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WorksheetsNormativa digitalización de documentos GRUPO 5 - FICHA 2357645
Total questions: 20
Worksheet time: 14mins
¿A que niveles de la administración pública se aplica el decreto 1080 de 2015?
Nacional, departamental, distrital, municipal, indígenas, territoriales y entidades privadas que cumplen funciones publicas.
Entidades privadas.
Entidades publicas.
Ninguna.
¿A que asunto se refiere la Circular Externa 005 del 2012?
Incluye los principios que sustentan y gobiernan los metadatos para la gestión de registro.
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y acumulaciones oficiales electrónicas en le marco de la iniciativa cero papel.
Establece directrices para la captura y mantenimiento de documentos en formato digital, únicamente, en donde el documento original en papel u otro documento de una fuente no digital, ha sido copiando mediante digitalización.
Crea el sistema nacional de archivos(SNA), establece los principios y las normas que rigen la actividad archivística nacional y definen las funciones y atribuciones de los organismos que la integran.
¿ En la circular Externa 005 del 2012, hay algún Articulo o punto que hable sobre la aplicabilidad de los Procesos Archivísticos?
VERDADERO
FALSO
La NTC-5985 2013 se utiliza para señalar los beneficios y riesgos que se tienen a la hora de digitalizar un documento.
VERDADERO
FALSO
¿Cuál es la Norma para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel?
NTC-ISO-2:2007
Circular externa 005 de 2012
NTC-ISO-3: 2016
Acuerdo 002 de 2014
¿Según la NTC -5985; 2013 cual es el principal problema de la digitalización?
Sus elevados costos
Problemas legales
La edición de formatos
El peso del archivo
¿Qué ley estipula que Las entidades públicas podrán llevar a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o preservación?
AGN Circular Externa 005 De 2012
AGN Acuerdo 002 De 2014
NTC -5985; 2013
AGN Acuerdo De 006 2014
La digitalización se puede dar de 2 formas: Digitalización del proceso de negocios: digitalización continua, rutinaria como parte de los procesos diarios de negocios proyecto de digitalización: digitalización masiva de documentos acumulados basados en proyectos. ¿Qué ley nos dice esto?
AGN Acuerdo De 006 2014
AGN Circular Externa 005 De 2012
NTC -5985; 2013
AGN Acuerdo 002 De 2014
¿Qué norma establece que las entidades públicas podrán llevar a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o preservación?
Acuerdo 002 del 2014
NTC -5985; 2013
AGN Acuerdo De 006 2014
AGN Circular Externa 005 De 2012
¿Cuál de los siguientes no son procesos de gestión documental según el artículo 8 del Decreto 1080 de 2015?
Valoración
Alistamiento
Planeación
Gestión y trámite
El Archivo General de la Nación podrá ordenar que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las instalaciones físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. ¿Qué norma nos señala lo dicho anteriormente?
AGN Acuerdo 002 De 2014
AGN Circular Externa 005 De 2012
NTC -5985; 2013
Decreto 1080 de 2015
¿Cuál es el objetivo que establece la Norma Técnica Colombiana NTC 5985 de 2013?
Establece directrices para el mantenimiento de los equipos de digitalización de documentos.
Establece directrices para una adecuada consulta de información en fuente digital.
Establece directrices para la captura y mantenimiento de documentos en formato digital únicamente, en donde el documento original en papel, u otro documento de una fuente no digital, ha sido copiado mediante digitalización
Ninguno de los anteriores.
La NTC 5985 - 2013 Es útil para la captura y verdadero mantenimiento de documentos en forma digital únicamente. En donde el documento original en papel u otro documento de una fuente ni digital ha sido copiado mediante digitalización.
Verdadero
Falso
Seleccione las respuestas correctas La NTC 5985-2013 se basa en:
La digitalización de expedientes.
Digitalización de documentos de archivos.
Conservación de documentos.
Proceso de conservación y migración de registro digital.
Según la NTC 5985, todos los procesos de digitalización deben tener unos procesos de planificación que deben incluir:
El alcance, propósito, beneficios, equipos y recursos, procesos de control y calidad.
Propósito, beneficios, necesidades, equipos y recursos, procesos de control y calidad.
El alcance, propósito, beneficios, necesidades, equipos y recursos, procesos de control y calidad.
Todas las anteriores.
La digitalización descentralizada, es la implicación colocar varias estaciones de digitalización en diferentes lugares en toda la organización.
Verdadero
Falso
¿Qué riesgos puede tener la digitalización según la NTC 5985?
La tecnología y las normas técnicas usadas para crear las imágenes digitales pueden afectar significativamente la longevidad y la capacidad para reutilizar las imágenes en el futuro.
Puede no ser adecuado destruir los documentos no digitales después del proceso de digitalización, especialmente cuando existen buenas razones para conservar los documentos en su formato no digital.
Este proceso ocupa mucho más tiempo y espacio de almacenamiento físico ocupado por documentos en copia impresa.
Ninguna de las anteriores.
.¿Qué es digitalización centralizada?
Involucra crear un solo sitio para digitalizar
Implica tener una persona encargada de la digitalización
Implica colocar varias estaciones de digitalización en diferentes lugares en toda la organización.
Todas son correctas.
La digitalización descentralizada, es la implica colocar varias estaciones de digitalización en diferentes lugares en toda la organización.
Verdadero
Falso
La gestión de los documentos de fuentes no digitales se debería realizar adecuadamente hasta que se autorice su disposición dentro de un marco más amplio para la gestión de documentos
Verdadero
Falso
