Materi 3 : Mengelompokkan Dokumen Sesuai dengan Jenisnya

Langkah pertama dalam mengelompokkan dokumen adalah:

• Memeriksa isi dokumen untuk menentukan kategori

• Menyimpan dokumen tanpa melihat isinya

• Menyalin dokumen sebelum mengelompokkan

• Menghapus dokumen yang tidak relevan

• Membagikan dokumen ke semua staf

Dokumen yang bersifat sementara, seperti surat tugas harian, harus dikelompokkan sebagai:

• Dokumen aktif

• Dokumen sementara

• Dokumen arsip

• Dokumen rahasia

• Dokumen tetap

Mengelompokkan dokumen bertujuan untuk:

• Menyimpan dokumen tanpa mengelola isinya

• Mempermudah pencarian dan pemrosesan dokumen

• Meningkatkan jumlah dokumen yang tersedia

• Mengurangi jumlah dokumen yang disimpan

• Menyusun dokumen berdasarkan estetika

Cara efektif untuk mengelompokkan dokumen rahasia adalah:

• Menggunakan kode akses khusus untuk kategori tersebut

• Mencampurnya dengan dokumen umum

• Menyimpan dokumen rahasia di tempat terbuka

• Mengarsipkan tanpa kode atau kategori khusus

• Mengirim dokumen rahasia ke pihak eksternal

Dokumen keuangan yang sudah diaudit sebaiknya dikelompokkan sebagai:

• Dokumen rahasia

• Dokumen arsip

• Dokumen aktif

• Dokumen sementara

• Dokumen pribadi

Mengelompokkan dokumen berdasarkan tanggal dibuat bermanfaat untuk:

• Mempermudah pelacakan riwayat dokumen

• Menyederhanakan proses distribusi dokumen

• Menghapus dokumen yang sudah lama

• Meningkatkan estetika tampilan dokumen

• Menyimpan dokumen tanpa pengelompokan tambahan

Jika dokumen memiliki beberapa kategori, seperti rahasia dan arsip, maka langkah yang tepat adalah:

• Memilih kategori utama yang paling relevan

• Menyimpan dokumen di dua tempat berbeda

• Mengabaikan salah satu kategori dokumen

• Membiarkan dokumen tidak terkelompokkan

• Menyalin dokumen untuk dimasukkan ke semua kategori

Dokumen yang sering digunakan untuk keperluan internal organisasi termasuk ke dalam kategori:

• Dokumen rahasia

• Dokumen dinamis

• Dokumen arsip

• Dokumen sementara

• Dokumen pribadi

Langkah penting dalam mengelompokkan dokumen digital adalah:

• Memberikan nama file yang sesuai dengan kategori dokumen

• Menyimpan dokumen tanpa folder tertentu

• Menggunakan nama file secara acak

• Menyimpan dokumen di folder yang berbeda-beda tanpa pola

• Mengarsipkan dokumen tanpa metadata

Dokumen yang sudah tidak aktif tetapi masih memiliki nilai hukum harus dikelompokkan sebagai:

• Dokumen arsip

• Dokumen sementara

• Dokumen rahasia

• Dokumen aktif

• Dokumen terbuka