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WorksheetsUT4 El archivo y su gestión
Total questions: 58
Worksheet time: 29mins
La RAE define principalmente archivo como:
Documento informático generado por el usuario
Cuales de estas opciones no cuenta con una característica del archivo:
Flexibilidad, innovación y seguridad
Eficiencia, eficacia y movilidad
Facilidad de uso, reciclado e innovación
Flexibilidad, innovación y seguridad
Eficiencia, eficacia y movilidad
Facilidad de uso, reciclado e innovación
¿Qué Ley establece el imperativo legal de conservar la documentación?
Cuando la empresa conserva facturas por si son requeridas por Hacienda, ¿qué función está cumpliendo nuestro archivo?
En un juicio, la aportación de facturas almacenadas en el archivo permite:
Guardar, conservar y custodiar expedientes
Generar confianza entre Administraciones públicas y empresa privada
¿Cuáles son las principales amenazas a las que se enfrenta el archivo?
La falta de inversión y la falta de formación de los empleados
1. A la hora de archivar una solicitud de presupuesto realizada por el Ayuntamiento de Cartagena, lo archivaré en:
A la hora de archivar una solicitud de presupuesto realizada por la empresa Murcia, SA, lo archivaré en:
A la hora de archivar facturas realizadas en las últimas semanas lo haré en el archivo:
A la hora de archivar las transferencias realizadas los últimos dos años lo haré en el archivo:
A la hora de archivar las transferencias realizadas los últimos dos años lo haré en el archivo:
A la hora de archivar la escritura de compra de un terreno lo haré en el archivo:
En la actualidad, el archivar documentación en formatos como pdf o doc deriva en archivos de tipo:
A la hora de facilitar el tema de archivo en una pequeña empresa, tenderemos a un tipo de archivo:
Cuál de estos listados no es un requisito que deba cumplir una adecuada organización del archivo:
Ser constante y dar a conocer a todo el personal los criterios seleccionados
Realizar una clasificación metódica y bien planificada
Cuál de estos listados no es un requisito que deba cumplir una adecuada organización del archivo:
Ser constante y dar a conocer a todo el personal los criterios seleccionados
Realizar una clasificación metódica y bien planificada
a. Deber ser lo más impersonal posible estableciéndose según criterios del sector
Cuando agrupamos los documentos de acuerdo con características o propiedades comunes a todos estamos haciendo:
Codificar
Ordenar
Cuando distribuimos elementos dentro de los grupos creados en una clasificación estamos haciendo:
Codificar
Ordenar
Cuando asignamos letras y números a los documentos clasificados estamos haciendo:
Clasificar
Ordenar
Codificar
La palabra o elemento clave que se establece como elemento diferenciador en a la hora de clasificar recibe el nombre de:
Cuál de estas afirmaciones es una ventaja del sistema de clasificación alfabética:
Cuál de estas afirmaciones es una ventaja del sistema de clasificación numérica:
Cuál de estas afirmaciones es una ventaja del sistema de clasificación alfanumérica:
Cuál de estas afirmaciones es un inconveniente del sistema de clasificación alfabética:
Es complicado tratar con un código de letras y números
Se necesita señalar el lugar de donde se extrajo el documento con testigos
Cuál de estas afirmaciones es un inconveniente del sistema de clasificación numérica:
Es complicado tratar con un código de letras y números
Se necesita señalar el lugar de donde se extrajo el documento con testigos
Cuál de estas afirmaciones es un inconveniente del sistema de clasificación alfanumérica:
Es complicado tratar con un código de letras y números
Se necesita señalar el lugar de donde se extrajo el documento con testigos
Cual de estas afirmaciones es una ventaja de una clasificación por asunto:
Posibilita la introducción de subdivisiones
Se trata de un criterio generalizado y conocido
Cual de estas afirmaciones es una ventaja de una clasificación geográfica:
Posibilita la introducción de subdivisiones
Se trata de un criterio generalizado y conocido
Cual de estas afirmaciones es una ventaja de una clasificación cronológica:
Posibilita la introducción de subdivisiones
Se trata de un criterio generalizado y conocido
Cual de estas afirmaciones se considera un inconveniente en un sistema de clasificación por asunto:
Precisa de utilizar una lista auxiliar para su ordenación posterior
Deja de ser práctico cuando los documentos por municipio aumentan
Obliga a conocer la fecha para su localización
Deja de ser práctico cuando los documentos por municipio aumentan
Cual de estas afirmaciones se considera un inconveniente en un sistema de clasificación geográfico:
Deja de ser práctico cuando los documentos por municipio aumentan
Cual de estas afirmaciones se considera un inconveniente en un sistema de clasificación cronológico:
Deja de ser práctico cuando los documentos por municipio aumentan
¿En qué fase del seguimiento se realizan copias si hay más de un destinatario?
Registro
Distribución
Codificación
En qué fase del seguimiento se asigna el sistema adecuado a la documentación (Alfabético, numérico…)
Archivo
Distribución
Codificación
A la hora de almacenar documentos hay que tener en cuenta:
Disponer de un espacio adecuado y adecuadas condiciones ambientales
Se archivará los documentos lo antes posible
A la hora de fijar una política de conservación se establecen:
Mantenimiento y control de instalaciones
Adopción de medidas preventivas y control de acceso
Un documento imprescindible a la hora de acceder y entregar documentación es:
¿Cuáles de estos documentos no expurgarías en un proceso de archivo?
Nóminas de empleados que no forman parte de la empresa
Listado de clientes del año 2014
¿Cuáles de las siguientes causas no son elemento que condicione los materiales y equipos de archivo?
Este material de archivo permite anotar en uno de sus lados, es reutilizable y son de cartón o plástico. Nos referimos a:
Cual de las siguientes afirmaciones no es una ventaja a la hora de establecer un archivo informático:
Cuales de normas no corresponde a las relacionadas con la seguridad y acceso a la documentación.
Actualizar los programas de detección de virus que evitan el deterioro o destrucción de la información
Cuáles de normas no corresponde a las relacionadas con la seguridad y acceso a la documentación.
Identificación del personal autorizado con acceso a la documentación
Establecimiento y supervisión de unas correctas condiciones ambientales
Instalación de un traductor que permita traducir los documentos de manera fehaciente
Identificación del personal autorizado con acceso a la documentación
Instalación de un traductor que permita traducir los documentos de manera fehaciente
Establecimiento y supervisión de unas correctas condiciones ambientales
1. ¿Qué es un plan de seguridad referente a la seguridad y acceso a la documentación?
Es un plan que establece pautas y actuaciones básicas planificadas en los tiempos necesarios para llevar a cabo la conservación de la documentación.
¿Qué incidente trato de evitar realizando duplicados de la información y copias de seguridad?
Deterioro de la documentación
Fuego
Inundaciones
¿Qué incidente trato de evitar con el depósito de la documentación en cámaras de seguridad de bancos o empresas especializadas?
Falta de formación del personal
Atendiendo a al secreto en la información, esta puede ser:
De entrada, de salida o de expurgo
Se define archivo como:
El archivo se crea para guardar documentos:
Por imperativo legal
Por interés de la empresa
El archivo de gestión recibe el nombre de:
Cuando una empresa tiene un archivo en cada departamento y otro común para toda la empresa, posee un archivo:
Mixto
La palabra ordenatriz en una clasificación es:
La palabra por la que se va a clasificar
La palabra clave
El orden ascendente en la clasificación del sistema alfabético es:
Z-A.
A-Z.
No existe ese tipo de orden.
En la clasificación alfabética no se tienen en cuenta:
Las palabras que definan el tipo de empresa
Las partículas de apellidos extranjeros
El sistema de clasificación numérica:
Necesita de índices.
Es complicado de utilizar.
Se adapta a todo tipo de documentos.
Se utiliza el sistema de clasificación geográfica:
Combinado con el sistema numérico.
Ninguna de las respuestas es correcta.
Si un empleado quiere consultar un documento del archivo, debe:
Ponerlo en conocimiento del departamento correspondiente.
Acceder al archivo correspondiente.
Es información privada:
Los datos personales de los trabajadores.
Un acuerdo firmado para la venta de productos con un cliente.
Un acuerdo de colaboración con proveedores.
