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.

• Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso destrucción de documentos.

¿Cuántos títulos y artículos tiene la ley 594 del 200 ley general de archivo?

• 13 títulos y 52 artículos

• 12 títulos y 52 artículos

• 13 títulos y 51 artículos

• 12 títulos y 51 artículos

¿Desde que título de la ley 1409 de 2010 inicia el código de ética del archivista?

• Capitulo 4

• Capitulo 5

• Capitulo 15

• Capitulo 13

¿Cuál es la definición correcta de documento de archivo?

• Soporte portador de un mensaje emitido con intención comunicativa y potencialmente informativo para el receptor.

• Documento original, importante sobre una persona, un lugar o un acontecimiento, por lo que pueden servir de fuente primaria.

• Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

¿Cuál es la definición correcta de organización documental?

• Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

• Clasificación, ordenación y descripción de información.

• Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

¿Qué es un organigrama?

• Representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva

• Representación gráfica de la estructura de una institución. Se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

• Herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos.

¿Qué es serie documental?

• La serie documental está integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental.

• Información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

• Compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado.

¿Qué es sistema de ordenación?

• Es el proceso mediante el cual restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del Principio de Orden Original.

• Proceso mediante el cual se cumplen los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones comunes y específicas

• Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales en las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo.

El sistema de ordenación toponímico es:

• Aquel que consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.

• Aquel que ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.

• Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.

Definición del sistema ordinal

• Este sistema de ordenación quizás el más fácil de realizar consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.

• Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos.

• Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.