Sesión 03/09/2024

Durante la fase de ejecución de un proyecto, una parte interesada clave expresa su descontento con el progreso del proyecto. El interesado considera que el equipo del proyecto no está cumpliendo con sus expectativas.

¿Qué debe hacer primero el director del proyecto?

• Implementar cambios de inmediato para responder a las preocupaciones de las partes interesadas.

• Analizar el desempeño del proyecto y revisar las expectativas de la parte interesada.

• Realizar una reunión con el equipo del proyecto para discutir los comentarios de las partes interesadas.

• Seguir el proceso de control de cambios para ajustar el desempeño del equipo.

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Respuesta Correcta

Analizar el desempeño del proyecto y revisar las expectativas de la parte interesada.

Antes de tomar cualquier acción, el director del proyecto debe comprender el origen del descontento de la parte interesada. Esto implica analizar el desempeño del proyecto y revisar si las expectativas estaban bien definidas y si el equipo del proyecto las está cumpliendo. Tomar decisiones basadas en un análisis adecuado es fundamental para abordar correctamente cualquier problema.

Referencia

Guía del PMBOK 7.ª ed., pág. 66 (Sección 2.4.8 MÉTRICAS)

Un proyecto debe generar cuatro entregables altamente interdependientes, cada uno de los cuales es desarrollado por un equipo. Existe miedo y preocupación por parte del patrocinador ante la posibilidad de que surjan conflictos cuando se combinen los resultados de los equipos.

¿Cómo se pueden reducir estas preocupaciones del patrocinador?

• Identificar los posibles conflictos y organizar una reunión semanal conjunta con los miembros de los equipos para revisar el trabajo realizado por cada uno.

• El director debe priorizar el trabajo de un equipo y luego retrasar el trabajo de los otros equipos para garantizar que no haya conflictos.

• Se deben documentar los conflictos a medida que surjan y tomar medidas para solucionar los problemas.

• Permitir que los equipos trabajen simultáneamente, considerando que los problemas pueden revisarse en la fase de pruebas.

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Respuesta Correcta

Identificar los posibles conflictos y organizar una reunión semanal conjunta con los miembros de los equipos para revisar el trabajo realizado por cada uno.

La opción más adecuada para reducir las preocupaciones del patrocinador es ser proactivo en la identificación de posibles conflictos y establecer una comunicación continua entre los equipos. Las reuniones semanales permiten una revisión regular del trabajo realizado, lo que facilita la identificación y resolución temprana de problemas potenciales antes de que se conviertan en conflictos.

Referencia

Grupos de Procesos: Guía Práctica, pág. 289

Al realizar la planificación de un sprint, se observa que varios de los miembros están visiblemente descontentos con las historias de usuario a realizar. Uno de los miembros del equipo protesta levantando la voz al dueño del producto e indicando que el trabajo planteado no servirá para nada.

¿Qué acciones debería tomar el director del proyecto en esta situación si desea una solución a largo plazo? (Elija 2).

• Manejar el conflicto como un problema y confrontar a las partes para que encuentren una solución.

• Calmar a todos los presentes cambiando de tema y suavizar la situación.

• Imponer una solución definitiva al conflicto para avanzar de forma rápida.

• Solicitar al miembro del equipo que pida disculpas al dueño del producto e iniciar con el trabajo planteado por el dueño del producto.

• Reunir a las partes en conflicto e incorporar sus puntos de vista a la conversación para establecer un espacio de colaboración.

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Respuesta Correcta

A. Manejar el conflicto como un problema y confrontar a las partes para que encuentren una solución: Confrontar el conflicto y buscar que las partes involucradas trabajen juntas para encontrar una solución es esencial para lograr una solución a largo plazo.

E. Reunir a las partes en conflicto e incorporar sus puntos de vista a la conversación para establecer un espacio de colaboración: Fomentar la colaboración y asegurarse de que todos los puntos de vista sean considerados es fundamental para resolver el conflicto de manera efectiva y duradera.

Referencias

PMBOK 7.ª edición, pág. 168

Dentro de un proyecto ágil, uno de los interesados está preocupado por la contratación de especialistas de una empresa externa, ya que se busca que exista una colaboración activa de estos nuevos miembros del equipo con el equipo actual del proyecto.

¿Cuál de las siguientes opciones puede utilizar el director del proyecto para tener una contratación más colaborativa?

• Contrato de Tiempo y materiales.

• Contrato que evite exceder el tiempo y los materiales acordados.

• Contrato con la opción de alcance dinámico.

• Contrato de aumento del equipo.

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Aumento del equipo

Un contrato de aumento del equipo es ideal en situaciones donde se necesita integrar a los especialistas externos como parte del equipo existente. Este tipo de contrato permite que los recursos externos trabajen estrechamente con el equipo interno, facilitando una colaboración más activa y fluida. Es la opción más adecuada cuando se busca que los nuevos miembros se integren plenamente al equipo del proyecto.

Referencia

Guía de prácticas ágiles, 1ª edición, página 78

Uno de los interesados clave de un proyecto considera que la gestión de riesgos es importante a nivel proyecto, pero no a nivel empresarial a lo cual el director del proyecto está en desacuerdo.

¿Cuál de las siguientes afirmaciones demuestra que el proceso de gestión de riesgos de una empresa apoya a su éxito?

• Los proyectos que se consideran demasiado riesgosos reciben plazos más largos.

• El número de riesgos identificados disminuye cada trimestre.

• La rentabilidad de la organización aumenta gracias a las estrategias de gestión de riesgos.

• Se asignan recursos adicionales para terminar los proyectos con mayor rapidez.

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La rentabilidad de la organización aumenta gracias a las estrategias de gestión de riesgos.

Esta afirmación muestra claramente cómo la gestión de riesgos a nivel empresarial puede contribuir directamente al éxito de la organización. Una gestión efectiva de riesgos no solo minimiza las pérdidas potenciales, sino que también puede identificar oportunidades que mejoren la rentabilidad. Esta relación entre la gestión de riesgos y la rentabilidad demuestra su importancia a nivel estratégico para la empresa en su conjunto.

Referencias

PMBOK 7.ª ed. pág. 53 (Sección 3.10 OPTIMIZAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS)

A diferencia de los equipos que trabajan en enfoques predictivos, los equipos que trabajan en enfoques ágiles no suelen presentar informes de estado sobre el porcentaje de avance de cada ítem del WIP.

¿Cuál de las siguientes opciones es la razón principal por la cual el equipo ágil no suele presentar informes de estado tradicionales?

• Los proyectos nunca se terminan a tiempo.

• El alcance del proyecto puede cambiar en cualquier momento.

• Las mediciones predictivas no suelen reflejar la realidad.

• Los informes de estado fomentan la documentación, lo que no es una forma ágil de resolver los problemas.

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Respuesta Correcta

Las mediciones predictivas no suelen reflejar la realidad.

El mayor problema asociado a los informes de estado tradicionales es que se basan en mediciones predictivas que a menudo no reflejan la realidad del progreso de un proyecto. En entornos ágiles, la entrega continua y la adaptación son clave, y las mediciones predictivas (como el porcentaje de avance) pueden ser engañosas o no representar con precisión el estado real del trabajo. Esto puede llevar a decisiones incorrectas y a una falsa sensación de seguridad sobre el avance del proyecto.

Referencias

Guía de prácticas ágiles, 1ª edición, página 60