FLASH CARD Gestión Documental en Colombia
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FLASH CARD Gestión Documental en Colombia
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Heidimar Victoria Gutierrez Garcia
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1.
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¿Qué es la gestión documental?
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La gestión documental es el proceso de administrar, organizar y almacenar documentos y archivos de manera eficiente, asegurando su accesibilidad y preservación a lo largo del tiempo.
2.
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¿CUÁL ES EL PRINCIPAL OBJETIVO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
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Garantizar el acceso a la información, facilitar la toma de decisiones y cumplir con la normatividad.
3.
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¿Cuáles son los fundamentos normativos de la gestión documental en Colombia?
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Los fundamentos normativos de la gestión documental en Colombia se basan en leyes como la Ley 594 de 2000, que establece el Código de Archivos, y la Ley 1712 de 2014, que promueve el acceso a la información pública, garantizando la transparencia y la organización documental.
4.
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¿CUÁLES SON LOS CUATRO PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
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Autenticidad, Fiabilidad, Integridad, Disponibilidad.
5.
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¿QUÉ ETAPAS CONFORMAN EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO?
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Producción/recepción, trámite, distribución, consulta, conservación, disposición final.
6.
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¿Cuáles son los tipos de archivos?
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Los tipos de archivos incluyen documentos (como .docx), imágenes (como .jpg), audio (como .mp3) y video (como .mp4). Cada tipo tiene un formato específico que determina cómo se almacenan y se utilizan los datos.
7.
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¿QUÉ ENTIDADES PUEDEN HACER AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA?
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El Archivo General de la Nación, entes de control interno y externo como la Contraloría.
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