Pengelolaan Jadwal Kegiatan Pimpinan

Dewa merupakan staf marketing di PT. Indijaya. Dia diminta atasannya untuk melakukan rapat terkait dengan tander perusahaannya di luar kota. Perjalanan rapat kerja sama tersebut di biayai oleh perusahaan karena itu menyangkut kepentingan perusahaan. Kegiatan rapat kerja dengan client diluar kantor yang dilakukan Dewa termasuk kedalam ...

• Travelling

• Perjalanan dinas

• Pertemuan dinas

• Meeting point

• Rapat dinas

Divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas, biasa kita kenal dengan sebutan….

• In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

• Administrator kantor/sekretaris

• Travel agent (biro perjalanan)

• Protokoler

• Traveler cek

Hal-hal yang harus dicantumkan pada jadwal perjalanan dinas (itinerary) sebagai berikut, kecuali ....

• Pengaturan transportasi (termasuk waktu chek in atau waktu harus sampai di tempat), tanggal, pukul, titik keberangkatan, transfer, serta nama dan alamat tempat yang dituju

• Semua pengaturan hotel, termasuk waktu chek in dan chek out

• Destinasi atau tujuan yang akan dikunjungi setelah meeting selesai

• Semua perjanjian meeting, setiap acara lengkap dengan tanggal, jam, alamat penting, dan nomor telepon yang dapat dihubungi

• Beberapa hal yang mengingatkan pimpinan atau staf untuk melakukan sesuatu selama perjalanan dinas

Buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut). Hal tersebut merupakan definisi ….

• Timetable

• Itinerary

• Traveling book

• Laporan perjalanan dinas

• Protokoler

Perhatikan pernyataan berikut!

1. 1. Pengaturan transportasi (termasuk waktu chek in atau waktu harus sampai di tempat), tanggal, pukul, titik keberangkatan, transfer, serta nama dan alamat tempat yang dituju.

2. 2. Semua pengaturan hotel, termasuk waktu chek in dan chek out.

3. 3. Semua perjanjian meeting, setiap acara lengkap dengan tanggal, jam, alamat penting, dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

4. 4. Beberapa hal yang mengingatkan pimpinan atau staf untuk melakukan sesuatu selama perjalanan dinas.

5. 5. Menunjukkan perbedaan waktu antardaerah (misalnya WIB, WITA, dan WIT) atau antarnegara.

6. Berdasarkan pernyataan tersebut merupakan hal-hal yang harus dicantumkan pada ….

• Arrival

• Timetable

• Expense account sheet

• Departure

• Itinerary

Informasi yang terdapat di timetable (daftar waktu perjalanan) sebuah airlines adalah ….

• Daftar transportasi

• Daftar hari kembali

• Daftar nama kota-kota bersejarah

• Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten tujuan

• Daftar tahun pesawat

Jadwal perjalanan dinas dikenal dengan istilah ….

• Itinerary

• Flight schedule

• Trip schedule

• Minutes of meeting

• Journey schedule

Dalam persiapan awal perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap. Di bawah ini, yang merupakan travelling information, adalah ….

• Peta perjalanan

• Angkutan kota

• Waktu keberangkatan dan waktu tiba

• Waktu akomodasi

• Waktu mengurus visa

Di bawah ini yang termasuk dalam fungsi agenda kerja pimpinan adalah ….

• Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar pimpinan melaksanakan kegiatan

• Mengetahui jadwal rutin yang dilakukan oleh seorang pimpinan

• Mengevaluasi jadwal yang harus dilakukan oleh seorang pimpinan

• Menganalisis aktivitas pimpinan agar efektif dan efisien sehingga tidak boros

• Mengevaluasi hasil kerja yang dilakukan oleh seorang pimpinan

Orang yang menyusun agenda kegiatan pimpinan adalah ….

• Petugas protokoler

• Wakil pimpinan

• Bendahara

• Sekretaris

• Direktur