Font size
WorksheetsTEMA 3. PAQUETERIA 2022
Total questions: 56
Worksheet time: 29mins
Las llamadas internas:
Son gratuitas
Cuestan menos dinero que una normal
Las realizo desde mi casa
Si llamas desde tu puesto de trabajo a otra organización...
Está prohibido hacer llamadas a otras organizaciones
Es una llamada externa
Es una llamada interna
¿Cuál es el canal más frecuente en un organismo público?
El email
El teléfono interno
El fax
Cuando hablas por teléfono, tu voz deberá ser:
Agradable y clara, pero a más velocidad
Agradable y clara
Desagradable, natural y clara
Para entregar un paquete en la organización tengo que conocer:
Donde vive la persona
Los departamentos, cargos y responsabilidades
Los departamentos
Al hablar por teléfono, mi actitud debe ser:
Positiva y profesional, reflejando entusiasmo y sinceridad
Positiva pero no muy profesional
Sin entusiasmo ni seriedad
Cuando hablas por teléfono:
El lenguaje debe de ser especializado
El lenguaje debe generar confusión
El lenguaje tiene que ser claro
1) Durante una llamada, llevamos 1 minuto buscando un documento que nos han pedido, ¿Qué debemos hacer?
Colgamos y que nos vuelva a llamar la persona
La persona puede esperar hasta 3 minutos mientras lo busco
Le decimos que vamos a tardar y que la llamaremos cuanto antes
Si efectuamos una llamada:
Es importante saber qué tengo que decir
No debo preocuparme en preparar nada, lo que surja
No es importante saber a quién tengo que llamar
Durante una llamada, lo primero que debemos hacer es:
Expresar el tema de forma clara y profesional
Saludar y presentarnos
Aplicar la técnica de escucha activa
Cuando recibimos una llamada estando en nuestro puesto de trabajo...
Debe superar los tres tonos
No debe superar los tres tonos
Debemos tener conversaciones paralelas
Cuando colgamos una llamada:
Debemos hacerlo de forma rápida, por si llama alguien más
No nos despedimos
La otra persona debe colgar primero
Escrito que ilustra sobre algún hecho o en el que se constan datos importantes
Circular
Porta-firmas
Documento
Según su periodicidad, la prensa puede ser
Diaria
Mensual
Diaria, semanal y mensual
El porta-firmas sirve para:
Anunciar eventos a toda la organización
Guardar documentos importantes para una persona concreta
Que den fe todos los asistentes a una reunión
Los paquetes...
Son objetos que están atados o envueltos para ser transportados
Son objetos que no están atados o envueltos para ser transportados
Podemos abrirlos cuando queramos
¿A qué se refiere la circulación interna de paquetería y documentación?
A documentos y paquetes cuyos destinatarios son otras organizaciones
A personas que circulan por la organización
A los documentos y paquetes cuyos destinatarios son alguna de las personas de la misma organización o departamentos.
La circulación interna:
Sirve como medio de comunicación
No sirve como medio de comunicación
No implica a los trabajadores
¿Cuáles son las fases de gestión de documentación y paquetería de forma interna?
Registro, recepción, clasificación y distribución.
Recepción, registro, clasificación y distribución.
Registro, distribución, clasificación y recepción.
Una convocatoria es:
Un documento externo
Un documento interno
Un escrito que ilustra algún hecho o dato importante
Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y al personal de la misma:
Prensa
Boletines y revistas
Avisos y anuncios
El acta debe estar firmada por:
Solo el director de la organización
El secretario
El secretario y todos los miembros convocados.
¿Cuál de estos documentos es externo?
Memoria
Invitación
Revista
Los documentos externos son:
Los que utiliza la organización en su ámbito interno
Los que utiliza la organización hacia el exterior
La convocatoria, el acta y la nota interior
Un saluda es:
Un tipo de circular
Decir hola al inicio de una conversación
Se utiliza para nombramientos y tomas de posesión
Si trabajo en el ayuntamiento y mando un documento a un taller de coches:
Es circulación externa
Es circulación interna
Es imposible hacer ese envío
Es importante clasificar los documentos y paquetes según:
La hora a la que me van llegando
Por orden alfabético.
La urgencia e importancia y la disposicion de los despachos
Para distribuir los paquetes por la organización:
Es necesario pensar antes el recorrido
Lo importante es acabar cuanto antes, así que empiezo por el primero que tenga
No es necesario pensar antes el recorrido, ya me conozco el sitio
Para coger peso del suelo en la manipulación de cargas:
Hay que flexionar las rodillas con los pies juntos
Hay que flexionar las rodillas con los pies separados
Es importante que la espalda no esté recta
Para transportar peso en la manipulación de cargas:
Espalda recta y flexión de rodillas
La carga debe estar cerca del cuerpo
Hay que girar siempre el cuerpo
Para mantener unas buenas relaciones en el centro de trabajo:
La imagen no es importante
Se deben seguir las normas de protocolo y de cortesía
La comunicación no verbal no es importante
En la manipulación de paquetes, documentos y porta-firmas tienes que:
Garantizar la comodidad de la información
Garantizar que se entregan a la persona equivocada
Garantizar la confidencialidad y seguridad
En la manipulación de paquetes, documentos y porta-firmas:
Puedes abrirlos para ver si está todo correcto
No debes abrirlos, leerlos o manipularlos
Debes leerlos antes de que lo firme la persona a la que va dirigido.
La característica de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella es:
La disponibilidad
La integridad
La confidencialidad
Existe para prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados:
La disponibilidad
La integridad
La confidencialidad
Selecciona la respuesta correcta
Los documentos no contienen datos importantes
La prensa son publicaciones impresas que se diferencian en función de su periodicidad
Los paquetes son objetos que no están atados o envueltospara ser transportados
¿Cuáles son los documentos internos?
Avisos y anuncios, convocatoria, boletines e invitación
Avisos y anuncios, acta y circular
Convocatoria, acta memorias y nota interior
Señala la respuesta correcta
Un acta es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones
La nota interior es una forma de comunicarse entre sí las diferentes empresas de la ciudad
Los anuncios se emplean cuando la organización publica determinadas noticias que no interesan
Cuando tengas que manipular cargas:
- Los pies separados, el derecho más adelante si eres zurdo.
-Flexiona las rodillas.
- Espalda doblada.
- Dobla las rodillas para coger la carga.
- Los pies separados, el derecho más adelante, o el izquierdo si eres zurdo.
-Flexiona las rodillas.
- Espalda recta.
- Dobla las rodillas para coger la carga.
- Los pies juntos, el derecho más adelante, o el izquierdo si eres zurdo.
-Flexiona las rodillas.
- Espalda recta.
- Dobla las rodillas para coger la carga.
Señala la respuesta correcta
Distribución: se clasifican los paquetes y documentos en función del destinatario
Recepción: entrega el documento o paquete a su destinatario
Registro: se registra el documento o el paquete
Una memoria es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones
Verdadero
Falso
Boletines y revistas: son documentos que reflejan los datos y actividades durante un determinado tiempo, suele ser un año.
Verdadero
Falso
Un acta es un documento que recoge los acuerdos alcanzados por un grupo de trabajadores
Verdadero
Falso
En la función de recepción, distribución y entrega de paquetería y documentación, debes saber:
Identificar los cargos y departamentos o áreas para la recogida y distribución
Recoger prensa diaria, organizar lotes por plantas y departamentos y distribuirla
Distribuir la documentación o paquetería con rapidez y exactitud
Cumplir la normativa legal de seguridad y confidencialidad
En el uso del teléfono...
Evitaremos usar terminos desconocidos
Puede ser necesario guardar unos segundos de silencio
Nuestra actitud no ha de ser positiva y profesional
La circulación interna de la paquetería y la documentación se refiere a los documentos y paquetes cuyos destinatarios son personas que no pertenecen a la administración
Verdadero
Falso
Una convocatoria es...
Un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones
Es un documento por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar algún tema en un lugar determinado
Información de carácter general que afectan a la organización y al personal de la misma
¿Qué es?
Una revista
Una circular
Un anuncio
Una memoria es un documento donde aparecen hechos o acontecimientos durante un tiempo, suele ser...
Un mes
Dos años
Un año
Aparece en remitente y el destinatario, tiene una parte donde está la información y además la fecha
Nota interior
Prensa
Circular
¿Qué es?
Circular
Boletín
Invitación
Publicaciones periódicas son:
Anuncios
Prensa
Porta-firmas
Información de ocio y cultura:
Boletines
Convocatoria
Avisos
¿Qué es?
Libreta
Porta-firmas
Paquete
¿Qué es?
Prensa
Anuncios
Boletines
Los documentos que utiliza la administración son:
Documentos internos
Documentos externos
Circular, invitación, anuncios, boletines, actas, memorias, notas internas, prensa....
