Assurer la traçabilité et la conservation des informations

Le classement consiste à:

• ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié

• c’est mettre en ordre des éléments ou des objets selon un ordre déterminé (par exemple, en ordre croissant ou décroissant).

• c’est répartir les éléments ou les objets d’un ensemble selon un critère ou une propriété déterminés.

• classer des documents qui n’ont plus d’intérêt immédiat pour les utilisateurs.

L’archivage :

•  C'est l’action d’archiver, C’est l’ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction éventuelle.

• c’est répartir les éléments ou les objets d’un ensemble selon un critère ou une propriété déterminés

• c’est regrouper les éléments ou les objets d’un ensemble par catégories suivant certains critères (en général, une ou plusieurs caractéristiques communes).

• c’est mettre en ordre des éléments ou des objets selon un ordre déterminé (par exemple, en ordre croissant ou décroissant).

Il y a quatre méthodes de classement qui peut se faire de plusieurs manières :

• ordre croissant

  ordre décroissant

• ordre de rangement

  ordre de classement

  ordre de triage

• Ordre chronologique

  Ordre alphabétique Ordre numérique

  Ordre Thématique 

• ordre du plus petit

  ordre du plus grand

Il existe deux types de classements différents

• Le classement physique

  Le classement numérique

• Le classement chronologique

  Le classement alphabétique

• Le classement numérique

  Le classement

  Thématique

• Le classement

  par ordre arrivée

  Le classement

  du nom A à z

Le document engageant 

• C'est une démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme

• est un ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les dates d’ouverture et date de clôture du dossier.

• Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme.

• Attribution d’un nom au fichier électronique correspondant à un document, selon des règles précises (nom de fichier explicite pour l’utilisateur et unique pour l’organisme), destinées à faciliter ainsi la gestion des documents.

Le projet d’archivage 

• Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme.

• Ensemble des études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place une politique

• est un ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les dates d’ouverture et date de clôture du dossier.

• Les documents sont présentés selon un classement des activités (pérenne) et non en suivant l’organigramme des services

Le dossier 

• est un ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les dates d’ouverture et date de clôture du dossier.

• Ensemble des études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place une politique, un référentiel, des procédures et des outils de sorte que tous ses documents engageants soient sous contrôle.

• C'est une démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme

• Ensemble des opérations techniques qui permettent de maintenir dans le temps des objets documentaires (quel que soit leur support), de préserver leur intégrité et de garantir l’accès à leur contenu.

Référentiel de conservation vs tableau de gestion 

• Ensemble des études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place une politique, un référentiel, des procédures et des outils de sorte que tous ses documents engageants soient sous contrôle.

• Le plan de classement pour l’archivage est un plan de classement des activités d’une entreprise ou d’un organisme.

• Il s'agit du devenir physique des documents archivés à échéance de leur durée de conservation soit, dans la grande majorité des cas, la destruction ou, pour une minorité de documents, le transfert aux archives historiques.

• Les documents sont présentés selon un classement des activités

  Le descriptif des dossiers n’est pas analytique,

  Les documents et les règles de conservation qui s’y rapportent sont codifiés

Le plan de classement 

• Le plan de classement pour l’archivage est un plan de classement des activités d’une entreprise ou d’un organisme.

• Il s'agit du devenir physique des documents archivés à échéance de leur durée de conservation soit, dans la grande majorité des cas, la destruction ou, pour une minorité de documents, le transfert aux archives historiques.

• Étapes qui jalonnent la vie d’un document destiné à supporter la responsabilité ou la mémoire d’une entreprise ou d’un organisme, depuis sa conception jusqu’à la mise en œuvre de son sort final.

• Ensemble des opérations techniques qui permettent de maintenir dans le temps des objets documentaires (quel que soit leur support), de préserver leur intégrité et de garantir l’accès à leur contenu.

La durée de conservation 

• L’environnement électronique, le nom du document n’est pas directement visible et on repère souvent le document que l’on veut consulter grâce au nom du fichier numérique correspondant.

• Attribution d’un nom au fichier électronique correspondant à un document, selon des règles précises (nom de fichier explicite pour l’utilisateur et unique pour l’organisme), destinées à faciliter ainsi la gestion des documents.

• Laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour obéir aux exigences réglementaires.

• Ensemble des opérations techniques qui permettent de maintenir dans le temps des objets documentaires (quel que soit leur support), de préserver leur intégrité et de garantir l’accès à leur contenu.