Preguntas sobre TRD

¿Cuál es el propósito principal de una Tabla de Retención Documental (TRD)?

• Describir la estructura organizativa de una entidad.

• Establecer los tiempos de conservación y disposición final de los documentos.

• Catalogar los archivos digitales de una empresa.

• Crear un inventario de todos los activos físicos.

¿Qué significa la disposición final "Conservación Total" en una TRD?

• Destruir los documentos después de un año.

• Mantener los documentos indefinidamente.

• Digitalizar los documentos y eliminar las copias físicas.

• Transferir los documentos a un archivo temporal.

¿Qué se evalúa principalmente al revisar una TRD?

• El diseño gráfico de los formularios.

• La estructura organizacional de la entidad.

• La adecuación de los tiempos de retención y la disposición final.

• La cantidad de documentos producidos por la entidad.

¿Qué entidad es responsable de la convalidación de una TRD?

• El Departamento de Recursos Humanos.

• La Gerencia General.

• El Consejo Territorial de Archivos.

• El Comité de Finanzas.

¿Cuál es la función de la memoria descriptiva en la elaboración de una TRD?

• Registrar las observaciones de los auditores externos.

• Documentar los valores económicos de los documentos.

• Describir el contenido y valor de las series documentales.

• Listar los empleados responsables de los archivos.

¿Qué ocurre si una entidad no sigue las recomendaciones de la TRD?

• No tiene consecuencias.

• Podría enfrentar sanciones legales.

• Los documentos se conservan automáticamente.

• Se requiere una auditoría inmediata.

¿Qué debe incluirse en la codificación de una TRD?

• La fecha de nacimiento del empleado responsable.

• Los tiempos de conservación y las series documentales.

• El costo de almacenamiento de los documentos.

• El número de empleados que manejan los documentos.

¿Qué indica una disposición final de "Eliminación" en una TRD?

• Transferir los documentos a un archivo central.

• Conservar los documentos durante 5 años.

• Destruir los documentos tras su periodo de retención.

• Digitalizar los documentos y conservar las copias.

¿Cuál es la importancia de la estructura orgánica en la elaboración de una TRD?

• Determinar el presupuesto de la entidad.

• Identificar las funciones y responsabilidades relacionadas con los documentos.

• Establecer las metas anuales de la entidad.

• Calcular el número de empleados necesarios.

¿Qué tipo de documentos deben incluirse en una TRD?

• Solo documentos electrónicos.

• Todos los documentos, físicos y electrónicos, que tengan valor administrativo, legal o histórico.

• Solamente los documentos financieros.

• Documentos personales de los empleados.