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Total questions: 36
Worksheet time: 36mins
La gestión documental es:
Conjunto de actividades gerenciales y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los generadores, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
¿Con qué empieza el ciclo de vida de un documento?
Empieza con la entrega del documento.
Empieza con la creación del documento hasta su disposición final.
Empieza con la creación del archivo.
¿Se debe controlar los factores ambientales de un archivo?
Quizás
No
Porque los espacios con humedad y temperaturas relativamente bajas dañan la documentación física, además se debe evitar la luz natural directa sobre los documentos y cajas de archivos, y limpiar constantemente los archivos, fumigar, entre otros.
Si
¿Con qué objetivo se debe nombrar a un responsable de archivo por proceso?
Con el objetivo de velar por la seguridad y organización de los archivos activos de cada proceso.
Con el objetivo de solicitar documentación cuando se requiera.
Con el objetivo de cargar de trabajo a un servidor público de cada proceso.
Seleccione en orden correcto del ciclo de vida de un documento.
Localización y uso, Transferencia, Archivo, Protección, Distribución, Creación y Disposición.
Creación, Disposición, Archivo, protección, Localización y uso, Transferencia y Distribución.
Archivo, Protección, Localización y uso, Transferencia y Disposición.
Creación, Distribución, Archivo, Protección, Localización y uso, Transferencia y Disposición.
¿En qué consiste la gestión documental?
Ubicación físicas, captura
Captura, almacenamiento y recuperación de documentos
Organizar, archivar y almacenamiento
¿Como llegan los documentos a una empresa ?
Papel y formato electrónico
Facturas y recibos
CD o USB
Indique una de las ventajas de gestion documental
Seguridad de los documentos
Mejorar los documentos
Acceso a los papeles
Las ventajas de gestion documental son:
Seguridad de los documentos
Repositorio de los documentos
Mejor organización
Un sistema de gestión documental combina archivos en papel y digital en un:
Único repositorio
Procesador de texto
“ Por la cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión
en las Entidades públicas y privadas" Esta definicion hace referencia a:
Acuerdo 042 de 2002
Ley 594 de 2000
Ley 80 de 1998
Archivo es:
“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad
Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere el medio en que ha producido
Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, acumulados por una persona o institución
Archivo es:
“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad
Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere el medio en que ha producido
Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, acumulados por una persona o institución
La pérdida de documentos dentro del archivo solo genera un descargo para quien los perdió
Algunos de los beneficios que tendrá una entidad al elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental son:
Brindar lineamientos en materia de gestión documental en la entidad.
Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información.
Facilitar el acceso y disposición al público de la información.
Apoyar la transparencia
Todas las anteriores
¿Quienes tienen que elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental?
Administración pública.
Entidades privadas con funciones públicas.
Entidades territoriales indígenas.
Entidades del estado en distintas ramas del poder y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Todas las anteriores.
¿A qué tipo de información le aplica la gestión documental?
Cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades, dependencias y servidores públicos.
Cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad.
Cualquier tipo de soporte y medio de registro en que se produzcan y se conservan.
Todas las anteriores
Ninguna de las anteriores
Es el archivo en donde se contienen los documentos, que aun están en algún tipo de procedimiento actual
Archivo central
Archivo de gestión
Archivo histórico
Archivo físico
Segun la ley 594 del 200 el archivo que guarda la informacion, que no esta en procesos actuales, pero que aun tienen una consulta de documentos alta se denomina
Archivo central
Archivo histórico
Archivo de gestión
Archivo general de la nación
El AGN Archivo General de la Nación, tiene como finalidad contener los documentos históricos de todos los sucesos ocurridos en nuestro país, con el objetivo de preservar el patrimonio histórico de la nación.
FALSO
VERDADERO
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de retención de información
Tabla de retención documental
Inventario de archivo
Inventario documental
Los principios generales que rigen la función archivista son:
Pueden marcar las que crean correctas.
Fines e importancia de los archivos
Institucionalidad, instrumentabilidad y responsabilidad
Dirección y coordinación de la función archivistica
Administración, acceso, racionalidad y modernización
Función, manejo, interpretación y aprovechamiento de los archivos
Según la ley general de archivo en Colombia 594 del 2000, ningún ciudadano tiene derecho a solicitar ningún tipo de documento.
FALSO
VERDADERO
Al tener un archivo bien manejado y conforme a las leyes y requerimientos, se logra:
Optimizar los procesos
Brindar una mejor atención al usuario
Evitar perdida de procedimientos abiertos
Todas las anteriores
La persona encargada de manejar archivo debe utilizar tapabocas, guantes, y debe conocer algunas posturas para evitar accidentes físicos.
FALSO
VERDADERO
Se debe generar permiso para el ingreso al archivo.
Verdadero
Falso
El proyecto Gestión Documental es el área encargada de realizar el proceso de organización y digitalización de los expedientes.
Falso
Verdadero
Es un formato diligenciado que contiene valor
Documento
Registro
Planilla
Check list
Se utiliza para el sector organizacional con el fin de recomendar la elaboración de documentos
Guía técnica 195
Guía técnica 175
Guía técnica 185
Guía técnica 188
Agrupa los documentos transferidos por distintos archivos, para su consulta y revisión
Archivo histórico
Archivo de gestión
Archivo central
Ninguna de las anteriores
Se conservan finalmente los documentos y se dispone para su eliminación o no
Archivos Historicos
Archivos de gestión
Archivos centrales
Ninguna de las anteriores
Es toda la información que se da de manera general a toda una comunidad u organización.
Correos electrónicos
Circulares
Actas
Informes
1. Es la comunicación oficinal y no oficial que permite tratar un tema y dar a conocer una información especifica.
Memorandos
Actas
Cartas
Circulares
Documento escrito a mano.
Mapa
Marca de Agua
Manuscrito
Organigrama
Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
Registro Topográfico
Original
Patrimonio Documental
Protocolo
