Materi 6 : Melayani Peminjaman Dokumen Sesuai dengan Ketentuan

Langkah pertama dalam melayani peminjaman dokumen adalah:

• Memeriksa identitas dan kebutuhan peminjam

• Memberikan dokumen tanpa proses pencatatan

• Mengabaikan permintaan peminjaman

• Menyimpan dokumen kembali ke arsip

• Menyerahkan dokumen kepada siapa pun tanpa verifikasi

Dokumen yang dapat dipinjam biasanya adalah dokumen yang:

• Tidak bersifat rahasia dan memiliki izin untuk dipinjamkan

• Bersifat rahasia tanpa persetujuan

• Masih dalam proses penyimpanan

• Tidak memiliki nilai penting

• Belum diverifikasi keasliannya

Ketika dokumen dipinjam, petugas harus memastikan bahwa:

• Peminjaman dicatat dalam sistem administrasi

• Dokumen dipinjam tanpa catatan

• Peminjam tidak perlu memberikan informasi identitas

• Dokumen dihapus dari arsip sementara dipinjam

• Tidak ada batasan waktu peminjaman

Jika dokumen yang dipinjam adalah dokumen penting, peminjam harus:

• Menandatangani formulir atau surat perjanjian peminjaman

• Membawa dokumen tanpa persetujuan

• Mengembalikan dokumen dalam waktu tidak terbatas

• Meminta dokumen tanpa prosedur

• Tidak bertanggung jawab atas kerusakan dokumen

Dokumen rahasia hanya dapat dipinjam oleh pihak yang:

• Memiliki otorisasi dan kebutuhan yang jelas

• Tidak memiliki kaitan dengan dokumen

• Meminta dokumen tanpa alasan jelas

• Tidak memberikan identitas

• Menggunakan dokumen untuk keperluan pribadi

Pencatatan peminjaman dokumen dilakukan untuk:

• Memastikan dokumen dapat dilacak dan dikembalikan tepat waktu

• Mengurangi jumlah dokumen di arsip

• Membuat dokumen sulit ditemukan

• Mengabaikan kontrol terhadap dokumen

• Meningkatkan risiko kehilangan dokumen

Ketentuan batas waktu peminjaman dokumen dibuat untuk:

• Menjaga ketersediaan dokumen bagi pengguna lain

• Membatasi akses dokumen tanpa alasan

• Mengurangi tanggung jawab peminjam

• Menyulitkan proses peminjaman

• Meningkatkan jumlah dokumen yang dipinjam

Jika dokumen yang dipinjam hilang, maka peminjam harus:

• Melaporkan kehilangan dan bertanggung jawab sesuai ketentuan

• Mengabaikan kehilangan dokumen

• Mengganti dokumen tanpa pemberitahuan

• Membuat dokumen palsu sebagai pengganti

• Tidak mengambil tindakan apa pun

Prosedur pengembalian dokumen setelah dipinjam melibatkan:

• Memastikan dokumen dikembalikan dalam kondisi baik

• Menerima dokumen tanpa pemeriksaan

• Menghapus catatan peminjaman tanpa verifikasi

• Menyimpan dokumen kembali tanpa pencatatan

• Membiarkan dokumen hilang setelah dipinjam

Jika dokumen rusak saat dipinjam, maka:

• Peminjam wajib melaporkan kerusakan dan mengganti sesuai kebijakan

• Dokumen tetap dikembalikan tanpa laporan

• Peminjam menghindari tanggung jawab

• Kerusakan diabaikan tanpa tindakan

• Dokumen dimusnahkan tanpa pemberitahuan