Sesión 30/07/2024 PMP

La PMO de una empresa es muy buena para desarrollar formularios, plantillas y documentos de apoyo, además de que mantiene un archivo bien estructurado como repositorio de proyectos anteriores bien organizados. Los diferentes directores del proyecto agradecen por el soporte de la PMO. ¿Por qué es principalmente bien recibido este esfuerzo de la PMO por los directores del proyecto?

• Esto hace que los equipos no tengan que desarrollar documentos y que la PMO sea la encargada de todo el proceso de control del proyecto.

• Los miembros del equipo podrán encontrar documentos y plantillas nuevos para cada proyecto.

• Esto permite ahorrar tiempo y comparar información con otros proyectos archivados.

• Esto ayuda a rellenar los formatos del proyecto de manera más rápida.

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Respuesta Correcta

Esto permite ahorrar tiempo y comparar información con otros proyectos archivados.

La PMO no solo ayuda a ahorrar tiempo en el desarrollo de documentos, sino que también facilita la comparación y el contraste de información a través de proyectos archivados. Esta doble función (ahorro de tiempo y acceso a información previa) es una razón de peso por la que los directores valoran el esfuerzo de la PMO.

Referencia

PMBOK 7.ª edición, pág. 212

Dentro de un proyecto de consultoría se busca evaluar el sistema de información PMIS para determinar si el sistema mantiene informado a los interesados de manera efectiva. ¿Qué enfoque debe priorizar el director del proyecto para evaluar el proceso y los datos del PMIS?

• Realizar una auditoría del PMIS para identificar áreas de mejora y asegurar la alineación con los objetivos del proyecto

• Implementar el uso de un software de gestión de proyectos que permita analizar la información y procesos del PMIS

• Consultar con el proveedor del PMIS sobre las mejores prácticas para el uso del sistema en proyectos de consultoría.

• Realizar una encuesta a todo el equipo del proyecto sobre su satisfacción con el PMIS y utilizar los resultados para mejorar el proceso.

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Realizar una auditoría del PMIS para identificar áreas de mejora y asegurar la alineación con los objetivos del proyecto

Una auditoría del PMIS proporciona una evaluación detallada y sistemática del sistema, identificando áreas de mejora y asegurando que el sistema esté alineado con los objetivos del proyecto. Esto incluye evaluar cómo se mantiene informados a los interesados.

Referencia

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica, pág. 250 y 290

Un proyecto de montaje de trenes inicialmente consideró que el montaje iba a ser desarrollado en México, y se eligieron proveedores de zonas cercanas para el proyecto. Sin embargo, la organización ha decidido que el montaje sea realizado en sus instalaciones en Francia por facilidad de montaje. ¿En qué se basó el director al realizar la selección de proveedores inicialmente?

• En las restricciones del proyecto

• En los supuestos del proyecto

• En restricciones y supuestos

• En las restricciones de ubicación de los proveedores

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Supuestos del proyecto

En los supuestos del proyecto es correcta porque el director del proyecto asumió que el montaje se realizaría en México y, basándose en ese supuesto, eligió proveedores cercanos. Los supuestos del proyecto son creencias consideradas verdaderas para fines de planificación y ejecución, pero que pueden no ser verificadas inicialmente.

Referencia

Grupos de Procesos, Una Guía Práctica, pág. 351

El director de un proyecto considera usar una lluvia de ideas al reunir a los miembros del equipo e interesados principales para identificar los riesgos de un proyecto. ¿Qué puede el director del proyecto esperar al usar esta técnica? (Elija 2)

• Tanto los miembros del equipo como los interesados proporcionen información detallada sobre los riesgos identificados

• Se realice una calificación y categorización de los riesgos que se van identificando

• Tanto los miembros del equipo como los interesados pueden compartir libremente sus ideas

• La información recopilada se comparta en un informe con todos los interesados

• Este proceso puede tomar más tiempo del anticipado y puede haber personas que dominen la sesión

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Tanto los miembros del equipo como los interesados pueden compartir libremente sus ideas: Esta es una característica principal de la lluvia de ideas, donde todos los participantes tienen la oportunidad de aportar sus ideas sin restricciones.

Este proceso puede tomar más tiempo del anticipado y puede haber personas que dominen la sesión: Es común que las sesiones de lluvia de ideas tomen más tiempo de lo esperado y que algunas personas tiendan a dominar la conversación, lo cual es un reto a gestionar.

Referencia

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica, pag. 251

Dentro de un proyecto se ha realizado una matriz RACI como se ve en la imagen. ¿Qué error se está cometiendo con respecto a esta RACI?

• Pedro no puede estar como responsible y accountable de una misma tarea

• Miriam no puede estar como consulted en todas las actividades

• No se debe tener más de una persona como accountable de una tarea

• No se puede tener mas de una persona como responsible de una tarea

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Respuesta Correcta

No se debe tener más de una persona como accounable de una tarea

Se debe garantizar que exista solomanete una persona como accountable o responsable final del resultado de la tarea para evitar conflictos.

Referencia

The project management Tool kit, 100 tips and techniques for getting the job done right, pag. 192