Kearsipan

Syarat-syarat yang harus dipenuhi warkat/arsip adalah sebagai berikut, kecuali

• Harus mempunyai kegunaan

• Harus memiliki database pemakaian

• Harus disimpan secara teratur dan berencana

• Dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali

Yang merupakan keuntungan pengorganisasian sentralisasi adalah:

• Cocok untuk organisasi yang kecil

• Memiliki duplikat arsip

• Cocok untuk organisasi yang besar

• Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri

Berikut adalah kerugian pengorganisasian sentralisasi, kecuali

• Hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil

• Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi

• Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam

• Unit kerja yang memerlukan arsip akan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan

Keuntungan dari pemilihan cara pengorganisasian desentralisasi adalah

• Ruang atau tempat penyimpanan dapat lebih hemat

• Tidak adanya duplikat arsip

• Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri

• Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan

Tempat penyimpanan arsip dapat berupa benda berikut, kecuali

• Filling cabinet

• Lemari arsip

• Ordner

• Meja arsip

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembar dokumen adalah

• Cardex cabinet

• Tickler file

• Label

• Numerator

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil adalah

• Cardex cabinet

• Tickler file

• Rak/laci kartu

• Numerator

Berikut yang bukan alat dan kelengkapan arsip adalah

• Rak arsip

• Map arsip

• Tinta arsip

• Microfilm

Yang bukan tergolong ke dalam map arsip adalah

• Stopmap folio

• Hanging Folder

• Map snelhecter

• Guide

Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat dalam penyimpanan arsip adalah

• Guide

• Ordner

• Perforator

• Numerator