Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis & Prinsip Dasar

Apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem kronologis?

• Metode penyimpanan berdasarkan abjad nama pengirim

• Metode penyimpanan berdasarkan urutan waktu terjadinya atau tanggal arsip dibuat, diterima, atau diproses

• Metode penyimpanan berdasarkan kategori subjek/topik

• Metode penyimpanan berdasarkan lokasi fisik rak

Istilah lain yang juga digunakan untuk menyebut sistem kronologis adalah…

• Filing by Date, Tanggal/Chronological, System Sistem Tanggal, Time-Based Filing

• Alphabetic Filing, Numeric Filing, Subject Filing

• Batch Processing, Real-time Filing, Hybrid Filing

• Folder-Based Filing, Tag-Based Filing, Cloud Filing

Prinsip dasar mana yang menekankan bahwa tanggal menjadi identifikasi primer dalam penemuan kembali arsip?

• Urutan waktu sebagai dasar utama

• Tanggal sebagai kode utama

• Kesederhanaan sistem

• Linear dan sequential tanpa kategori subjek

Seorang petugas ingin menyusun arsip surat masuk Januari–Maret. Agar sesuai prinsip sistem kronologis, strategi penataan yang paling tepat adalah…

• Mengelompokkan menurut nama pengirim lalu diurutkan abjad

• Mengurutkan seluruh arsip berdasarkan tanggal dari yang paling lama ke terbaru atau sebaliknya

• Memberi kode warna per departemen tanpa memperhatikan tanggal

• Menggabungkan semua dokumen dalam satu folder bulanan tanpa urutan

Format tanggal mana yang direkomendasikan untuk konsistensi dalam sistem digital?

• Format Indonesia (DD-MM-YYYY)

• Format ISO 8601 (YYYY-MM-DD)

• Format Amerika (MM-DD-YYYY)

• Format teks bulan (15 Oktober 2024)

Contoh penulisan 15 Oktober 2024 dalam format ISO 8601 yang benar adalah:

• 15-10-2024

• 10-15-2024

• 2024-10-15

• 2024-15-10

Pernyataan yang tepat tentang sistem kronologis terbalik (reverse chronological) adalah:

• Arsip lama ditempatkan di depan untuk akses cepat

• Arsip terbaru di depan, arsip lama di belakang

• Semua arsip dicampur tanpa mempertimbangkan tanggal

• Hanya dipakai jika menggunakan subdivisi kuartal

Manakah yang termasuk contoh subdivisi dalam sistem kronologis dengan subdivisi?

• Per wilayah → per kota

• Per tahun → kuartal → bulan

• Per nomor surat → per subjek

• Per abjad → per nama

Jenis dokumen mana yang PALING tepat disimpan dengan sistem kronologis karena bersifat time-sensitive?

• Panduan gaya perusahaan tanpa tanggal kedaluwarsa

• Kontrak dengan periode berlaku

• Profil perusahaan statis

• Manual pengguna perangkat

Untuk arsip keuangan, dokumen manakah yang wajar diurutkan secara kronologis?

• Surat rekomendasi karyawan

• Newsletter bulanan

• Voucher pengeluaran harian

• Brosur promosi