Quiz Administrasi Digital 2

Saat mengelola surat digital di Google Drive, hal utama yang harus dipertimbangkan adalah...

• Desain folder yang menarik

• Banyaknya warna pada file

• Sistem penamaan file dan struktur folder yang jelas

• Menyimpan semua file dalam satu folder umum

Seorang staf administrasi ingin memudahkan pencarian surat digital berdasarkan kategori. Strategi terbaik yang bisa dilakukan adalah...

• Memberi nomor urut pada setiap file

• Menggunakan nama file yang acak

• Menyusun file berdasarkan ukuran

• Membuat folder terstruktur dan nama file sesuai jenis surat dan tanggal

Apa dampak jika file surat digital disimpan tanpa struktur folder yang rapi?

• Lebih cepat ditemukan karena tersimpan di satu tempat

• Memungkinkan terjadinya kebocoran data

• Menyulitkan pencarian dan menyebabkan waktu kerja terbuang

• Tidak ada dampak, yang penting filenya tersimpan

Saat membuat surat tugas digital, Anda ingin memastikan surat tersebut mudah diakses oleh tim yang berbeda. Apa langkah terbaik?

• Simpan di komputer pribadi

• Kirim melalui email satu per satu

• Unggah ke Google Drive dan atur akses berdasarkan tim

• Cetak dan tempel di papan pengumuman

Seorang peserta didik membuat surat edaran lalu menyimpannya dengan nama "dokumenbaru1". Apa masalah dari cara ini?

• Nama terlalu panjang

• Tidak menyebutkan nama penulis

• Tidak sesuai standar pengarsipan digital

• Tidak menggunakan bahasa Inggris

Bagaimana Anda mengevaluasi keefektifan pengarsipan digital yang telah dilakukan?

• Dengan menilai seberapa cepat komputer menyala

• Dengan mengecek apakah file bisa dicetak

• Dengan mengukur kecepatan pencarian dokumen dan keteraturan folder

• Dengan menanyakan kepada teman

Salah satu keuntungan utama surat digital dibanding surat fisik adalah...

• Lebih banyak kertas digunakan

• Membutuhkan ruang arsip yang lebih besar

• Memudahkan kolaborasi dan akses dari berbagai tempat

• Tidak bisa dikirim ke luar kota

Dalam studi kasus, kamu mendapatkan 3 surat dengan klasifikasi berbeda. Apa keterampilan utama yang diasah dalam proses tersebut?

• Menulis cepat

• Menghafal isi surat

• Mengelola dan mengarsipkan dokumen digital secara sistematis

• Membuat surat berdasarkan imajinasi pribadi

Jika kamu ingin membagikan surat digital ke beberapa rekan kerja secara aman dan cepat, fitur apa yang sebaiknya digunakan di Google Drive?

• Kirim lewat komentar

• Cetak dan tempelkan QR code

• Bagikan link dengan akses terbatas dan kontrol edit

• Posting di media sosial

Dalam praktik membuat surat digital, kamu menemukan kesalahan format. Apa tindakan yang mencerminkan sikap profesional?

• Menghapus surat dan tidak membuat ulang

• Menyalahkan sistem komputer

• Memperbaiki format sesuai standar surat resmi dan menyimpan versi revisi

• Membiarkan karena bukan tugas utama