WorksheetsX OTKP KEARSIPAN KAMIS
Total questions: 40
Worksheet time: 1hrs 20mins
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok isi surat yang dicocokkan dengan daftar klasifikasi disebut sistem ...
Abjad
Masalah
Tanggal
Wilayah
Nomor
Dalam sistem masalah yang harus diutamakan adalah membuat ....
Daftar klasifikasi
Kartu klaper
Kartu indeks
Out slip
Kartu Cardex
Cuti melahirkan dalam pembagian masalah akan dikelompokkan pada masalah utama ….
Keuangan
Kepegawaian
Perindustrian
Perekonomian
Pendidikan
Sebuah perusahaan memiliki kantor cabang disetiap provinsi di Indonesia. Untuk memudahkan dalam pengarsipannya, perusahaan tersebut ingin mengarsipkan warkat berdasarkan kantor cabang. Kantor pusat perusahaan tersebut sebaiknya menggunakan kearsipan sistem ….
tanggal
nomor
subjek
wilayah
abjad
PT Dua Dewa menyimpan arsip dengan sistem abjad dimana kantor tersebut hanya menggunakan satu filing cabinet yang terdiri dari lima laci. Jika ada surat masuk dari PT Sinar Warna yang akan diarsipkan, maka akan disimpan pada laci berabjad ….. dibelakang guide ….. didalam folder ….
P-T, P, Si
P-T, S, Si
P-T, P, Pt
U-Z, W, Si
U-Z, U, Wa
Surat dengan kode 543.4 yang disimpan dengan kearsipan sistem nomor Dewey akan diletakkan pada laci berkode …… dibelakang guide berkode …… didalam hanging folder berkode ……. Surat urutan ke ……..
500, 543, 540, 4
500, 540, 543, 5
500, 543, 540, 6
500, 544,540, 7
500, 545, 540, 8
Untuk mencari surat tertanggal 21 Maret 2020, maka dicari pada laci ….
21
9
September
2020
09
Dibawah ini adalah langkah-langkah dalam penyimpanan surat sistem tanggal, kecuali …
Warkat telah mendapat tanda pelepas
Mencatat warkat kedalam buku arsip
Mengindeks tanggal surat
Penyortiran warkat bila jumlahnya banyak
Menempatkan nomor surat pada folder
Apabila untuk nama daerah tingkat I (Provinsi) dijadikan sebagai kode guide maka untuk kode folder diambil dari nama …
Provinsi
Kabupaten/kotamadya
Kecamatan
Kelurahan
Negara
PT Sejahtera di Surabaya menerima surat yang berasal dari PT Sinar Terang di Probolinggo, jika PT Sejahtera menggunakan sistem wilayah dalam mengarsipkan suratnya, surat dari PT Sinar Terang disimpan pada laci ...
Jawa Timur
Jawa Tengah
Jawa Barat
Probolinggo
Surabaya
Suatu surat yang diterima PT Makmur tertanggal Surabaya, 14 Mei 2020, bila perusahaan menggunakan sistem wilayah dalam mengarsipkan suratnya, jika guide disusun berdasarkan tanggal maka surat disimpan di laci Surabaya, dibelakang guide Mei dalam hanging folder …
12
13
14
15
16
Dalam prosedur pencarian arsip kembali ,dalam sistem apapun langkah pertama yang harus dilakukan adalah ….
Menentukan kode
Menentukan guide
Membuka laci filling cabinet
Membuka rak kartu klaper
Membuat bon pinjam arsip
Berikut perlengkapan yang harus disiapkan dalam menggunakan sistem kearsipan wilayah, kecuali ….
Filing cabinet
Guide
Folder
Cardex
Buku arsip
Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem kearsipan wilayah adalah sebagai berikut….
Memeriksa release mark, mengindeks, memberi kode, menyortir, menempatkan arsip
Mengindeks, memeriksa release mark, member kode, menyortir, menempatkan arsip
Menyortir, memeriksa release mark, mengindeks, member kode, menempatkan arsip
Memberi kode, menyortir, memeriksa release mark, mengindeks, menempatkan arsip
Menempatkan arsip, menyortir, member kode, mengindeks, memeriksa release mark
Sistem kearsipan tanggal cocok digunakan untuk perusahaan kategori …
Kecil
Sedang
Besar
Kecil dan sedang
Sedang dan besar
Pemberian kode yang tepat pada surat seharusnya diletakkan pada bagian ….. surat.
Kiri atas depan
Kanan atas depan
Belakang
Samping
Tengah
Sistem kearsipan nomor biasa dipakai untuk instansi dibawah ini kecuali ...
Rumah sakit
Rumah makan
Bank
PLN
Perguruan Tinggi
Surat mutasi Sdr. Hariyadi, SE pegawai PT Adiguna diberi kode : Mut. 210.8 Angka delapan mempunyai arti bahwa pegawai yang dimutasi menduduki urutan mutasi yang ke …
6
7
8
9
10
PT Mahameru pada tanggal 23 April 2020 menerima surat dari PT Dewa Ruci yang berisi permintaan penawaran mesin komputer merk Primera, oleh PT Mahameru surat tersebut diberi kode. Perm. 869.7, jika PT Mahameru memakai sistem kearsipan Nomor Dewey dalam mengarsipkan suratnya maka surat tersebut disimpan di belakang guide..... didalam folder ..... urutan surat dalam folder ke .....
850, 866, 7
860,867, 8
870, 868, 9
860, 869, 8
870, 867, 6
PT Bahtera Adi Guna akan menyimpan surat dari kantor cabang PT Bahtera Adi Guna yang berada di Yogyakarta tertanggal 15 Mei 2020 tentang data penjualan kain batik , jika PT Bahtera Adi Guna menggunakan sistem kearsipan wilayah dalam mengarsipkan suratnya maka caption dari surat tersebut adalah ....
Jawa Timur
Jawa Tengah
Yogyakarta
Solo
Indonesia
Apabila satu lembar arsip dipinjam, pada tempat penyimpanan arsip akan diletakkan …
Folder pengganti
Folder pembawa
Outslip
Arsip lain
Arsip yang sekode
PT Naraya mengirimkan surat kepada PT Mahameru tentang pengiriman kain seragam karyawan dalam buku arsip surat tersebut mendapatkan nomor urut 7654. Jika PT Naraya dalam mengarsipkan suratnya menggunakan sistem kearsipan nomor Terminal Digit maka sura t kepada PT Mahameru disimpan dalam laci …… dibelakang guide …… didalam hanging folder …… urutan surat dalam hanging folder ke …
50, 51, 51.6, 5
50, 52, 52.6, 6
50, 53, 53.6, 7
50, 54, 54.6, 8
50, 55, 56.4, 9
Hal yang harus dilakukan ketika ruang penyimpanan arsip mulai diserang hama serta untuk mencegah bertambahnya hama yang membahayakan arsip adalah …..
Laminasi
Enkapsulasi
Penjilidan
Fumigasi
Pembersihan arsip
Berikut ini usaha pemeliharaan arsip yang kurang tepat ialah ….
Menempatkan arsip yang cukup ventilasi udara
Melakukan pembersihan terhadap arsip secara berkala
Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
Menempatkan arsip pada rak atau lemari yang kokoh
Mengatur suhu dan kelembapan udara ruang penyimpanan arsip
Salah satu bentuk perawatan arsip adalah dengan melakukan enkapsulasi. Berikut ini pernyataan yang kurang tepat mengenai manfaat dilakukannya enkapsulasi arsip adalah …
Usia arsip akan lebih panjang
Arsip tidak mudah kotor
Pembersihan arsip akan lebih mudah
Memudahkan dalam penyimpanan arsip
Kondisi fisik arsip akan lebih terjaga
Berikut ini cara yang paling tepat untuk menghindari rusaknya arsip yang diakibatkan oleh faktor manusia adalah …
Melakukan fumigasi
Melarang petugas dan pengunjung makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip
Melakukan laminasi dan enkapsulasi
Melakukan deasidifikasi kertas
Membersihkan ruang arsip minimal seminggu sekali
Jadwal retensi arsip memuat nasib akhir dari arsip yang disimpan pada kolom keterangan. Berikut contoh arsip yang pada kolom keterangannya adalah permanen atau abadi yaitu …
Laporan tahunan perusahaan
Akta pendirian perusahaan
Surat perjanjian jual beli
Kuitansi pembelian perlengkapan
Surat edaran perusahaan
Manfaat jika suatu instansi memiliki jadwal retensi arsip yaitu ....
Arsip akan semakin banyak menumpuk
Peyusutan arsip dapat dilakukan kapan saja
Menghemat tempat penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip dapat divariasi
Pemindahan arsip dapat dilakukan sewaktu-waktu
Berikut ini yang bukan merupakan kegiatan penyusutan arsip adalah …
Memusnahkan arsip yang habis masa retensinya
Memindahkan arsip inaktif
Menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan
Memelihara fisik arsip untuk memperpanjang masa penyimpanan
Mengalihmediakan arsip kertas ke media lain
Indah Nurmala menggunakan mesin paper shcredder untuk melakukan pemusnahan arsip di kantornya. Metode pemusnahan yang dilakukan oleh Indah Nurmala adalah ...
Pulping
Pembakaran
Penggunaan bahan kimia
Pencacahan
pembuburan
Dokumen yang diperlukan sebagai pengantar ketika melakukan pemindahan arsip inaktif adalah …
Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip dan daftar arsip inaktif
Berita acara pemindahan arsip dan jadwal retensi arsip
Daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan arsip
Berita acara pemindahan arsip dan daftar arsip usul musnah
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai metode. Berikut metode pemusnahan arsip yang kurang tepat adalah …
Pulping
Pembakaran
Pembuangan
Pencacahan
Menggunakan bahan kimia
Halimah ingin membuat arsip elektronik terhadap ijazah yang dimilikinya. Penciptaan arsip yang tepat dilakukan Halimah adalah …
Automasi
Penciptaan secara elektronik
Transformasi
Dokumentasi
Alih media penyimpanan
Keuntungan perusahaan yang ingin mengalihmediakan semua arsip konvensionalnya menjadi arsip elektronik adalah ….
Adanya peluang untuk memanipulasi file
Mudahnya memperbanyak file secara tak terbatas
Cepat dalam menemukan kembali arsip
Terhapusnya file karena virus komputer
File sangat mudah untuk dihapus
Berikut merupakan contoh penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah …
Menyimpan arsip dalam sistem komputer perusahaan yang dapat diakses seluruh pegawai secara langsung
Menyimpan arsip elektronik dalam compact disk kemudian disimpan secara manual
Mencetak arsip elektronik dalam kertas, lalu menyimpannya secara manual
Menduplikasi arsip elektronik, lalu dibagikan ke setiap unit kerja
Menyimpan arsip elektronik di komputer dan menyimpan arsip fisik di fiing cabinet
Perusahaan melakukan pemeliharaan terhadap arsip elektronik yang disimpannya. Upaya mengantisipasi ketika arsip hilang tidak menimbulkan kesulitan adalah dengan ….
Mencetaknya dalam bentuk lembaran kertas
Mengatur suhu penyimpanan arsip
Melakukan back up sesuai dengan prosedur dan ketentuan
Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
Menyimpan arsip dalam beragam media penyimpanan
Perhatikan langkah-langkah berikut ini!
1. Mengganti nama file dengan nama yang merepresentasi isi arsip
2. Memilih arsip konvensional yang akan ditransformasi
3. Melakukan pemindaian arsip dengan menggunakan mesin scanner
4. Membuat daftar arsip hasil pemindaian
5. Membuat berita acara penciptaan arsip elektronik
Langkah-langkah penciptaan arsip elektronik secara transformasi yang paling tepat adalah ....
1-2-3-4-5
2-3-1-4-5
2-3-1-5-4
3-2-1-4-5
2-3-4-1-5
Hana melakukan scan dokumen, lalu menyimpan file dokumen pada optical disk. File dokumen yang dibuat Hana dapat digolongkan sebagai …..
Arsip
Arsip elektronik
Dokumen
Dokumen komputer
Arsip komputer
Berikut ini merupakan cara yang dapat dilakukan untuk memelihara arsip elektronik adalah ….
Menggunakan perangkat komputer paling canggih
Menggunakan software yang paling mahal
Melakukan penyusutan jika dirasa perlu
Menjaga suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip
Menduplikasi file sebanyak-banyaknya
Komputerisasi kearsipan memiliki banyak manfaat. Salah satu manfaat komputerisasi kearsipan adalah ….
Mudah melakukan recovery data
Kemungkinan file hilang sangat besar
Arsip sangat berisiko untuk mengalami kerusakan
Pengindeksan yang kaku dan mudah dimodifikasi
Boros tempat
