Session 9 and 10

Manakah dari berikut ini yang akan menjadi pembukaan terbaik untuk permintaan rutin?

• Tolong kirimkan saya versi terbaru dari spreadsheet anggaran

• Segera setelah Anda mendapatkan ini, kirimkan saya data penjualan bulan lalu

• Saya sangat menyesal meminta Anda melakukan ini

• Mudah-mudahan,ini tidak akan terlalu merepotkan Anda

Saat mengajukan pertanyaan dalam pesan permintaan, ........

• Mulai dengan pertanyaan yang paling tidak penting dan lanjutkan ke yang paling penting

• Menghindari pertanyaan terbuka

• Mulai dengan pertanyaan yang paling penting

• Menggabungkan semua masalah terkait menjadi satu pertanyaan

Dalam isi permintaan rutin, Anda akan…….

• Memohon pembaca untuk mengabulkan permintaan Anda

• Menjelaskan dan memberikan alasan permintaan Anda

• Berikan promosi penjualan Anda

• Jelaskan sesuatu yang akan terjadi jika audiens tidak melakukan apa yang Anda minta

Saat menutup permintaan langsung, Anda memastikan untuk

• Menyertakan permintaan maaf karena telah menyita waktu pembaca

• Sertakan batas waktu yang membantu audiens memahami dengan tepat apa yang Anda inginkan

• Menyertakan indikasi konsekuensi dari kegagalan untuk menjawab

• Meremehkan pentingnya suatu hal yang Anda tanyakan

Saat Anda menulis balasan rutin dan pesan positif, gunakan pendekatan langsung karena

• Akan membantu pembaca yang skeptis memahami argumen Anda

• Pembaca yang ingin tahu akan senang menjelajahi konteks retoris pesan Anda

• Menyajikan alasan Anda sebelum baris perihal Anda akan menarik perhatian setiap pembaca

• Penerima biasanya akan tertarik dengan apa yang Anda katakan

Pernyataan berikut ini yang BENAR adalah

• Dalam kebanyakan kasus saat membuat pesan rutin, Anda berasumsi bahwa audiens tidak akan menyetujui

• Untuk melengkapi permintaan klaim/penyesuaian, Anda mengirimkan salinan faktur, kwitansi penjualan, dan sebagainya dan menyimpan aslinya

• Karena pesan rutin sangat umum dalam bisnis, Anda tidak perlu memperhatikan nada Anda saat menulisnya

• Saat Anda menjelaskan dan membenarkan permintaan Anda, Anda harus menunjukkan langkah/cara Anda supaya permintaan yang disetujui tidak bermanfaat bagi pembaca

Saat menulis untuk klaim atau penyesuaian, pembukaan harus menyatakan masalah serta

• Permintaan Anda

• Siapa yang bersalah

• Menawarkan alternatif pilihan menarik

• Bagaimana masalah tersebut mempengaruhi hubungan bisnis

Jika Anda meminta rekomendasi dari seseorang yang belum pernah Anda hubungi baru-baru ini, Anda harus

• Memberi tahu mereka kualitas spesifik apa yang ingin Anda sebutkan

• Menggunakan pembukaan surat Anda untuk menyegarkan ingatan orang tersebut

• Melampirkan amplop bermaterai yang telah diberi alamat sebelumnya

• Menggunakan pendekatan persuasive

Saat membuat klaim atau meminta penyesuaian, Anda harus mulai dengan

• Memberikan deskripsi rinci tentang barang dagangan yang rusak

• Memberikan penjelasan langsung tentang apa masalahnya

• Mengancam tindakan hukum jika Anda tidak menerima penyelesaian klaim yang diinginkan

• Mengatakan betapa kecewanya Anda di perusahaan

Saat mengajukan klaim atau adjustment, penutup pesan Anda harus

• Dengan jelas menyatakan betapa marah dan kecewanya Anda

• Menjelaskan rincian spesifik dari masalah

• Meminta tindakan spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah

• Memberi kesan bahwa Anda mungkin akan membeli produk pesaing