Quy trinh lap ho so va danh muc ho so

Quá trình lập hồ sơ gồm mấy bước

• 3

• 4

• 5

• 6

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì:

• Chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

• Thực hiện việc kết thúc hồ sơ.

• Chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ và chuyển hồ sơ đó vào Danh mục hồ sơ.

• Thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

Khi cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động phải vận dụng các đặc trưng chủ yếu để mở hồ sơ như sau:

• Đặc trưng tên gọi, Đặc trưng vấn đề

• Đặc trưng tác giả

• Đặc trưng địa dư

• Đặc trưng thời gian

• Đặc trưng thông tin

Quá trình lập Danh mục hồ sơ gồm mấy bước:

• 3

• 4

• 5

• 6

Các bước trong lập Danh mục hồ sơ gồm:

• Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ

• Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị lập hoặc người lập

• Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

• Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

• Hoàn thiện dự thảo

Có thể xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo:

• Cơ cấu tổ chức

• Lĩnh vực hoạt động

• Căn cứ tình hình thực tế của mỗi đơn vị

• Địa bàn hoạt động

• Căn cứ vào kinh phí của mỗi đơn vị

Trách nhiệm của bộ phận văn thư lưu trữ với công tác lập Danh mục hồ sơ:

• Trực tiếp xây dựng và hướng dẫn thực hiện việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ của trường; sao gửi Danh mục hồ sơ

• Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp trong việc lập danh mục hồ sơ

• Chỉ đạo thực hiện công tác lập dnah mục hồ sơ

• Tham mưu cho hiệu trưởng trong việc hướng dẫn, xây dựng Danh mục hồ sơ của trường

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được căn cứ theo:

• Thông tư 07/2012/TT-BNV

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP

• Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT

• Thông tư 04/2016/TT-BGDĐT

Khi cơ quan, tổ chức đã xây dựng được ..., Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm trích sao phần tương ứng trong Danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm căn cứ để mở hồ sơ cần lập.

(a)  

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm...tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

(a)