Modul Pengurusan Pentadbiran

Apakah itu rekod awam/rasmi?

• Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya

• Rekod yang diterima secara rasmi oleh orang awam di Malaysia tanpa mengira kedudukan dan jawatan

• Rekod yang berkaitan dengan urusan harian seperti penyata kewangan dan bil pembayaran

• Rekod yang bukan dikategorikan sebagai rekod kerajaan

Mengapakah rekod awam/rasmi perlu diselenggara dengan baik?

• Untuk dikitar semula di masa hadapan bagi menjayakan pelaksanaan konsep hijau (go green).

• Peranan pengurusan tertinggi dan ketua jabatan untuk memastikan rekod berada dalam keadaan yang baik

• Menyokong jentera pentadbiran organisasi , melicinkan penyampaian perkhidmatan dan bahan penyelidikan masa hadapan

• Tugas hakiki setiap penjawat awam

Jelaskan kepentingan rekod awam/rasmi kepada negara?

• Negara yang maju adalah negara yang mendepani isu-isu bekaitan dengan pengurusan rekod

• Membuktikan bahawa negara tersebut bertamadun dan sistematik

• Rekod sebagai penanda aras kemajuan negara kerana setiap negara maju mempunyai sistem pengurusan rekod tersendiri

• Rekod sebagai bahan bukti segala transaksi yang berlaku dalam pentadbiran kerajaan semasa dan akan menjadi rujukan pada masa akan datang.

Apakah yang dimaksudkan dengan kitaran hayat rekod?

• Pemeliharaan arkib, Pewujudan dan penerimaan, Penggunaan rekod, Penyelenggaraan rekod, Penilaian/pelupusan, Pemusnahan/pemindahan

• Pewujudan dan penerimaan, Penggunaan rekod, Penyelenggaraan rekod, Penilaian/pelupusan, Pemusnahan/pemindahan, Pemeliharaan arkib

• Penggunaan rekod, Pewujudan dan penerimaan, Penyelenggaraan rekod, Penilaian/pelupusan, Pemusnahan/pemindahan, Pemeliharaan arkib

• Pemeliharaan arkib, Pewujudan dan penerimaan, Penggunaan rekod, Penyelenggaraan rekod, Penilaian/pelupusan, Pemeliharaan arkib

Apakah ciri-ciri rekod yang baik?

• Kesahihan, Keandalan , Keutuhan, Kebolehgunaan

• Tahan lama, Stabil, berkualiti, mudah dibawa

• Mempunyai maksud tersirat dan unik

• Bertulisan tangan dan mempunyai cop

Apa itu Keselamatan Perlindungan?

• Memberikan perlindungan ke atas aset yang meliputi perkara maklumat rasmi, dokumen rasmi dan rahsia rasmi, bangunan, pepasangan, peralatan, kelengkapan dan personel.

• Memberikan perlindungan kepada semua yang berkaitan dengan nyawa seperti manusia, haiwan dan tumbuh-tumbuhan

• Memberikan perlindungan pada sesuatu kawasan khas yang telah diwartakan untuk diselamatkan

• Memberikan perlindungan terhadap harta benda termasuk barang-barang persendirian dan hak milik bersama

Kenapakah penjawat awam dikenakan tapisan keselamatan?

• Memeriksa keseluruhan ahli keluarga penjawat awam sama ada bebas dari sebarang kesalahan jenayah yang disabitkan oleh mahkamah.

• Membolehkan penjawat awam diberikan keanaikan gaji tahunan dan kenaikan pangkat

• Memeriksa latar belakang penjawat awam bagi memastikan mereka bersih dari sebarang anasir subversif

• Sebagai salah satu syarat untuk menjadi penjawat awam dan layak menerima pencen

Apakah kaitan Akta Rahsia Rasmi 1972 dengan Arahan Keselamatan?

• Akta Rahsia Rasmi 1972 adalah satu undang-undang berhubungan dengan perlindungan rahsia rasmi, terutama sekali dimaksudkan untuk memelihara perkara-perkara rasmi yang perlu diberikan perlindungan keselamatan mengikut peraturan-peraturan dalam Arahan Keselamatan daripada jatuh ke tangan orang-orang yang tidak dibenarkan.

• Arahan Keselamatan adalah arahan yang dikeluarkan sebelum Akta Rahsia Rasmi 1972 yang menjadi panduan pewujudan dan penguatkuasaannya.

• Akta Rahsia Rasmi 1972 merupakan pindaan bagi Arahan Keselamatan bagi menaiktaraf penguatkuasaam pemeliharaan dan perlindungan rahsia rasmi

• Akta Rahsia rasmi 1972 digunakan di peringkat Kementerian sebagai panduan, manakala Arahan Keselamatan adalah panduan di jabtan kerajaan

Siapakah yang perlu mengetahui dan mematuhi kandungan Arahan Keselamatan ?

• Semua lapisan masyarakat

• Setiap penjawat awam

• Penjawat awam yang berada di Jabatan/Agensi

• Penjawat awam yang berada di Kementerian

Apakah tindakan yang boleh dikenakan sekiranya Arahan Keselamatan tidak dipatuhi?

• Laporan kepada pihak berkuasa dan siasata jenayah akan dilaksanakan oleh Polis Diraja Malaysia

• Apa-apa tindakan disiplin dan hukuman seperti pertukaran ke agensi lain

• Tindakan secara pentadbiran termasuk mengenakan tindakan tatatertib mengikut kesalahan yang telah dilakukan dan Pendakwaan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972

• Pemecatan serta merta dari jawatan-jawatan di jabatan