23.09.24 - Organización Digital de Documentos

¿Cuál es la principal ventaja de usar herramientas de organización digital como Google Drive o Dropbox?

• Almacenan documentos en dispositivos locales.

• Permiten el acceso remoto a los documentos desde cualquier dispositivo.

• No se pueden compartir los archivos con otros usuarios.

• Solo permiten almacenar imágenes.

¿Qué función tiene Evernote además de almacenar documentos?

• Crea bases de datos contables.

• Permite tomar notas, crear listas y adjuntar archivos en un solo lugar.

• Solo se usa para guardar correos electrónicos.

• Es un software para editar vídeos.

¿Qué característica importante ofrecen Google Drive y Dropbox en términos de colaboración?

• Solo permiten ver los documentos.

• Permiten compartir archivos y trabajar en ellos de manera colaborativa en tiempo real.

• Solo permiten almacenar archivos temporales.

• No se pueden sincronizar entre dispositivos.

¿Cuál es la ventaja principal de organizar archivos en carpetas y subcarpetas?

• Reduce la cantidad de espacio en el disco duro.

• Facilita la búsqueda de documentos y mejora la organización.

• Oculta archivos del usuario.

• No ofrece ninguna ventaja adicional.

¿Cómo se puede estructurar una subcarpeta dentro de una carpeta principal?

• Usando criterios temáticos o cronológicos según el tipo de archivo.

• Almacenando todos los archivos en un solo lugar sin clasificar.

• Usando únicamente el nombre de la persona que creó el archivo.

• Poniendo nombres aleatorios a las carpetas.

¿Qué tipo de archivos se recomienda almacenar en una carpeta llamada 'Documentos Administrativos'?

• Imágenes personales.

• Facturas, contratos, y documentos oficiales relacionados con la gestión administrativa.

• Música y vídeos.

• Juegos y aplicaciones.

¿Qué son las etiquetas en la organización digital?

• Archivos comprimidos.

• Palabras clave que se añaden a los documentos para facilitar su búsqueda.

• El nombre de los documentos.

• La ruta de almacenamiento de los archivos.

¿Qué son los metadatos en un archivo digital?

• La fecha y hora de la creación del archivo y otra información adicional sobre el archivo.

• El contenido visible del archivo.

• El nombre del creador del archivo.

• Los comentarios que se le añaden al documento.

¿Cuál es una ventaja de usar etiquetas y metadatos en la organización digital de documentos?

• Permiten borrar documentos más rápido.

• Facilitan la búsqueda de archivos específicos sin depender de la estructura de carpetas.

• Permiten almacenar los documentos en varias carpetas simultáneamente.

• No ofrecen ninguna ventaja.