SOP

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan RB) yang menjadi Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan adalah: 

• Permenpan RB Nomor 168 Tahun 2010

• Permenpan RB Nomor 35 Tahun 2012

• Permenpan RB Nomor 168 Tahun 2020

• Permenpan RB Nomor 35 Tahun 2022

Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama, disusun agar dapat digunakan oleh satuan organisasi/kerja, kecuali sebagai:

• menstandarkan prosedur-prosedur penting dalam penyelenggaraan pelayanan

• memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan suatu tugas

• menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas dan kemudahan pengendalian

• melalaikan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur

Salah satu simbol yang digunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan adalah Simbol Kapsul  yang memiliki arti:

• mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;

• mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

• mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

• mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman

Penulisan aktor dalam SOP AP dipisahkan dari aktivitas (kegiatan-kegiatan), maka

• memudahkan untuk melakukan repetisi (pengulangan)

• penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti oleh objek dan keterangan

• penulisan aktor diurutkan secara hierarki

• kegiatan dapat dimulai dari mana saja, kiri, tengah dan kanan matriks flowcharts

Siklus penyusunan SOP dimulai dari: 

• Pengembangan SOP – Penilaian Kebutuhan SOP – Penerapan SOP – Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP

• Penilaian Kebutuhan SOP – Penerapan SOP – Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP – Pengembangan SOP

• Penilaian Kebutuhan SOP – Pengembangan SOP – Penerapan SOP – Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP

• Penilaian Kebutuhan SOP – Penerapan SOP – Pengembangan SOP - Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP

Judul SOP menggunakan pola:

• tugas (pe dan an) + output

• aspek (pe dan an) + output

• fungsi (pe dan an) + output

• menyesuaikan SOP-nya

Ciri-ciri kegiatan yang inisiatif dan trigernya berasal dari pemohon (pihak eksternal) adalah

• Penugasan

• Rutih

• Layanan

• semuanya benar

Umumnya kegiatan yang berakhir dengan diterimanya bukti/hasil adalah

• Penugasan

• Layanan

• Rutin

• semuanya benar