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WorksheetsACUERDO 060 DE 2001
Total questions: 30
Worksheet time: 30mins
El acuerdo 060 establece:
Parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental (Ley General de Archivos)
Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas
Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
De acuerdo con la conservación de las comunicaciones oficiales es importante que la utilización de la papelería sea:
Gramaje 70 y 85 g/m con PH 6.0 A 7.5
Gamaje 80 y 95 g/m con PH 7.0 A 8.5
Gramaje 75 y 95 g/m con PH 7.5 a 8.0
Gramaje 75 y 90 g/m con PH 7.0 A 8.5
¿Cuáles son los tres servicios que presta una unidad de correspondencia?
Gestión, central e histórico
Clasificación, ordenación y descripción
Producción, ordenación y transferencia
Recepción, radicación y distribución
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor en el desarrollo de sus funciones
Tipo documental
subserie documental
Serie documental
Inventario documental
Según el acuerdo 060 de 2001, las unidades de correspondencia deberán contar con:
Buena iluminación
Personal suficiente y capacitado y los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones
Espacio suficiente
Ninguna de las anteriores
La recepción consiste en:
Recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o indirecto.
Separar los documentos en el momento que
se reciben; según el tipo de comunicaciones
Abrir el sobre o el empaque
de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del
documento y el de sus anexos.
El examen de anexos, del destinatario,
de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para
poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente
de la entidad y realizar su respectiva radicación.
El registro consiste en:
La anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.
La distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El paso de los documentos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.
Todas las anteriores
La radicación es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancias de la fecha y hora de recibido o de envió. Teniendo en cuenta lo anterior podemos encontrar los siguientes tipos de radicación:
Manual
Digital
Mecánica
Todas las anteriores
Las unidades de correspondencia se encargan de:
Gestionar, centralizar y normalizar la recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión
Conservar permanentemente los documentos que presentan valor para la investigación, la ciencia y la cultura.
Identificar y establecer las agrupaciones documentales
La radicación de documentos implica:
Elaborar controles de mensajería
Elaborar Tablas de Retención Documental
Elaborar cuadro de clasificación documental
Asignar un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío
En la empresa ABC se recibe un documento que por error se le asigna un radicado que no corresponde, por ende, la recomendación según el Acuerdo 060 de 2001 sería:
Eliminar y romper la comunicación y volver a realizar el proceso
La funcionaria del archivo, deberá ubicar el número que si corresponde debajo del número incorrecto
Dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
Todas las anteriores
Como deben de numerarse los actos administrativos?
Inician en 10
Inician en 1 cada año
Nunca pierden el consecutivo
Todas las anteriores
Las comunicaciones oficiales recibidas son:
Aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deben ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
El conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza tanto a la documentación interna como a la externa.
Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.
Todas las anteriores
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico
Comunicaciones oficiales
Correspondencia
ocumento original
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo
Fondo Acumulado
Archivo electrónico
Expediente
Archivo electrónico es
Es el Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Todas las anteriores
¿Cuáles son los tres soportes en los que se puede presentar una comunicación oficial?
Soporte verbal, Soporte digital, Soporte telefónico
Soporte oficial, soporte público, soporte privado
Soporte vía fax, Soporte físico, Soporte electrónico
Todas las anteriores
Las comunicaciones de una entidad se clasifican en tres, cuales son:
Internas, enviadas y recibidas
Oficiales, Privadas, Públicas
Físicas, electrónicas y digitales
Todas las anteriores
Son todos aquellos documentos recibidos y producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado
Documento electrónico
Comunicaciones oficiales
Correspondencia
Documento original
Seleccione los cuatro campos necesarios para poder registrar una comunicación oficial en una entidad
Correspondencia, documento original, fecha y hora
Sección, subsección, serie y subserie
Fechas extremas, hora, fecha y asunto
Código de la dependencia, entidad remitente, nombre del remitente, número de radicación
Un documento de archivo es
El registro de información producida o recibida por una entidad publica o privada en razón de sus actividades o funciones
El registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital
El procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas
Todas las anteriores
La Tabla de Retención Documental es
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión
Ninguna de las anteriores
En la empresa ABC llega un documento sin firma, el funcionario responsable de la ventanilla única debe:
Recibir el documento, radicarlo y realizar el registro de la comunicación
No recibir la comunicación, porque sin firma no tiene validez
Considerarla anónima y deberá remitirla sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
Ninguna de las anteriores
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser:
Revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo
Se considerarán anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir
Se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia
Ninguna de las anteriores
Cuando se firman los documentos se debe garantizar
Que tenga fecha, firma y tinta negra
Claridad, firma en el pie de página y un remitente
Todas las anteriores
La identidad, el no repudio y la integridad
Nombre y apellidos escritos por una persona de su propia mano en un documento, con o sin rúbrica, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su contenido.
Rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen a su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento
Firma electrónica
Firma mecánica
Firma manuscrita
Firma digital
Un método de firma que se elige para casos y eventos expresamente autorizados y en la que es reconocido, permitido y autorizado para la suscripción de documentos, que por lo general son de divulgación masiva
Firma electrónica
Firma mecánica
Firma manuscrita
Firma digital
El firmante tradicional se convierte en un usuario con claves, permite que los sistemas de información y de gestión de contenidos y de mensajería digital, tengan claves de acceso o sistemas de autenticación con valor jurídico que permiten identificar al usuario.
Firma electrónica
Firma mecánica
Firma manuscrita
Firma digital
Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos; procedimiento matemático conocido, es decir, un algoritmo reconocido con el que se vincula la clave del iniciador y el texto del mensaje de datos; procedimiento que permite determinar que el valor numérico se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador del mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación; y requiere de un ente certificador para asignación de certificado
Firma electrónica
Firma mecánica
Firma manuscrita
Firma digital
Son desventajas de las estrategias de implementación de comunicaciones por medio de las TIC´s
No todos los ciudadanos tienen acceso
Mucha información circulante en la red genera ruido en los trámites
Ciudadanos sin recursos tecnológicos
Todas las anteriores
