Buku ekspedisi terdiri dari dua macam yaitu buku ekspedisi intern dan ekstern Yang disebut buku ekspedisi intern adalah

• Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat Petugasnya disebut ekspeditor

• Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan

• Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing

• Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun

• Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/ perusahaan sendiri

salah satu tujuan kearsipan adalah 

• menciptakan rasa tentram

• menjaga kerahasiaan negara

• menghemat tempat penyimpanan

• menjaga kelestarian kantor

• menjaga kenyamanan kantor

arsip yang telah melalui masa pakainya dan tidak diperlukan lagi utnuk menunjang operasional pemiliknya akan

• disimpan

• dimusnahkan

• didiamkan

• digunakan kembali

• dijual

Penyelenggaraan kearsipan memerlukan norma atau kaidah agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilakukan dengan baik, sehingga tujuan dari kearsipan dapat tercapai salah satu bentuk penerapanya ialah dalam bentuk standar atau prosedur.

Dalam kearsipan standar terbagi menjadi dua, yaitu standar yuridis dan de facto Berdasarkan gambar yang ada menunjukan standar bentuk.

• Yuridis

• SOP

• Standar

• De Facto

• Norma

Dimulai dengan adanya penciptaan arsip pengurusan dan pengendalian penyimpanan pemeliharaan da pengamanan hingga penyusutan sampai akhirnya arsip tersebut harus dimusnahkan disebut dengan

• Daur hidup arsip

• Masa hidup arsip

• Jejak rekam arsip

• Siklos hidup arsip

• Riwayat hidup arsip

Terdapat tiga istilah penting yang berkaitan dengan kegiatan penyimpanan arsip yaitu pengarsipan horizontal, vertikal dan lateral Istilah yang digunakan jika dokumen atau arsip disimpan secara berdiri dan disusun berjajar menyamping adalah pengarsipan?

• Vertikal

• Bertumpuk

• Lurus keatas

• Horizontal

• Lateral

Lembaga kearsipan merupakan salah satu jenis organisasi kearsipan Lembaga kearsipan terbagi lagi menjadi beberapa jenis organisasi salah satu lembaga pemerintahan nondepartemen yang mengurusi kearsipan dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden disebut dengan organisasi

• ANRI

• Arsip Daerah Provinsi

• Republik

• Arsip pusat

• Arsip Ibu Kota

Sebuah lembaga atau instansi mana pun pasti memiliki sumber informasi yang mendukung segala kegiatan di dalamnya Sumber informasi dapat bermacam macam bentuknya misalnya catatan yang ditulis dicetak atau ditik dalam bentuk huruf angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada berbagai media seperti dokumen berkas berkas penting ataupun surat Tanpa adanya sumber informasi sebuah kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar Sumber-sumber informasi yang dihasilkan disebut

• Arsip

• Bundel

• Naskah

• Kearsipan

• Buku

Ciri khas yang melekat pada suatu arsip surat arau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syaratsyarat seperti autentik legal unik tepercaya mempunyai kegunaan dan disimpan dengan teratur Hal tersebut merupakan karakteristik arsip Syarat yang menggambarkan bahwa arsip tersebut memiliki wujud asli baik dari isi struktur maupun konteks yang melekat disebut

• legal

• autentik

• unik

• terpercaya

• reliabel

Apabila 1 tahun penyimpanan arsip cukup menggunakan 1 laci filing cabinet maka susunan map atau folder paling depan di dalam laci filing cabinet tersebut adalah

• 31 Desember

• 31 Januari

• 1 Januari

• 1 Desember