CONCURSEMOS - METADATOS

¿Qué son los metadatos?

Son información ​ (a)   o ​ (b)   que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo.

• estructurada

• semiestructurada

• análoga

• digital

• derivada

Documento normativo con el cual el AGN formula la guía, a fin de definir una metodología sencilla, en la elaboración de un esquema de metadatos para la gestión de documentos al interior de las entidades y organizaciones.

• Decreto 2609 del 2012

• Decreto 594 del 2002

• Decreto 1080 del 2015

• Decreto 1515 del 2013

Para que las entidades públicas y privadas puedan demostrar en el tiempo, el desarrollo de sus actividades y procesos, requieren que los documentos cumplan con ciertas características a saber:

• Auténticos, fiables, íntegros, memorables, usables.

• Auténticos, medibles, íntegros, seguros, usables.

• Auténticos, fiables, imparciales, seguros, objetables .

• Auténticos, fiables, íntegros, seguros, usables.

El implementar un esquema de metadatos a una institución u organización, uno de los beneficios que trae es Intercambiar información entre - - - - - - - - ( Interoperabilidad), permitiendo reconocer, procesar y usar documentos creados en otros entornos.

Otro de los beneficios en que la entidad u organización implemente un esquema de metadatos es: Facilitar los procesos de __________ ​ , migración y conservación a largo plazo de los documentos ____________ ​ .   ​ ​

• conversión

• electrónicos

• digitalización

• archivados

• depurados

Para asegurar el uso y disponibilidad de los metadatos en el tiempo, se necesita que se establezcan políticas y directrices encaminadas a organizar y mantener los metadatos y su GUÍA DE METADATOS. Para asegurar la preservación y el mantenimiento de los metadatos, se debería tener en cuenta algunos de los siguientes aspectos. (selecciona 3)

• Procedimientos de copias de seguridad

• Políticas, directrices y métodos para el control de acceso a los metadatos

• Toma de pantallazos a la interfaz gráfica

• Mecanismos de migración

La ________ ​ ​ es una característica de las agrupaciones, la cual consiste en que una agrupación de nivel inferior hereda de una superior un conjunto de metadatos; por ejemplo, un nivel de agrupación documento simple hereda metadatos como tiempo de retención o disposición final definidos en una agrupación Serie.

• herencia

• simbiosis

• interoperabilidad

• anonimización

• duplicidad

Son las actuaciones (funciones, procesos, tareas, entre otros) realizadas por los agentes en el ambiente de la institución.

• Entidad Documentos

• Entidad Actividad de Gestión de documentos

• Entidad Actividad de Gestión

• Entidad Documentos de Gestión

Son los documentos y sus agrupaciones en cualquier formato, creados, recibidos, usados y mantenidos por la institución u organización.

• Entidad regulación

• Entidad actividad de gestión

• Entidad agente

• Entidad documentos

Niveles de la institución quienes tienen injerencia en la creación, uso, manejo e implementación de los metadatos

• empleados

• directivos

• Oficina planeación

• gestión de documentos

• Tecnologías de la información