gestion de archivos

Qué es un sistema de gestión documental:

• La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.

• La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano.

• Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales.

• Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

• Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

• Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

• Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

• Todas son correctas

Archivo:

• El archivo es gestionar todo trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización.

• La documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.

• Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

• El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización.

Cual de estas opciones no es característica de un sistema de archivo:

• Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.

• Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.

• Evita los robos de documentos.

• Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.

LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: La gestión de documentos se encuentra estrechamente ligada al concepto de ciclo viral de los documentos y, en consecuencia, presenta tres fases:

• Creación

• Uso de los documentos

• Expurgo de los documentos

• Todas son correctas

Una Carpeta de Windows es

• Es un dispositivo de almacenamiento.

• Es información guardada en el PC.

• Elemento para organizar los archivos.

Para renombrar una Carpeta debemos dar clic izquierdo a la misma, esperar alrededor de 10 minutos y escribir el nuevo nombre.

• Falso
• Verdadero

¿Cómo podemos crear una Carpeta?

• Presionando la tecla Enter.
• Con el botón derecho del mouse, opción crear carpeta.
• Con el botón derecho del mouse, opción nuevo, opción carpeta

El nombre por defecto al crear una carpeta es:

• Nueva Carpeta

• Nuevo

• Carpeta

¿Cual de las siguientes imágenes corresponde a un acceso directo?

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