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WorksheetsLeccion 6 - Comunicacion y Transferencia de Conocimientos
Total questions: 10
Worksheet time: 20mins
A medida que un proyecto se acerca a la transición a operaciones, varios miembros clave del equipo están programados para retirarse. El proyecto ha cumplido los objetivos de entrega, pero el equipo de operaciones tiene una visibilidad limitada de las decisiones tomadas durante la ejecución que afectan al soporte continuo. ¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Identifique los conocimientos críticos y asegúrese de que se captan y transfieren antes de que se marchen los miembros del equipo.
B. Recurrir a la documentación existente del proyecto sólo en la medida necesaria para apoyar las necesidades de conocimiento tras la transición
C. Pida a los responsables funcionales que determinen qué conocimientos deben conservar las operaciones.
D. Cierre el proyecto según lo previsto y aborde las lagunas de conocimiento si surgen problemas durante las operaciones.
Durante la fase final de un proyecto, las actividades de entrega se han completado, pero los miembros del equipo ya se están centrando en nuevas tareas. Las sesiones de intercambio de conocimientos se saltan para cumplir los plazos a corto plazo, lo que aumenta el riesgo de pérdida de conocimientos durante la transición. ¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Captar los conocimientos restantes mediante actualizaciones de la documentación cuando el tiempo lo permita
B. Reafirme la importancia de la transferencia de conocimientos y dedique tiempo a
compartir ideas críticas.
C. Permita que los miembros del equipo prioricen las próximas tareas una vez finalizada la
entrega.
D. Eleve posteriormente a los responsables funcionales la falta de participación en las actividades de transferencia de conocimientos
Durante la ejecución en curso, un proyecto implica a varios equipos especializados que toman decisiones de diseño e integración con rapidez. Aunque la entrega sigue por buen camino, el director del proyecto se da cuenta de que las decisiones y los razonamientos clave se discuten de manera informal y no se recogen de manera coherente. Aún no han surgido problemas de transición.
¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Pida a los responsables funcionales que recopilen y almacenen conocimientos técnicos en sus equipos.
B. Esperar a que aparezcan riesgos o defectos antes de formalizar las actividades de captura de conocimientos.
C. Confíe en la documentación de final de fase para consolidar los conocimientos posteriores
en un único repositorio formal.
D. Establecer prácticas ligeras para capturar decisiones clave, suposiciones y fundamentos a medida que avanza el trabajo.
A mitad de ejecución, un proyecto introduce un nuevo proveedor y un equipo adicional para acelerar la entrega. Los nuevos participantes se esfuerzan por comprender las decisiones de diseño anteriores y las limitaciones recurrentes, aunque la documentación actual parece completa. La velocidad de entrega empieza a disminuir debido a las repetidas solicitudes de aclaración.
¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Organizar sesiones específicas de intercambio de conocimientos para transferir el contexto
de las decisiones y las ideas prácticas.
B. Indique al nuevo equipo que revise la documentación existente de forma independiente antes de solicitar aclaraciones.
C. Asigne un único experto en la materia para responder a las preguntas que surjan durante la ejecución.
D. Aplazar la transferencia de conocimientos más profundos hasta que el proyecto se aproxime a la transición a las operaciones.
Durante la ejecución en curso, se toman varias decisiones técnicas recurrentes durante los debates entre equipos. Aunque los resultados se implementan con éxito, el razonamiento que subyace a las decisiones clave no se registra de forma coherente. Los nuevos miembros del equipo vuelven con frecuencia sobre las mismas cuestiones, lo que ralentiza la coordinación. ¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Pida a los jefes de equipo que informen a los nuevos miembros de manera informal cuando surjan dudas.
B. Basarse en los documentos de diseño existentes para reflejar las decisiones tomadas una vez finalizada la aplicación.
C. Establecer un mecanismo sencillo para recoger los fundamentos de las decisiones y los supuestos clave a medida que se toman las decisiones.
D. Planifique una sesión detallada sobre las lecciones aprendidas al final de la fase del
proyecto
Al principio de la ejecución, un director de proyecto se da cuenta de que las distintas partes interesadas recurren a actualizaciones informales en lugar de a los canales de comunicación acordados. Aunque todavía no se han planteado problemas, los mensajes incoherentes empiezan a influir en las expectativas y las decisiones. ¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Revisar y reforzar la estrategia de comunicación para alinear canales, contenidos y expectativas.
B. Permita que continúe la comunicación informal, ya que mejora el flujo de información
C. Comunique la incoherencia al patrocinador para imponer disciplina en la comunicación.
D. Aumentar la frecuencia de los informes con las principales partes interesadas para reducir la dependencia de las actualizaciones informales
A mitad de la ejecución, las partes interesadas afirman que reciben actualizaciones con regularidad, pero creen que las decisiones clave se toman sin la suficiente visibilidad ni oportunidad de hacer aportaciones. Aunque la ejecución sigue por buen camino, la confianza en el proceso empieza a erosionarse.
¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Mantener la cadencia actual de presentación de informes, ya que el rendimiento de las entregas sigue siendo aceptable
B. Aumentar la transparencia compartiendo los fundamentos de las decisiones e invitando a las partes interesadas a hacer aportaciones
C. Limitar la participación de las partes interesadas a las revisiones formales para evitar ralentizar la toma de decisiones
D. Elevar las preocupaciones sobre la confianza al patrocinador para obtener orientación
sobrelaparticipacióndelaspartesinteresadas
Durante la ejecución, un director de proyecto observa que las comunicaciones formales del proyecto se entregan a tiempo, pero los malentendidos siguen apareciendo tarde, cuando ya se han tomado las decisiones. Las partes interesadas confirman que reciben información, pero creen que sus puntos de vista no se tienen en cuenta o no se incorporan. ¿Qué medidas debe tomar el director del proyecto para establecer un circuito de retroalimentación eficaz? (Seleccione todas las que procedan)
A. Crear oportunidades estructuradas para que las partes interesadas den su opinión sobre las decisiones y las comunicaciones.
B. Validar la comprensión de las partes interesadas resumiendo los mensajes clave y
confirmando la interpretación
C. Aumente ligeramente el volumen de los informes de situación para reducir la probabilidad de malentendidos.
D. Incorporar los resultados de la retroalimentación en los futuros contenidos de comunicación y procesos de decisión, según sea necesario
E. Limite las solicitudes de feedback a los principales hitos formales posteriores para evitar sobrecargar a las partes interesadas.
Un director de proyecto prepara actualizaciones de estado periódicas para múltiples grupos de partes interesadas. Aunque la información entregada es precisa, algunas partes interesadas indican que los informes no respaldan sus necesidades de toma de decisiones, y otras solicitan información que no es relevante para su función o nivel de responsabilidad. ¿Qué debe hacer el jefe de proyecto?
A. Pida a las partes interesadas que adapten sus expectativas al formato de informe existente.
B. Proporcione la misma información detallada sobre la situación a todas las partes interesadas para garantizar la coherencia
C. Aumente la frecuencia de los informes para que las partes interesadas puedan extraer lo que necesitan.
D. Revisar los requisitos de información de las partes interesadas y adaptar el contenido de los informes a las necesidades de decisión.
Durante la ejecución, varios equipos interfuncionales informan de que las decisiones que afectan a su trabajo se finalizan en reuniones de liderazgo sin su aportación. Aunque se cumplen los objetivos de entrega, la colaboración se debilita y los equipos se sienten desvinculados del proceso de toma de decisiones. ¿Qué medidas debería tomar el director del proyecto para fomentar la transparencia y la
colaboración? (Seleccione todas las que procedan)
A. Comparta los fundamentos de las decisiones clave y cómo se evaluaron las compensaciones
B. Invite a los representantes de los equipos pertinentes a que hagan sus aportaciones antes de que se tomen las decisiones definitivas
C. Comunique sólo las decisiones finales para evitar confusiones y mantener la eficacia.
D. Cree foros periódicos para el debate entre equipos sobre las próximas decisiones.
E. Centralizar la autoridad de toma de decisiones en el grupo de liderazgo para agilizar la ejecución.
