SOP Penatausahaan Dokumen Cabang (SK.056.2024.DIR2-OPR)

Petugas yang bertanggung jawab menatausahakan dokumen dan transaksi lainnya adalah:

• Petugas Supervisor, dan Head of Operation

• Petugas CSSO, Teller, Supervisor, dan Head of Operation.

• Petugas CSSO, Teller, dan/atau Petugas administratif (petugas setara staff yang khusus ditunjuk untuk melakukan kegiatan administratif di cabang)

• Supervisor, Head of Operation, Branch Manager

Klasifikasi dokumen dibagi berdasarkan tingkat sensitifitas & kerahasiaan data, manakah klasifikasi dokumen dibawah ini yang termasuk dalam klasifikasi dokumen?

• Publik

• Official Use Only/Restrictive

• Confidential

• Semua Benar

Dokumen tidak disebarkan di website publik, Tingkat keamanan dokumen tinggi & memiliki nilai risiko menengah (moderate), Bersifat internal & apabila diketahui oleh pihak yg tidak berwenang akan berakibat pada risiko reputasi Bank & Nasabah. Pengertian dari klasifikasi dokumen manakah yang sesuai dengan pernyataan tersebut?

• Confidential

• Publik

• Official Use Only/Restrictive

• Private

Pembagian dokumen dibagi menjadi dua (2), yaitu:

• Dokumen keuangan & Dokumen lainnya

• Dokumen keuangan & Dokumen kredit

• Dokumen rahasia & Dokumen lainnya

• Dokumen CSSO & Dokumen Teller

Pengarsipan dokumen KC/KCP/KFO terdiri atas kategori jenis transaksi sebagai berikut, kecuali?

• Transaksi Layanan Syariah Bank Umum (LSBU)

• Transaksi CSSO

• Transaksi Teller

• Transaksi Kredit

Terdapat dua orang penanggung jawab pemegang kunci yang berfungsi sebagai backup, dimana penanggung jawab pemegang kunci adalah?

• HO / BM & atau karyawan yang terlibat langsung dalam aktivitas Operasional filing document

• SPV/HO & CSSO atau karyawan yang terlibat langsung dalam aktivitas Operasional filing document (petugas khusus yg ditunjuk & bertanggung jawab terkait penatausahaan dokumen di cabang).

• Supervisor/ Head of Operation, CSSO, Teller dan GA

• Branch Manager, Head of Operation / Supervisor, CSSO, Teller.

Berikut ini adalah lokasi Penyimpanan Dokumen, kecuali?

• Penyimpanan Dokumen di Cabang.

• Penyimpanan Dokumen di Cabang Lain/ KC Induk.

• Penyimpanan Dokumen di Pihak Ketiga/Vendor.

• Penyimpanan Dokumen di Safe Deposit Box.

Peminjaman dokumen oleh pihak internal (petugas bank) dapat dilakukan sbb; kecuali?

• Membuat Berita Acara akses masuk ke ruang penyimpanan.

• Menunjukan ID Card karyawan dan atau mengirimkan email permintaan peminjaman dokumen.

• Mendapatkan persetujuan dari minimal SPV/HO.

• Mengisi logbook peminjaman dokumen.

Berikut kriteria dokumen yang bisa dimusnahkan; manakah yang tidak termasuk kriteria?

• Dokumen telah melampaui masa retensinya

• Terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses.

• Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank dan kepentingan nasional.

• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.

Pemusnahan dokumen wajib memperhatikan keamanan & kerahasiaan informasi sensitif dari dokumen tersebut. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses pemusnahan dokumen. Manakah yang tidak termasuk?

• Memenuhi kriteria dokumen yang akan dimusnahkan

• Supervisor tidak wajib mendokumentasikan proses pemusnahan dokumen

• Untuk dokumen yg dititipkan/disimpan di Cabang lain/Cabang induk melakukan pemusnahan di kantor pemilik dokumen dgn sebelumnya mengirimkan semua dokumen yg akan dimusnahkan ke cabang pemilik dokumen.

• Dokumen yang telah atau sedang dipergunakan sebagai alat bukti dalam proses peradilan dilarang untuk dimusnahkan.