CYA - U4.2 - GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL ( 15 ? )

¿Qué se define como archivo informático?

• Conjunto de datos almacenados en papel

• Conjunto de datos almacenados en un disco duro externo

• Conjunto de datos almacenados en soporte informático

• Conjunto de datos almacenados en una nube

Answer explanation

Un archivo informático se define como un conjunto de datos almacenados en soporte informático, lo que incluye dispositivos como discos duros, USB o almacenamiento en la nube, a diferencia de los datos en papel.

¿Cuál es una herramienta indispensable para el desarrollo de trabajos de oficina?

• El escáner

• El ordenador

• La impresora

• El fax

Answer explanation

El ordenador es esencial en el trabajo de oficina, ya que permite realizar tareas como la creación de documentos, gestión de datos y comunicación. Sin él, las otras herramientas como el escáner o la impresora no serían tan efectivas.

¿Qué tipo de software permite controlar la contabilidad y la facturación?

• Software de diseño gráfico

• Software de navegación

• Software de gestión

• Software de edición de video

Answer explanation

El software de gestión es el tipo de software que permite controlar la contabilidad y la facturación, facilitando la administración de recursos y procesos financieros en una empresa.

¿Qué se utiliza para realizar copias de seguridad en archivos informáticos?

• Hardware

• Software

• Ninguno

• Ambos

Answer explanation

Para realizar copias de seguridad se utilizan tanto hardware (discos duros, unidades externas) como software (programas de respaldo). Por lo tanto, la respuesta correcta es 'Ambos', ya que ambos son necesarios para un respaldo efectivo.

¿Qué se crea al alojar archivos en carpetas dentro de un dispositivo de almacenamiento?

• Un sistema de impresión

• Un archivo en papel

• Una ordenación jerárquica

• Un sistema de búsqueda manual

Answer explanation

Al alojar archivos en carpetas, se organiza la información de manera estructurada, creando una ordenación jerárquica que facilita el acceso y la gestión de los archivos, a diferencia de un sistema de búsqueda manual o impresión.

¿Qué se debe hacer con la documentación escrita que ya no es útil?

• Conservarla indefinidamente

• Eliminarla sin más

• Purgarla y destruirla

• Reutilizarla

Answer explanation

La opción correcta es 'purgarla y destruirla' porque la documentación que ya no es útil debe ser eliminada de manera segura para evitar el almacenamiento innecesario y proteger la información sensible.

¿Cuál es uno de los principios de las tres erres en la gestión de archivos?

• Reorganizar

• Reinventar

• Reemplazar

• Reutilizar

Answer explanation

Uno de los principios de las tres erres en la gestión de archivos es 'Reutilizar', que implica aprovechar los recursos existentes en lugar de crear nuevos, promoviendo así la eficiencia y sostenibilidad.

¿Qué método se utiliza para destruir documentos de manera segura?

• Utilizar máquinas destructoras

• Digitalizar

• Archivar en papel

• Enviar a reciclaje

Answer explanation

El método más seguro para destruir documentos es utilizar máquinas destructoras, ya que garantizan que la información no pueda ser recuperada. Las otras opciones, como digitalizar o archivar, no eliminan los documentos de forma segura.

¿Qué ventaja tiene la gestión informática de bases de datos sobre el soporte papel?

• Permite un acceso regulado

• Es más lenta

• No tiene ventajas

• Es más costosa

Answer explanation

La gestión informática de bases de datos permite un acceso regulado, lo que significa que se puede controlar quién accede a la información y cómo se utiliza, a diferencia del soporte papel que carece de estas capacidades de control.

¿Qué tipo de correspondencia se recibe del exterior?

• Correspondencia digital

• Correspondencia interna

• Correspondencia de entrada

• Correspondencia de salida

Answer explanation

La correspondencia de entrada se refiere a la que se recibe del exterior, como cartas o documentos enviados a una organización. Las otras opciones no describen correspondencia que provenga del exterior.