OPERATOR LAYANAN OPERASIONAL

Seorang operator layanan operasional di kantor pemerintah harus mencatat surat masuk dalam buku agenda. Apa langkah pertama yang harus dilakukan sebelum mencatat surat tersebut?

a. Mencari tanda tangan atasan.

b. Membuka dan membaca isi surat.

c. Memastikan surat masuk sesuai prosedur penerimaan.

d. Menyimpan surat dalam arsip.

e. Mengarsipkan surat ke dalam folder.

• A

• B

• C

• D

• E

Saat mendistribusikan surat keluar, seorang operator melihat ada kesalahan dalam penulisan alamat tujuan. Apa yang sebaiknya dilakukan?

a. Mengirimkan surat seperti apa adanya.

b. Memperbaiki alamat tanpa konfirmasi kepada pembuat surat.

c. Memberitahukan kesalahan kepada pembuat surat dan meminta perbaikan.

d. Membatalkan pengiriman surat tersebut.

e. Menulis ulang surat dengan alamat yang benar.

• A

• B

• C

• D

• E

Sebuah surat penting dari pimpinan harus segera dikirim ke instansi lain dalam waktu 1 jam. Anda sedang sibuk mencatat surat masuk. Apa langkah yang paling tepat?

a. Menunda pencatatan surat masuk dan segera mengirim surat tersebut.

b. Meminta rekan kerja untuk membantu mencatat surat masuk.

c. Mengirim surat setelah selesai mencatat semua surat masuk.

d. Membiarkan surat ditangani oleh pihak lain.

e. Menunda pengiriman hingga waktu luang.

• A

• B

• C

• D

• E

Seorang operator menemukan bahwa beberapa surat keluar belum dicatat dalam buku agenda. Setelah ditelusuri, kesalahan ini terjadi karena ketidaksengajaan. Apa yang harus dilakukan untuk mencegah kejadian serupa di masa depan?

a. Menambah waktu kerja untuk mencatat semua surat.

b. Membuat prosedur kerja yang lebih ketat dengan sistem checklist.

c. Mengurangi jumlah surat keluar untuk dicatat.

d. Mengabaikan masalah karena ini hanya terjadi sekali.

e. Memberikan surat kepada atasan untuk diperiksa.

• A

• B

• C

• D

• E

Surat undangan rapat dinas yang dikirimkan operator layanan operasional terlambat sampai kepada penerima. Setelah diselidiki, hal ini terjadi karena operator lupa mengirimkannya tepat waktu. Apa penilaian yang dapat diberikan atas tindakan operator tersebut?

a. Kesalahan ini kecil dan dapat dimaafkan.

b. Operator harus bertanggung jawab dengan meminta maaf dan memastikan tidak terulang.

c. Masalah ini hanya berdampak kecil sehingga tidak perlu tindakan lebih lanjut.

d. Operator harus dikenakan sanksi berat.

e. Membuat laporan tertulis mengenai keterlambatan ini.

• A

• B

• C

• D

• E

Surat undangan rapat dinas yang dikirimkan operator layanan operasional terlambat sampai kepada penerima. Setelah diselidiki, hal ini terjadi karena operator lupa mengirimkannya tepat waktu. Apa penilaian yang dapat diberikan atas tindakan operator tersebut?

a. Kesalahan ini kecil dan dapat dimaafkan.

b. Operator harus bertanggung jawab dengan meminta maaf dan memastikan tidak terulang.

c. Masalah ini hanya berdampak kecil sehingga tidak perlu tindakan lebih lanjut.

d. Operator harus dikenakan sanksi berat.

e. Membuat laporan tertulis mengenai keterlambatan ini.

• A

• B

• C

• D

• E

Anda diminta untuk membuat sistem baru dalam pengelolaan surat masuk dan keluar agar lebih efisien. Sistem seperti apa yang akan Anda buat?

a. Sistem manual yang lebih terstruktur.

b. Digitalisasi dengan aplikasi pengelolaan surat otomatis.

c. Pelatihan ulang operator untuk meningkatkan efisiensi.

d. Mengurangi surat masuk dan keluar yang tidak penting.

e. Memberikan tugas pengelolaan surat kepada bagian lain.

• A

• B

• C

• D

• E

Apa yang dimaksud dengan nota dinas?

a. Dokumen yang digunakan untuk komunikasi resmi antarinstansi.

b. Surat dinas untuk komunikasi internal suatu instansi.

c. Laporan keuangan instansi.

d. Surat pemberitahuan resmi kepada masyarakat.

e. Dokumen khusus untuk surat rahasia.

• A

• B

• C

• D

• E

Jika ada surat keluar yang memerlukan tanda tangan pimpinan, apa yang harus dilakukan sebelum mendistribusikan surat tersebut?

a. Menunggu pimpinan memeriksa isi surat.

b. Mengirim surat tanpa tanda tangan pimpinan.

c. Memastikan surat sudah ditandatangani oleh pimpinan sebelum dikirim.

d. Mendistribusikan surat dengan tanda tangan operator.

e. Menunda pengiriman hingga tanda tangan didapatkan.

• A

• B

• C

• D

• E

Bagaimana cara operator memastikan surat penting tersampaikan tepat waktu ke instansi yang dituju?

a. Menggunakan kurir terpercaya dan mencatat waktu pengiriman.

b. Menyerahkan surat secara langsung kepada penerima.

c. Mengirimkan surat melalui layanan pos biasa.

d. Memastikan surat sudah diproses oleh bagian lain.

e. Mengarsipkan surat sebelum mengirimnya.

• A

• B

• C

• D

• E