Dossier 8 La coordination des activités

La planification est :

• La mise en place de tâches et d'horaires pour une mission précise

• La procédure de déplacement dans les airs sans motorisation

• L'ensemble des actions à mener dans un temps limité en vue d'objectifs bien précis, avec des acteurs, un

  budget et éventuellement un ou plusieurs lieux

Answer explanation

Les réponses 1 et 3 sont correctes. La réponse 2 est incorrecte. En effet, la réponse 2 concerne un planeur (avion sans moteur).

Étudiez la situation suivante et dites quel sera l'outil ou les outils nécessaires. Une réunion commerciale est organisée tous les lundis matin à 8 h dans l'entreprise X. Les commerciaux doivent y participer. À 10 h, la réunion se termine et les commerciaux peuvent partir en clientèle. Chaque semaine, un commercial doit faire le bilan de ses missions.

• Il faut juste un planning de réunion mentionnant le commercial qui doit faire son bilan.

• Il faut un planning de réunion par mois mentionnant les commerciaux devant faire leur bilan et une

  convocation par mail reprenant ces mêmes informations quelques jours avant la réunion.

• Une convocation par mail suffit.

Answer explanation

La réponse 2 est juste. Les deux autres sont incomplètes. Les commerciaux doivent situer leur intervention sur un planning mentionnant plusieurs réunions et afin qu'ils n'oublient pas ces réunions, un mail leur sera envoyé quelques jours avant la réunion.

Après validation du directeur des Ressources Humaines, les plannings des congés payés sont affichés en salle de pause des salariés. Quel est l'intérêt pour les salariés ?

• Pour assurer le bon fonctionnement des équipes pendant les périodes d'été notamment.

• Pour savoir qui sont les salariés en congés.

• Pour pouvoir modifier ou placer directement ses congés sur les plannings affichés.

Answer explanation

Les bonnes réponses sont la 1 et la 2. Les salariés ont besoin de visualiser les congés des salariés pour assurer le bon fonctionnement des équipes pendant les périodes d'été notamment et savoir qui sont les salariés qui sont en congés. En revanche, un salarié ne peut pas modifier directement ou placer ses congés sur les plannings affichés.

Mme DUPONT salariée de l'entreprise Y part en clientèle pendant 3 jours. Elle réalise la liste de tâches ci-dessous que son collaborateur devra suivre par un planning. Que manque-t-il ?

Réserver le véhicule au service concerné.

Appeler le client.

Réaliser un ordre mission signé par le supérieur de Mme DUPONT lui permettant d'être couverte par l'assurance de l'entreprise lors de son déplacement.

Préparer le dossier du client.

• Réserver l'hôtel.

• Faire ses bagages.

• Prévenir les grands-parents des enfants de Mme DUPONT.

Answer explanation

La bonne réponse est la 1 : réserver l'hôtel. Le collaborateur de Mme DUPONT n'a pas à gérer les missions relevant de la vie privée de celle-ci.

Un planning est un outil visuel qui se lit verticalement ?

• vrai

• faux

Answer explanation

La réponse 2 est correcte. Un planning est un outil visuel qui se lit horizontalement et de gauche à droite, contrairement à l'agenda qui se lit à la verticale.

La planification est l'art d'organiser les tâches dans le temps et avec certaines ressources. Dans un souci de cohérence, les tâches sont corrélées entre elles.

• vrai

• faux

Answer explanation

Faux, c'est l'outil d'ordonnancement qui permet de représenter les tâches corrélées entre elles (Gantt, PERT...).

Dans un planning, le facteur temps est placé :

• En abscisse, c'est-à-dire à l'horizontale et de gauche à droite.

• En ordonnée, c'est-à-dire à la verticale soit de haut en bas.

Answer explanation

Vrai. La réponse 1 est juste. Un planning se lit à l'horizontale et de gauche à droite.

Un diagramme de Gantt est utile pour représenter les tâches ordonnancées les unes par rapport aux autres :

• vrai

• faux

Answer explanation

Vrai. La réponse 1 est juste. Le diagramme de Gantt est l'outil d'ordonnancement par excellence.

Sur un diagramme de Gantt, j'ai trois tâches :

1. Envoyer les invitations (A),

2. Imprimer les invitations (B),

3. Attendre les réponses aux invitations (C).

Quelle est la bonne proposition ?

• A - B - C

• B - A - C

• C - A - B

Answer explanation

La réponse 2 est juste. Tout d'abord, il faut imprimer les invitations pour pouvoir les envoyer. Et pour attendre les réponses, il faut avoir envoyé les invitations.

Pourquoi est-il important de corréler les tâches dans une planification ?

• Pour rendre le planning plus coloré.

• Pour assurer la cohérence et le bon déroulement du projet.

• Pour impressionner le chef de projet.