Mettre en place une bonne gouvernance des données

C’est parti, vous vous lancez : la gouvernance des données, vaste chantier ! Mais par où commencer ?

• Vous identifiez et listez de la manière la plus exhaustive possible toutes les données que vous avez dans votre entreprise.

• Vous sécurisez tout de suite vos données, car vous savez que vous n’êtes pas vraiment carré sur certains points…

• Vous rédigez votre plan de gouvernance : c’est la base !

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Oui, sécuriser vos données est très important, et établir un plan de gouvernance est essentiel. Mais pour partir d’une base de travail solide et fiable, il faut savoir exactement de quoi on parle.

Vous vous attaquez aux données personnelles de vos utilisateurs : elles proviennent de pas mal d’endroits différents. Quelle source va poser problème ?

• Les données qui proviennent des inscriptions des utilisateurs de votre application.

• Les données qui proviennent d’une base de données de patients achetée en ligne.

• Les données que vous avez vous-même rentrées dans l’application, en compagnie de l’utilisateur, lors de votre dernier salon E-Santé. 

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Les données achetées en ligne le sont rarement dans un cadre légal bien établi. En plus, vous avez des données de santé sur vos utilisateurs : ça sent mauvais, cette histoire !

Vous commencez à avoir beaucoup de données, vous devez les classer par catégorie. Chaque réponse ci-dessous correspond à une catégorie de données. Mais l’une d’entre elles contient un intrus : laquelle ? 

• Le code source de votre application, votre logo, votre marque.

• Le SIRET de votre entreprise, votre nom en tant que représentant légal, l’adresse de votre siège social et les noms de l’ensemble de vos employés.

• Nom, prénom, adresse, coordonnées de vos clients. 

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La première catégorie, ce sont des données « privées », protégées par le droit de la propriété intellectuelle, le secret des affaires, etc.

La deuxième catégorie, ce sont des données concernant votre entreprise, mais elles sont publiques : n’importe qui peut y avoir accès. L’erreur se trouve ici : les noms de vos employés sont des données à caractère personnel. 

La troisième, ce sont des données à caractère personnel, comme les coordonnées de vos clients.

Vous savez que vous ne pouvez pas conserver éternellement vos données, et que les délais de conservation varient en fonction des données. Quel délai de conservation vous semble inhabituel ?

• 13 mois pour les données issues des cookies de votre site internet, selon les recommandations de la CNIL.

• 2 ans pour les données issues du formulaire de contact de votre application, selon votre propre estimation.

• 10 ans pour vos données d’anciens utilisateurs de l’application, selon votre propre estimation.

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Les délais légaux s’imposent à vous, et les recommandations diverses peuvent vous aider. Pour le reste, c’est bien à vous de fixer vos propres délais. Et si 2 ans pour des données issues d’un formulaire de contact paraît être un délai raisonnable, 10 ans pour les données de vos anciens utilisateurs est clairement un délai excessif. 

Vous avez identifié toutes vos données, leurs points d’entrée, leurs points de sortie, et tout ce que vous en faites entre les deux. Et maintenant ? 

• Vous mettez en place un répertoire afin de documenter l’ensemble. 

• Vous pouvez enfin vous lancer dans votre plan de gouvernance.

• Vous nettoyez les données superflues et de mauvaise qualité. 

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Le plan de gouvernance, c’est l’étape d’après ! N’allez pas trop vite, le nettoyage des données viendra en son temps également. L’idée, avant tout chose, c’est de lancer votre travail sur une base claire, saine et exhaustive.

Vous avez votre cartographie : passons au plan de gouvernance ! Mais par où commencer ? 

• Facile, c’est toujours la même chose : nettoyer ses données, respecter les règles en vigueur, sécuriser vos systèmes d’information.

• Vous appliquez l’alignement stratégique : vous définissez votre politique d’entreprise pour en faire découler votre politique data.

• Vous commencez par la sécurisation de vos systèmes : c’est le plus important.

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Effectivement, c’est souvent la même chose : nettoyage, sécurisation, mise en conformité, amélioration de la qualité, création de confiance et de valeur, etc. Ce qu’il vous manque, c’est la vision stratégique ! La data est à votre service, n’oubliez pas !

Avant de penser à vos premières actions, vous… 

• Prenez le temps de connaître, de comprendre et de vous approprier les méthodes data innovantes : méthode agile, méthode DAMA-DMBOK…

• Prenez le temps de choisir le bon outil, celui avec lequel vous vous sentez le mieux.

• Prenez le temps de solliciter vos équipes métiers sur la question : c’est tout de même elles qui sont au plus près de vos données !

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En résumé : prenez le temps ! Ne grillez aucune étape si vous voulez bien faire les choses ! 

Vous avez votre plan, vos objectifs, vos actions, vos méthodologies, et vous avez réparti les rôles au sein de votre entreprise. Vous semblez prêt. Comment allez-vous piloter ce plan de gouvernance ? 

• C’est vous le chef d’entreprise, c’est donc vous qui décidez et qui contrôlez tout.

• Vous mettez en place une charte de gouvernance des données, car c’est un travail collectif !

• Vous êtes chef d’entreprise et ce n’est pas votre rôle de piloter un plan de data gouvernance : vous déléguez à une personne plus compétente. 

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La charte de gouvernance est le document interne de référence pour tous vos salariés. Il est essentiel car il va résumer l’ensemble des actions à mener, les objectifs poursuivis et les raisons de ces actions, mais aussi la répartition des rôles de chacun. Vous êtes le pilote, certes, mais un pilote seul ne va jamais bien loin !