Việc tổ chức quản lý văn bản điện tử phải thực hiện theo quy định của pháp luật, phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, an toàn bí mật và theo (a)   nhà nước đã quy định.

Tất cả văn bản điện tử phải được đăng ký vào

(a)  

Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan tổ chức. Số đến của văn bản lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa (a)  

Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết hoặc chủ trì phải giải quyết văn bản điện tử đến nhanh chóng, kịp thời theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đúng (a)  

Tất cả văn bản điện tử đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào (a)   trừ những loại được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật để quản lý tập trung.

Số của một văn bản đi là (a)   quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.

Xác nhận văn bản điện tử đi, đến gửi và nhận đúng (a)   của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

Bảo đảm văn bản điện tử được chuyển giao toàn vẹn, (a)   trong môi trường mạng

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định (a)  

Hình ảnh, vị trí chữ ký của người có thẩm quyền là (a)   của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng PNG nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là (a)   của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về phía bên trái.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản không thực hiện ký số lên (a)   Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo vị trí góc trên bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo, Hình ảnh chữ ký số của cơ quan tổ chức không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ, phút, giây; múi giờ.

Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản điện tử thực hiện các công việc: Xác định (a)   và độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản điện tử, người có thẩm quyền (a)   vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản điện tử (tạo lập văn bản) chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và (a)   về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Bản thảo văn bản điện tử phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình (a)   xem xét, quyết định.

Thể thức văn bản điện tử là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những (a)   áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Tạo lập văn bản điện tử là việc soạn thảo văn bản trên (a)   hoặc số hóa văn bản

Người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và (a)   trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản do cá nhân trong đơn vị soạn thảo.

Người được giao trách nhiệm (Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính, Thư ký lãnh đạo, văn thư cơ quan) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và (a)   về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Văn thư cơ quan cấp số, ngày, tháng, năm cho văn bản điện tử bằng (a)  

Quy trình trình ký văn bản trên Hệ thống gồm: Chờ xử lý\chọn văn bản điện tử đến xem chi tiết\ (a)   văn bản\Văn bản đi\Văn bản trình ký\Thêm mới văn bản trình ký\Nhập nội dung các trường thông tin ban đầu của văn bản điện tử đi.

Đăng ký văn bản điện tử là cập nhật những thông tin cần thiết của văn bản như số ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại, trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác trên (a)   để quản lý và tra tìm văn bản

Văn thư cơ quan thực hiện ký số cho (a)   và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống. Đối với cơ quan Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định, văn thư cơ quan in văn bản điện tử ra giấy, đóng dấu cơ quan, tổ chức để lưu bản chính văn bản giấy.

Phần mềm ký số là chương trình phần mềm có chức năng (a)   vào văn bản điện tử.

Văn bản điện tử đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng (a)   tương đương. Văn bản điện tử đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Văn thư cơ quan gửi văn bản điện tử có trách nhiệm (a)   , theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng nơi nhận

Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (số hóa văn bản giấy) và (a)   của cơ quan, tổ chức.

Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trong (a)   của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Văn bản điện tử đến là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được trình bày theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy, do cơ quan tổ chức (a)   từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, đơn thư... trên môi trường điện tử.

Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được (a)   từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.

Khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, Văn thư cơ quan phải kiểm tra (a)   , tính toàn vẹn của văn bản ký số.

Tính xác thực của văn bản điện tử ký số là văn bản điện tử thông qua chữ ký số được ký số gắn với văn bản điện tử xác định được (a)   hoặc cơ quan, tổ chức ký số vào văn bản điện tử

Tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số là văn bản điện tử sau khi được ký, (a)   không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử ký và lưu trữ.

Đăng ký văn bản điện tử đến là việc ............. cần thiết của văn bản điện tử đến như: Tác giả, số ký hiệu, tên loại, trích yếu nội dung.... và những thông tin cần thiết của văn bản điện tử vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản và điều hành trên Hệ thống

(a)  

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm (a)   kịp thời văn bản điện tử đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm nghiên cứu, tổ chức giải quyết văn bản đến (a)   , đúng quy định của pháp luật hiện hành và các quy định khác có liên quan và quy chế làm việc, quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến có trách nhiệm (a)   cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cập nhật vào Hệ thống trường thông tin Số và ký hiệu hồ sơ

Đối với văn bản điện tử đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải (a)   trước

Mọi tác động, các vết tích giải quyết văn bản của các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết văn bản điện tử đến lưu trên Hệ thống. Hệ thống hiển thị và thông báo tới người có trách nhiệm (a)   xử lý văn bản đã giải quyết xong, chưa giải quyết, đã quá hạn, thông báo thời gian sắp hết hạn trả lời.

Nguyên tắc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử: Chữ ký số phải gắn kèm (a)   sau khi ký số; Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để (a)   các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bảo sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử

Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho (a)   cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng

Các cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản (a)   thiết bị lưu khóa bí mật, khóa bí mật

Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến (a)   cơ quan, tổ chức hoặc người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản, sau đây gọi chung là người có thẩm quyền

Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin: (a)   ; Ý kiến phân phối, chỉ đạo; trạng thái xử lý văn bản; Thời hạn giải quyết

 Đối với văn bản điện tử đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, (a)   phải xác định rõ và chỉ đạo đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết văn bản.

Trường hợp VB điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên (a)   và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết (a)   văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những vb đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được (a)   (xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tc; cập nhật vào Hệ thống: Mã hồ sơ (Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ, Năm hình thành hồ sơ, Số và ký hiệu hồ

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, (a)   , kích thước bằng kích thước thực thế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái

Văn bản điện tử đến là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được (a)   hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật định dạng theo quy định do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn (a)   , chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn.

Thông tin về người ký số; cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được (a)   trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số

Trường hợp văn bản điện tử không đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải (a)   cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống

Trường hợp phát hiện văn bản điện tử gửi đến có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay (a)   giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản

Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản điện tử đến có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc (a)   bằng chức năng của Hệ thống

Việc đăng ký văn bản điện tử đến phải bảo đảm (a)   các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản điện tử đến không đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của Pháp luật.

Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu (a)   có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng (a)   nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử

DMHS do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được (a)   vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ

Danh mục hồ sơ điện tử là bảng kê có hệ thống những (a)   dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức

Danh mục hồ sơ điện tử phải đầy đủ các yếu tố (a)   theo quy định của pháp luật về công tác văn thư

Danh mục hồ sơ điện tử được cập nhật cho từng (a)   của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống

Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình (a)   của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định (a)   về công tác văn thư, lưu trữ

Hồ sơ điện tử phải nộp lưu vào (a)   đúng thời hạn

Trình tự thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định (a)   về công tác văn thư.

Người đứng đầu cơ quan tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại phụ lục V (a)   ngày 05/3/2020

Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ điện tử cho từng (a)   đơn vị, cá nhân trên Hệ thống

Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ điện tử (a)   trên Hệ thống

Khi lập hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những (a)   về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống gồm: Văn bản đến; Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ lần (1,2,3..) Văn bản, tài liệu thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý, điều hành, giải quyết công việc; Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.

Hệ thống tự động cập nhật vào hồ sơ: quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết (a)   , Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.

Quy trình lập hồ sơ điện tử gồm Lập (a)   hồ sơ, Lập hồ sơ, Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 (a)   của Chính phủ về công tác văn thư