Mastering Telephone Skills

Apa pentingnya menyapa penelepon dengan sopan?

• Menyapa penelepon dengan sopan penting untuk menciptakan kesan pertama yang positif dan meningkatkan komunikasi.

• Tidak perlu menyapa penelepon sama sekali.

• Sapaan yang sopan dapat memperlambat percakapan secara tidak perlu.

• Menyapa penelepon hanya penting untuk situasi formal.

Bagaimana seharusnya Anda menjawab telepon dalam pengaturan profesional?

• Sambut penelepon, sebutkan nama Anda, dan tawarkan bantuan.

• Jawab dengan sapaan santai seperti 'Hai!'

• Segera letakkan penelepon di tunggu tanpa penjelasan.

• Abaikan penelepon dan biarkan masuk ke kotak suara.

Apa yang harus Anda lakukan jika Anda tidak dapat mendengar penelepon dengan jelas?

• Putuskan sambungan dan hubungi kembali nanti.

• Letakkan telepon dalam mode speaker tanpa mengatur apa pun.

• Atur volume atau minta penelepon untuk mengulangi diri mereka.

• Diamkan panggilan dan tunggu pesan suara.

Kenapa penting untuk mencatat selama panggilan?

• Untuk memastikan Anda memiliki sesuatu untuk digambar.

• Untuk mengalihkan perhatian peserta lain selama panggilan.

• Untuk menghindari harus memperhatikan percakapan.

• Pent ing untuk mencatat selama panggilan untuk menangkap informasi kunci dan item tindakan.

Apa cara yang tepat untuk menempatkan penelepon dalam keadaan tunggu?

• Memberitahu penelepon, meminta izin, lalu menempatkan mereka dalam keadaan tunggu.

• Menempatkan penelepon dalam keadaan tunggu tanpa memberitahu mereka.

• Mentransfer panggilan segera tanpa meminta izin.

• Menempatkan penelepon dalam keadaan tunggu dan membisukan saluran tanpa penjelasan.

Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa Anda berbicara dengan jelas di telepon?

• Berbicara perlahan, mengartikulasikan dengan jelas, dan meminimalkan kebisingan latar belakang.

• Gunakan bahasa gaul untuk terdengar santai

• Berbicara cepat untuk menghemat waktu

• Mengabaikan kebisingan latar belakang sepenuhnya

Apa yang harus Anda lakukan jika seorang penelepon marah atau kesal?

• Beritahu mereka untuk tenang dan berhenti emosional.

• Naikkan suara Anda untuk menunjukkan otoritas.

• Tetap tenang, dengarkan, akui perasaan mereka, dan tawarkan solusi.

• Abaikan kekhawatiran mereka dan ganti topik.

Kenapa penting untuk mengonfirmasi detail dengan penelepon sebelum mengakhiri panggilan?

• Untuk menghindari pertanyaan lebih lanjut dari penelepon.

• Untuk membuat panggilan lebih singkat dan efisien.

• Untuk memastikan penelepon puas dengan layanan.

• Penting untuk mengonfirmasi detail dengan penelepon untuk memastikan akurasi dan pemahaman.

Apa saja frasa umum yang digunakan saat mentransfer panggilan?

• Silakan hubungi kembali nanti.

• Bolehkah saya mencatat pesan untuk Anda?

• Saya akan mengirimkan email kepada Anda sebagai gantinya.

• "Silakan tunggu sementara saya mentransfer panggilan Anda.", "Saya akan menghubungkan Anda dengan [Nama/Departemen].", "Biarkan saya menghubungkan Anda dengan [Nama].", "Satu momen, saya akan mentransfer Anda sekarang."

Bagaimana cara menjaga nada positif selama percakapan telepon?

• Sering menginterupsi

• Menggunakan jargon teknis

• Gunakan ucapan yang jelas, bahasa yang ramah, tersenyum, mendengarkan secara aktif, dan mengungkapkan penghargaan.

• Berbicara dengan suara monoton