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WorksheetsEl archivo y su gestión
Total questions: 37
Worksheet time: 21mins
Se define el archivo como:
Lugar accesible para realizar el expurgo.
Lugar dedicado a guardar documentos con orden.
Departamento de la empresa dependiente de Administración.
Todas las respuestas son falsas.
El archivo se crea para guardar documentos:
Por imperativo legal.
Por interés de la empresa.
Para la consulta de datos.
Todas las respuestas son correctas.
El archivo de gestión recibe el nombre de:
Activo.
Intermedio
Inactivo
Semiactivo
Cuando una empresa tiene un archivo en cada departamento y otro común para toda la empresa, posee un archivo:
Centralizado
Descentralizado
Mixto
Generalizado
La palabra ordenatriz en una clasificación es:
La palabra por la que se va a clasificar
La palabra clave.
La palabra principal
Todas las respuestas anteriores son correctas.
El orden ascendente en la clasificación del sistema alfabético es:
Z-A
A-Z
No existe ese tipo de orden
A-Z añadiendo números.
En la clasificación alfabética no se tienen en cuenta:
Los artículos
Las partículas de apellidos extranjeros.
Las palabras que definan el tipo de empresa.
los artículos y las palabras que definan el tipo de empresa.
El sistema de clasificación numérica.
Necesita de índices
Es complicado de utilizar
Se adapta a todo tipo de documentos.
No puede combinarse con otros sistemas.
Se utiliza el sistema de clasificación geográfica:
Combinando con el sistema numérico
En empresas con sucursales.
Cuando no se puede emplear el alfabético
Ninguna de las respuestas es correcta.
Para proteger el archivo de incendios
Se emplea material ignífugo
Se evita colocar cañerías cerca del archivo.
Se colocan extintores de polvo seco.
Todas las respuestas son correctas.
Si un empleado quiere consultar un documento del archivo, debe:
Rellenar una solicitud de préstamo
Ponerlo en conocimiento del departamento correspondiente.
Acceder al archivo correspondiente.
Ninguna respuesta es correcta.
Es información confidencial:
Los datos personales de los trabajadores.
Un acuerdo firmado para la venta de productos con un cliente
Un acuerdo de colaboración con proveedores
Ninguna respuesta es correcta
Para seleccionar el material adecuado para una oficina deberemos tener en cuenta:
La frecuencia de uso y el tipo de documentación que se va a archivar
El tipo de formato de los documentos y el volumen de documentación con el que trabajar
La clase de información que contiene la documentación y el espacio disponible en la empresa
Los lugares donde se van a archivar así como el personal que se va a dedicar a ello.
Es un archivador definitivo
Es un archivador A-Z
Es un archivador Z-A
Es una caja de archivo
Es un archivador definitivo
Es un archivador A-Z
Es un archivador Z-A
Es una caja de archivo
Es una bandeja de oficina
Son materiales auxiliares:
Las fichas
Son de cartulina e incluyen datos importantes
Se emplean para añadir algún tipo de dato de forma provisional o como llamada de atención
Sirven de separadores entre grupos de documentos o grupos de fichas
Empleadas en cajas o carpetas para identificar el contenido
Es un armario giratorio
Es un armario móvil
Es un armario para carpetas colgantes
Los equipos de archivo están formado por:
Las cajas de archivo
Las bandejas
Los archivadores
Las carpetas
Los materiales auxiliares están formados por
Archivadores
Fichas y posit
Etiquetas ahesivas
Guías
Es una ventaja del tener un archivo informático:
El ahorro de papel y el cuidado del medio ambiente
Reducción de los desplazamientos y mantenimiento sencillo
Rápida localización de la información
La rápida localización de la información
Desde que se crea o se recibe un documento hasta que se elimina, pasa por las siguientes fases:
Distribución
Recepción
Registro
Clasificación
Archivo
Codificación
Recepción
Registro
Distribución
Clasificación
Codificación
Archivo
Clasificación
Codificación
Archivo
Recepción
Registro
Distribución
Recepción
Archivo
Registro
Distribución
Clasificación
Codificación
El expurgo
Consiste en el archivo de la documentación
Consiste en la destrucción de la documentación
Consiste en la comprobación de la documentación
Consiste en el almacenamiento de la documentación
Es una medida de seguridad y acceso a la información
La identificación del personal autorizado con acceso a la documentación
La destrucción de la documentación que haya prescrito y la empresa no estime oportuno su archivo
El establecimiento de claves que impidan el acceso al personal no autorizado
La realización de consultas temporales de documentos
Los incidentes que pueden ocurrir en la oficina y que toda empresa debe prevenir en su plan de seguridad son:
Acceso indebido a datos protegidos
Fuego o inundaciones
Deterioro de la documentación
Destrucción de la información
Falta de formación del personal
Los materiales y equipos de archivo que utilizarías para conservar correctamente las facturas recibidas y emitidas en el año en curso son:
Caja de archivo de plástico almacenada en un armario
Archivadores tipo A-Z colocados en estanterías
En fichas que almacenaría en cajas con guías
En bandejas
Los materiales y equipos de archivo que utilizarías para conservar correctamente la escritura de adquisición de la oficina de la empresa son:
Caja de archivo de plástico almacenada en un armario
Archivadores tipo A-Z colocados en estanterías
En fichas que almacenaría en cajas con guías
En bandejas
Los materiales y equipos de archivo que utilizarías para conservar correctamente los datos de los proveedores habituales son:
Caja de archivo de plástico almacenada en un armario
Archivadores tipo A-Z colocados en estanterías
En fichas que almacenaría en cajas con guías
En bandejas
Los materiales y equipos de archivo que utilizarías para conservar correctamente Los albaranes que aún no han sido revisados son:
Caja de archivo de plástico almacenada en un armario
Archivadores tipo A-Z colocados en estanterías
En fichas que almacenaría en cajas con guías
En bandejas
¿Cuál de los siguientes documentos deben guardarse por imperativo legal?
Las facturas
Los cheques
Las nóminas
Los seguros sociales
Los partes de trabajo
¿Cuál de los siguientes documentos deben guardarse por imperativo legal?
Los recibos
Los tiques de gasolina
Los contratos de alquiler,
Los albaranes
La escritura de propiedad de adquisición de piso de hace 8 años
Los documentos se guardan en un único lugar:
Es un archivo centralizado
Es un archivo definitivo
Es un archivo activo
Es un archivo descentralizado.
Los documentos se consultan con frecuencia:
Es un archivo centralizado
Es un archivo definitivo
Es un archivo activo
Es un archivo descentralizado.
En cada departamento hay creado un archivo
Es un archivo centralizado
Es un archivo definitivo
Es un archivo activo
Es un archivo descentralizado.
Se guardan documentos que no son útiles para la actividad diaria:
Es un archivo centralizado
Es un archivo definitivo
Es un archivo activo
Es un archivo descentralizado.
¿A qué se están refiriendo si oímos hablar de colocación de testigos en un archivo?
A la realización de duplicados de la información o copias de seguridad
A las marcas o elementos que se utilizan para indicar que el documento que se encuentra ahí localizado ha sido retirado
Al establecimiento de niveles de calificación de datos
Al depósito en empresas especializadas en la conservación y custodia de la documentación
