ação Administrativas

Ao chegar no escritório pela manhã, qual deve ser uma das primeiras atividades de um assistente administrativo?

• Ir direto para o almoço.

• Conferir e-mails e organizar as tarefas do dia.

• Ignorar mensagens e focar apenas no que o chefe pedir.

• Começar a atender ligações sem se preparar.

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Conferir e-mails e organizar as tarefas do dia é essencial para um assistente administrativo, pois isso ajuda a priorizar atividades e garantir que nada importante seja esquecido, otimizando a produtividade desde o início do dia.

Se um cliente ligar solicitando informações sobre um serviço, mas você não souber a resposta, o que deve fazer?

• Inventar uma resposta para não parecer despreparado.

• Dizer que não sabe e desligar rapidamente.

• Anotar a dúvida e buscar a informação com um superior antes de retornar ao cliente.

• Transferir a ligação para qualquer setor sem avisar.

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A melhor abordagem é anotar a dúvida e buscar a informação com um superior antes de retornar ao cliente. Isso demonstra profissionalismo e garante que o cliente receba a informação correta.

Qual a importância da organização de arquivos físicos e digitais em uma empresa?

• Evita perda de documentos e melhora a eficiência do trabalho.

• Não tem importância, pois tudo pode ser resolvido sem papel.

• Só serve para ocupar tempo dos funcionários.

• É opcional e depende do humor do chefe.

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A organização de arquivos físicos e digitais é crucial, pois evita a perda de documentos e aumenta a eficiência do trabalho, permitindo que os funcionários acessem informações rapidamente e de forma organizada.

Se um fornecedor enviar uma fatura com um valor diferente do combinado, qual deve ser sua atitude?

• Ignorar a diferença e pagar o valor da fatura.

• Entrar em contato com o fornecedor para esclarecer o erro.

• Devolver a fatura sem explicação.

• Cobrar o valor excedente do cliente sem informar ninguém.

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A atitude correta é entrar em contato com o fornecedor para esclarecer o erro na fatura. Ignorar a diferença ou devolver a fatura sem explicação pode causar problemas futuros, enquanto cobrar o cliente sem informar é antiético.

Como deve ser feita a comunicação com colegas de trabalho e superiores?

• Sempre com respeito e clareza para evitar mal-entendidos.

• Apenas por e-mail, pois conversas presenciais não são eficientes.

• Falando alto para impor respeito.

• Com informalidade excessiva, como se estivesse conversando com amigos.

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A comunicação deve ser sempre feita com respeito e clareza para evitar mal-entendidos, garantindo um ambiente de trabalho saudável e produtivo. As outras opções não promovem uma comunicação eficaz.

Qual é a melhor maneira de lidar com prazos e tarefas simultâneas?

• Criar uma lista de prioridades e seguir um cronograma.

• Fazer tudo ao mesmo tempo sem planejamento.

• Pedir para outro colega fazer suas tarefas.

• Ignorar os prazos e resolver tudo de última hora.

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A melhor maneira de lidar com prazos e tarefas simultâneas é criar uma lista de prioridades e seguir um cronograma. Isso ajuda a organizar as tarefas, garantindo que as mais importantes sejam concluídas a tempo.

Se um cliente estiver insatisfeito e reclamar diretamente com você, como agir?

• Ouvir atentamente e tentar resolver a situação de forma educada.

• Dizer que não é seu problema e pedir para ele procurar outro setor.

• Ignorar e continuar com suas tarefas.

• Responder de forma ríspida para impor respeito.

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A melhor abordagem é ouvir atentamente o cliente insatisfeito e tentar resolver a situação de forma educada. Isso demonstra empatia e pode transformar uma experiência negativa em positiva, mantendo a satisfação do cliente.

O que fazer quando um e-mail importante chega na sua caixa de entrada?

• Ler e responder assim que possível, priorizando a urgência.

• Deixar para responder quando der vontade.

• Encaminhar para outro setor sem verificar o conteúdo.

• Excluir caso pareça complicado.

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A melhor abordagem ao receber um e-mail importante é ler e responder assim que possível, priorizando a urgência. Isso garante que as questões críticas sejam tratadas rapidamente e evita atrasos na comunicação.

Como evitar erros no preenchimento de planilhas financeiras?

• Conferindo os dados antes de salvar e usando fórmulas corretas.

• Digitando rapidamente sem revisar.

• Passando a responsabilidade para outra pessoa.

• Usando qualquer número sem verificar.

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A melhor forma de evitar erros em planilhas financeiras é conferindo os dados antes de salvar e utilizando fórmulas corretas, garantindo precisão e evitando problemas futuros.

Um colega pede sua senha para acessar um sistema restrito. O que fazer?

• Compartilhar sem problemas, pois são da mesma equipe.

• Negar e explicar que senhas são pessoais e intransferíveis.

• Escrever a senha em um post-it e deixar na mesa.

• Criar uma senha fácil e compartilhar com todos.

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Negar e explicar que senhas são pessoais e intransferíveis é a escolha correta, pois compartilhar senhas compromete a segurança do sistema e pode levar a acessos não autorizados.