UTS Kearsipan Elektronik

Berdasarkan masa simpannya, arsip dapat dibagi menjadi 2, yaitu:

• Arsip aktif dan arsip inaktif

• Arsip aktif dan arsip dinamis

• Arsip dinamis dan arsip statis

• Arsip statis dan arsip inaktif

Berikut ini adalah karakteristik dari arsip, kecuali:

• Terekam, terpercaya, otentik

• Dapat digunakan, kelengkapan, terekam

• Dapat dipercaya, otentik, tepat waktu

• Keaslian, dapat digunakan, kelengkapan

Ciri-ciri arsip inaktif adalah:

• Arsip yang berada di unit dimana arsip tersebut dibuat atau digunakan

• Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun

• Arsip yang digunakan secara terus-menerus untuk penyelenggaraan perkantoran

• Arsip yang sudah tidak aktif lagi dan disimpan di lemari arsip

Daur hidup arsip dinamis adalah sebagai berikut:

• Penciptaan, penggunaan, distribusi, penyusutan, dan pemeliharaan arsip

• Penciptaan, distribusi, penggunaan, penyusutan, dan pemeliharaan arsip

• Penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip

• Penciptaan, penggunaan, penyusutan, distribusi, dan pemeliharaan arsip

Berikut termasuk kejahatan pada pengelolaan arsip elektronik, kecuali:

• Memusnahkan arsip tanpa prosedur yang lazim

• Menghilangkan arsip sebagai barang bukti

• Menyampaikan informasi tanpa kewenangan

• Menyimpan dan menggunakan informasi yang bukan haknya

Fungsi arsip adalah sebagai berikut:

• Mendukung proses pengambilan keputusan dan sebagai alat pembuktian

• Mendukung proses perencanaan dan melaksanakan anggaran

• Memperlancar pengelolaan surat-menyurat di kantor

• Agar kita mengetahi perbedaan arsip dinamis dan arsip statis

Penciptaan arsip elektronik dapat berupa:

• a. Hasil konversi dari bentuk lainnya menjadi bentuk digital

• b. Arsip hasil pengiriman di email atau media elektronik lainnya seperti Whatsapp

• c. Dibuat langsung dengan bantuan teknologi informasi seperti komputer

• pernyataan a dan b benar

• pernyataan a, b, c benar

Hubungan antara arsip elektronik dan dokumen elektronik adalah:

• a. Arsip elektronik merupakan dokumen elektronik yang digunakan dalam transaksi bisnis

• b. Dokumen elektronik dibuat hanya dengan menggunakan MS Word, MS Powerpoint/Canva, atau MS Excel

• c. Arsip elektronik merupakan dokumen elektronik yang disimpan sebagai bukti suatu aktivitas

• Pernyataan a dan b benar

• pernyataan a dan c benar

Sesuatu dapat disebut arsip elektronik jika:

• a. Memiliki data atau fakta yang disampaikan

• b. Memiliki bentuk dan susunan yang memungkinkan isi arsip dapat dikomunikasikan

• c. Memiliki konten sehingga dapat dikomunikasikan

• pernyataan a dan c benar

• Pernyataan a dan b benar

Hal-hal berikut terkait dengan informasi, kecuali:

• informasi adalah data yg direpresentasikan dlm suatu bentuk yg memiliki makna, konten, konteks

• Informasi tidak selalu memiliki struktur

• Informasi merupakan isi dari dokumen yang mudah dimanipulasi, diubah, dikopi, diperbaharui

• Informasi merupakan hasil pengolahan data mentah sehingga bermanfaat bagi penggunanya