UT 6. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.

El archivo es:

(respuesta múltiple)

• Un conjunto desordenado de documentos.

• Un conjunto ordenado de documentos.

• Se guardan sin un fin concreto y sin criterios de clasificación previamente establecidos.

• Se guardan con un fin concreto y unos criterios previamente establecidos.

Son objetivos del archivo:

(respuesta múltiple)

• Guardar y conservar los documentos.

• Impedir su fácil y rápida localización.

• Controlar la documentación que entra pero no la que sale.

• Controlar la documentación que entra y sale.

El archivo de documentos no sigue unas reglas estandarizadas.

• Verdadero

• Falso

Alguna de las reglas del archivo son:

(respuesta múltiple)

• Evitar duplicidades.

• La labor del archivo no debe diferenciar lo útil de lo poco relevante.

• Es importante que la documentación del archivo quede visible.

• Hay que dejar constancia de cualquier entrada o salida.

Algunos de los factores determinantes del tipo de archivo:

(respuesta múltiple)

• La frecuencia de uso.

• La localización audiovisual

• El soporte

Se clasifican en archivos activos, semiactivos o inactivos según:

• La frecuencia de uso.

• La localización física.

La reducción de costes derivados del mantenimiento de grandes instalaciones es una ventaja de la gestión:

• Centralizada.

• Descentralizada.

• Mixta.

Los documentos se clasifican y subclasifican por países, regiones, provincias...

• Sistema numérico

• Sistema cronológico

• Sistema geográfico

• Sistema temático

En los nombres propios no se tienen en cuenta preposiciones, artículos o prefijos.

• En todos los casos

• Excepto si van unidas con guiones o si es un nombre o apellido extranjero

• No se tienen en cuenta en los apellidos pero sí en los nombres propios

• Ninguna respuesta es correcta

Suele utilizarse en presupuestos, facturas y pedidos de clientes y proveedores así como en faxes recibidos y enviados.

• Sistem alfabético

• Sistema numérico

• Sistema cronológico

• Sistema geográfico

• Sistema telemático