Penggunaan, Pemeliharaan, Retensi, Penyusutan Arsip XI MP

Diketahui terdapat arsip sebanyak 140 lembar. Jumlah permintaan arsip sebanyak 70 permintaan. Persentase penggunaan arsip tersebut adalah..

• 20%

• 40%

• 60%

• 70%

• 90%

Berikut beberapa faktor penyebab ketidakefektifan teknik penyimpanan arsip yaitu, kecuali…

• Arsip memiliki tingkat penggunaan/pemanfaatan yang tinggi

• Pemberian kata tangkap, indeks, dan klasifikasi yang kurang tepat

• Prosedur penyimpanan tidak efektif dan tidak sesuai dengan sistem penyimpanan arsip

• Prosedur peminjaman kurang diimplementasikan

• Adanya penumpukan arsip dalam satu map

Pernyataan yang sesuai mengenai kriteria rasio penemuan adalah

• Jika rasio < 95%, berarti arsip tidak disimpan dengan baik

• Jika rasio < 99,5%, berarti arsip tidak disimpan dengan baik

• Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik

• Jika rasio < 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik

• Jika rasio > 95% berarti arsip disimpan dengan baik

Jika rasio penemuan arsip lebih dari 80%, dapat dikatakan bahwa teknik penyimpanan..

• Baik

• Kurang baik

• Memuaskan

• Sangat buruk

• Perlu dibenahi

Hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan penggunaan arsip, yaitu kecuali..

• Memeriksa berkas peringatan pada unit kearsipan

• Adanya pengawasan terhadap surat yang dipinjam

• Petugas harus memeriksa dokumen yang dikembalikan

• Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula

• Mengisi outslip setelah surat dikembalikan

Cara yang tepat untuk menghindari rusaknya arsip yang diakibatkan oleh faktor manusia, yaitu…

• Melakukan laminasi dan enkapsulasi

• Membersihkan ruangan minimal seminggu sekali

• Melarang petugas dan pengunjung makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip

• Melakukan fumigasi

• Melakukan deasidifikasi kertas

Perhatikan uraian berikut ini:

1. 1. Jangan lipat arsip

2. 2. Gunakan dengan dua tangan

3. 3. Jangan basahi telunjuk dengan air liur untuk membalik halaman

4. 4. Jangan gunakan pulpen untuk menandai arsip

5. 5. Gunakan arsip sebagai alat untuk menulis

Dari pernyataan tersebut yang termasuk syarat-syarat penanganan arsip ditunjukkan oleh nomor..

• 1,2,4,5

• 1,2,3,5

• 1,2,3,4

• 2,3,4,5

• benar semua

Berikut ini yang bukan merupakan kegiatan yang dilakukan dalam reproduksi arsip adalah…

• Memencarkan salinan arsip

• Deasidifikasi

• Membuat duplikasi arsip

• Scan arsip

• Menggandakan arsip

Kertas arsip berubah menjadi warna cokelat, adalah efek dari rusaknya arsip karena…

• Serangga

• Jamur

• Debu

• Tikus

• Cahaya

Suatu tindakan untuk membasi hama yang dapat merusak arsip dengan metode pengasapan, yang bertujuan mencegah, mengobati, dan serta mensterilkan kearsipan dengan menggunakan senyawa kimia disebut…

• Enkapsulasi

• Fumigasi

• Deasidifikasi

• Pulping

• Laminasi