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WorksheetsGestion Documental - Asistencia Adtva
Total questions: 72
Worksheet time: 43mins
1 ¿Cuál es objeto del artículo 1 de la Ley 594 de 2000?
Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivistica del estado
Hacer referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
Principio generales que rigen la función archivística
Según el artículo 5 de la ley 594 del 2000, el Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos
Verdadero
Falso
¿Qué proceso establece la permanencia en las diferentes fases del archivo y determina su destino final?
Preservación
Valoración
Organización
Producción
¿Cómo se denomina el proceso de selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental?
Planeacion
Valoracion
Disposición de documentos
Ninguna de las anteriores
¿Que significa la sigla PHVA?
Plantear, Hacer, Variar, Atender
Pensar, Hacer, Ver, Actuar
Planificar, Hacer, Verificar, Actuar
¿Quién regula los archivos en Colombia?
Presidencia
Gobernaciones
Archivo General de la Nacion (AGN)
¿Qué es un archivo de gestión?
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Ninguna de las anteriores
¿Qué son las tablas de retención documental?
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Son esquemas que reflejan la jerarquizacion y clasificación dada a la documentación producida por una institución
Tabla de Retención Documental (TRD)
Tabla de Valoración Documental ( TVD)
Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
Formato Único de Inventario Documental (FUID)
¿Cual es el decreto que menciona los ocho(8) procesos de la gestión documental?
Acuerdo 05 de 2013
Decreto 2609 de 2012
Decreto 2609 de 2002
Decreto 042 de 2002
La secuencia administrativa de producción de un documento es
Principio de Procedencia
Principio de Orden Original
A Y B SON CORRECTAS
Ninguna de las Anteriores
¿Cuántos títulos tiene la Ley 594 de 2000?
IV
XX
XIII
V
El perfil de un Asistente administrativo lo faculta para desarrollar funciones archivistas
Falso
Verdadero
Gestión documental es:
Conjunto de actividades gerenciales y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Segun la ley 594 del 200 el archivo que guarda la informacion, que no esta en procesos actuales, pero que aun tienen una consulta de documentos alta se denomina
Archivo central
Archivo histórico
Archivo de gestión
Archivo general de la nación
La persona encargada de manejar archivo debe utilizar tapabocas, guantes, y debe conocer algunas posturas para evitar accidentes físicos.
FALSO
VERDADERO
La eliminación, es la destrucción de los documento que han perdido su valor administrativo
Verdadero
Falso
“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos”. Esta definicion hace referencia a:
Plan de archivos
Programa documental
Programa de gestión documental
Ninguno es verdadero
Archivo es:
“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad
Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere el medio en que ha producido
Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, acumulados por una persona o institución
¿Qué es el programa de gestión documental?
Un documento electrónico
Un catálogo de información archivística
Una herramienta que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos
Un aplicativo para evidenciar la trazabilidad de la correspondencia de una entidad
Todas las anteriores
Segun la ley 594 del 200 el archivo que guarda la informacion, que no esta en procesos actuales, pero que aun tienen una consulta de documentos alta se denomina
Archivo central
Archivo histórico
Archivo de gestión
Archivo general de la nación
El AGN Archivo General de la Nación, tiene como finalidad contener los documentos históricos de todos los sucesos ocurridos en nuestro país, con el objetivo de preservar el patrimonio histórico de la nación.
FALSO
VERDADERO
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de retención de información
Tabla de retención documental
Inventario de archivo
Inventario documental
Según la constitución política de Colombia, los funcionarios encargados del manejo de archivos, uno de los principios vitales al que deben estar sujetos es: Art 17 ley 594 del 2000
Etica profesional
Humildad
Responsabilidad
Transparencia
Ninguna de las anteriores
Unidad documental con estructura homogenea
Subseries
Series
Tipo
Cuales son los instrumentos archivistos son?
TRD, PINAR Y PGD
Cronogramas y registros
Formatos y cuestionarios
El instrumento archivistico que maneja la dispoción desde el inicio hasta la dispocisión final
PGD
PINAR
TRD
¿Cuál es un beneficio de las TRD?
Nos permiten tener una posición adecuada en el lugar de trabajo
Regulan las transferencia de los documentos en las diferentes fases de archivos
Nos ayuda a digitalizar los documentos
Ayuda al medio ambiente
La eliminación, es la destrucción de los documento que han perdido su valor administrativo
Verdadero
Falso
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital:
Documento de archivo
Archivo total
Archivo público
Archivo privado de interés público
Es la técnica que permite fotografiar documentos, y obtener pequeñas imágenes en películas
Selección
Eliminación
Microfilmación
Las transferencias primarias debe efectuarse teniendo en cuenta.
FUI
TRD
Cuadro de clasificación documental
El archivo central es el encargado de.
conservar los documentos salientes del archivo de gestión.
conservar los documentos salientes del archivo historico
custodiar y conservar los documentos salientes del archivo de gestión
Según su ciclo vital, los archivos se clasifican en:
ACTIVO, SEMI ACTIVO
PRIVADO, PÚBLICO
CENTRAL, GESTIÓN E HISTÓRICO
TODAS LAS OPCIONES SON CORRECTAS
Es función del Archivo General de la Nación “formular, orientar, coordinar y
Evaluar periódicamente la gestión documental
Controlar la política nacional de archivos
Archivar la documentación histórica del país
Impartir formación archivística
Para la recepción de documentos, solicitudes, y atención de requerimientos, los despachos públicos deben disponer de:
Oficina de Control Interno
Información
Ventanilla Única
Correo Electrónico
La unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad. Es considerado como:
Archivo de gestión
Archivo histórico
Archivo administrativo
Archivo intermedio
la imagen que estas visualizando corresponde a:
Instituto colombiano de Normas Técnicas Colombianas
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
Instituto con Técnicas de Certificación
Instituto Colombiano Técnico y Certificación
La sigla GTC, significa:
Guía Técnica Colombiana
Guía Técnica Certificados
Guía Teórica Colombiana
Ninguna de las anteriores
Elija en la siguiente lista, que información NO debe ir en la zona 1 del documento.
Razón social
Dirección
Logo
NIT (Número de identificación Tributaria)
Según la recomendación de la GTC-185; las márgenes que recomiendan en la parte superior del documento, son:
2 cm y 3 cm
1 cm y 3 cm
3 cm y 4 cm
2,5 cm y 3 cm
Las cartas u oficios que se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado; se conocen como:
Personales
Organizacionales
Oficiales
Ninguna de las anteriores
La zona 3, está destinado para el registro y la radicación del documento, elije el espacio en donde debe estar ubicado:
Superior izquierdo
superior derecho
inferior derecho
inferior izquierdo
DEFINE Asunto.
Comunicación escrita
Sistematizar de la comunicación
Sistema del contenido de la comunicación.
Síntesis del contenido de la comunicación.
DEFINE Folio.
Hoja en blanco
Hoja
Hoja cuadriculada
Block
DEFINE: Figura.
Planos, fotografías, mapas,
Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
Esquemas.
Gráficos
DEFINE: Interlínea.
Renglón sin escritura.
Renglón
Distancia vertical entre dos renglones.
Distancia horizontal entre dos renglones.
DEFINE: Memorando
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto.
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
DEFINE: Transcriptor.
Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
Redactor responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
Comunidad responsable de elaborar, digitar la comunicación.
Grupo de personas irresponsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
CARTA BLOQUE EXTREMO
DE LOS SIGUIENTES ENUNCIADOS SELECCIONE LA AFIRMACIÓN CORRECTA.
En la zona 2 de la carta comercial se debe colocar: datos de contacto de la empresa, dirección de la empresa, teléfono, dirección de la página web y e-mail.
Según la GTC 185 la carta comercial externa también puede ser enviada a cualquier trabajador que labore para la empresa con el fin de comunicarle la toma de una decisión.
En la zona 1 de la carta comercial se debe colocar: el membrete, logotipo, nombre de la empresa, dirección y el Nit
En la zona 2 de la carta comercial se debe colocar: datos de contacto de la empresa, logotipo, dirección de la empresa, teléfono, dirección de la página web y e-mail.
DIGA SI ES FALSO O VERDADERO EL SIGUIENTE ENUNCIADO:
En la zona 1 de la carta comercial se debe colocar: el membrete, logotipo, nombre de la empresa, dirección y el Nit
VERDADERO
FALSO
LA SIGUIENTE DEFINICIÓN CORRESPONDE A:
Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
BIBLIOGRAFÍA
REGISTROS
LISTA DE DATOS
LISTA DE DOCUMENTOS
LA SIGUIENTE DEFINICIÓN CORRESPONDE A:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
MEMBRETE
BIBLIOGRAFÍA
ACTA
RUT
Es asignar un código, mediante la norma interna de la institución a cada una de las unidades según corresponda:
A. Codificación de Unidades Administrativas.
B. Codificación de Series Documentales.
C. Denominación de Series.
D. Series Específicas.
Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
A. Legajo.
B. Tomo
C. Carpeta.
D. Caja.
El acto de enumerar una página en la parte superior, hace referencia a:
A. Foliación.
B.Ordenación.
C.Clasificación.
D.Series.
A.Series.
B.Ordenación.
C.Clasificación.
D. Foliación
Es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una institución o entidad
FOLIO
FOLIACION
ARCHIVAR
CONSERVAR
Las funciones del archivo se pueden concretar en las siguientes:
Ø Guardar la documentación.
Ø Facilitar localización de los documentos.
Ø Constituir un centro de información.
Ø Cumplir con los mandatos judiciales
Ø Custodiar la documentación.
Ø Tener localizados los documentos.
Ø Constituir un centro de información no muy activo
Ø Cumplir con lo establecido en las normas de la propia empresa
Ø Guardar, conservar y custodiar la documentación.
Ø Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos.
Ø Constituir un centro activo de información.
Ø Cumplir con las disposiciones legales.
Ø Conservar la documentación.
Ø Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos.
Ø Constituir un centro poco acrtivo de información.
Ø Cumplir con las disposiciones legales.
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo Privado
Archivista
Archivo Histórico
Ciclo Vital del Documento
Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
Registro Topográfico
Original
Patrimonio Documental
Protocolo
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
Selección Documental
Serie Documental
Serie de Archivo
Sistema Nacional de Archivos
Tabla de retención documental es:
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Directrices que debe seguir una organización para la codificación de sus documentos
Lineamientos establecidos para controlar los documentos en una organización
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad de un documento
¿Qué entiende por Gestión Documental?
Conjunto de actividades administrativas para facilitar la utilización de la información.
Actividades técnicas para el manejo de los procesos de la gestión electrónica.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.
Instrumento archivístico que documenta los procesos de la gestión documental
Ninguna de las anteriores
1. Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar.
Clasificación documental
Conservación documental
Preservación documental
Es el acuerdo por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000
Acuerdo 005 del 2014
Acuerdo 016 del 2014
Acuerdo 006 del 2014
Acuerdo 015 del 2014
SIC son las siglas correspondientes a
Sistema Integrado de Conservación
Sistema Integrado de Clasificación
Sistema Integrado de Cuidado
Se debe conservar y preservar cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.
Falso
Verdadero
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Archivo
Gestión de administración
Gestión Documental
Gestión empresarial
Información escrita, o voces, o ruidos grabados, o imágenes, en soportes varios, como papel, discos magnéticos, vidrio, mármol, etcétera, que pueden consistir en películas, títulos profesionales, grabaciones, marcas y señales, etc. Es la definición de documento?
Verdadero
Falso
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Tabla de Retención Documental
Tabla de Valoración Documental
Tabla de Gestión Documental
Tabla de Inventario Documental
Se define sección documental como archivos de una subdivisión administrativa.
Verdadero
Falso
