Preguntas sobre Transferencias Documentales

¿Qué resultado se espera después de la implementación correcta de una TRD?

• Aumento en la cantidad de documentos almacenados.

• Mejora en la eficiencia de la gestión documental y reducción de riesgos legales.

• Disminución de la productividad del personal.

• Eliminación de la necesidad de futuras actualizaciones.

¿Qué es una transferencia documental?

• El proceso de eliminar documentos que ya no son útiles.

• El proceso de mover documentos de un archivo activo a uno inactivo o histórico.

• La digitalización de todos los documentos físicos.

• La venta de documentos a otra entidad.

¿Cuándo se debe realizar una transferencia documental?

• Cuando los documentos han cumplido su tiempo de retención en el archivo activo.

• Cada vez que un nuevo empleado se une a la entidad.

• Al final de cada trimestre fiscal.

• Cuando se alcanza el límite de almacenamiento físico.

¿Qué tipo de documentos suelen ser transferidos a un archivo histórico?

• Documentos financieros recientes.

• Documentos de valor permanente que ya no son utilizados frecuentemente.

• Documentos personales de los empleados.

• Documentos que ya han sido digitalizados.

¿Qué se debe hacer antes de realizar una transferencia documental?

• Revisar y actualizar los datos financieros de los documentos.

• Verificar que los documentos cumplen con los criterios de transferencia establecidos en la TRD.

• Destruir todos los documentos duplicados.

• Notificar al Consejo Territorial de Archivos.

¿Cuál es el principal objetivo de las transferencias documentales?

• Aumentar la capacidad de almacenamiento del archivo activo.

• Garantizar la conservación de documentos que tienen valor histórico, legal o administrativo.

• Reducir el

¿Qué criterio no es relevante para decidir una transferencia documental?

• a) El valor histórico de los documentos.

• b) La frecuencia de consulta de los documentos.

• c) El color de las carpetas de archivo.

• d) La antigüedad de los documentos.

¿Qué debe hacerse con los documentos que no cumplen con los criterios de transferencia?

• a) Destruirlos inmediatamente.

• b) Mantenerlos en el archivo activo hasta que cumplan los criterios.

• c) Transferirlos a otro departamento.

• d) Digitalizarlos antes de la destrucción.

¿Cuál es el destino final de los documentos transferidos?

• a) Se destruyen después de 5 años.

• b) Se conservan indefinidamente en un archivo histórico o central.

• c) Se venden a otras entidades.

• d) Se digitalizan y se eliminan las copias físicas.

¿Qué se debe documentar durante una transferencia documental?

• a) El número de cajas utilizadas.

• b) La fecha de transferencia, el contenido de los documentos y su destino.

• c) El color de las carpetas de archivo.

• d) El costo del proceso de transferencia.