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WorksheetsREVISÃO - AV60 Organização e Controle de Documentos
Total questions: 53
Worksheet time: 43mins
O que significa o conceito "5S" aplicado à organização de documentos?
Um software de organização de documentos digitais.
Um método japonês para organizar o ambiente de trabalho, incluindo documentos físicos e digitais.
Um sistema de armazenamento na nuvem.
Um modelo de gestão de arquivos físicos.
No método 5S, o que representa o "Seiri"?
Limpeza do espaço físico.
Descartar o desnecessário e manter apenas o que é útil.
Organização de documentos digitais.
Treinamento de equipe para gestão de arquivos.
Qual é o principal objetivo do "Seiton" no sistema 5S?
Separar documentos por data.
Organizar tudo de forma que seja fácil encontrar e acessar.
Criar backups regulares de documentos digitais.
Excluir documentos antigos.
No 5S, o "Seiso" refere-se a:
Manter os arquivos digitais atualizados.
Limpeza e manutenção do ambiente de trabalho e documentos.
Triar documentos por categoria.
Criar pastas específicas para cada cliente.
O "Seiketsu" tem como foco:
Criar uma cultura de limpeza e organização padronizada e constante.
Selecionar documentos digitais para exclusão.
Controlar a entrada de novos arquivos.
Definir regras de nomenclatura de documentos.
Como o "Shitsuke" se aplica à gestão de documentos?
Manter a organização com disciplina e rotina estabelecida.
Digitalizar todos os documentos físicos.
Controlar o backup de documentos.
Criar novas categorias de arquivos digitais.
Qual dos princípios do 5S é fundamental para garantir que a organização e controle de documentos permaneçam consistentes ao longo do tempo?
Seiri.
Seiton.
Shitsuke.
Seiketsu.
Ao aplicar o "Seiri" na gestão de documentos digitais, qual seria a ação mais apropriada?
Excluir todos os arquivos mais antigos.
Manter apenas os documentos necessários e organizar os restantes.
Criar pastas para documentos desnecessários.
Transferir todos os documentos para um HD externo.
Qual é o benefício principal da triagem de documentos no ambiente de trabalho digital?
No processo de triagem de documentos, o que deve ser feito com documentos duplicados?
Arquivá-los em pastas diferentes.
Mantê-los caso precisem ser reutilizados.
Eliminá-los para evitar confusão e sobrecarga de dados.
Armazená-los na nuvem.
Qual é a principal função do controle de documentos digitais em uma organização?
Eliminar a necessidade de arquivos físicos.
Facilitar o acesso e garantir a segurança e integridade dos documentos.
Aumentar a quantidade de documentos armazenados.
Transferir todos os arquivos para um sistema na nuvem.
Qual o principal desafio na gestão de documentos digitais em uma empresa?
Organizar os documentos por cor.
Evitar a perda de dados e garantir backups regulares.
Definir a data de criação de documentos.
Aumentar a quantidade de documentos.
No contexto do 5S, como o "Seiketsu" se aplica ao controle de documentos digitais?
Realizando auditorias mensais em arquivos e pastas.
Padronizando os processos de organização e nomenclatura dos arquivos digitais.
Mantendo documentos digitais em múltiplos locais.
Criando arquivos provisórios para novos documentos.
O que é um sistema de gestão de documentos (SGD)?
Uma ferramenta de marketing digital.
Um software que ajuda a armazenar, organizar e acessar documentos digitais de forma eficiente.
Um método de triagem de documentos físicos.
Uma técnica de vendas.
Qual é a vantagem principal de utilizar um Sistema de Gestão de Documentos (SGD)?
Aumentar o número de documentos armazenados.
Facilitar o acesso, a segurança e a conformidade regulatória dos documentos.
Eliminar a necessidade de triagem de documentos.
Aumentar o volume de tráfego no site da empresa.
Qual é o risco de não realizar backups regulares de documentos digitais?
O sistema pode ser sobrecarregado.
A empresa pode perder dados importantes em caso de falhas de sistema.
A empresa ficará sem espaço em disco.
Os documentos podem se duplicar.
Qual a importância da "nomenclatura padronizada" na organização de documentos digitais?
Qual o objetivo principal da organização de documentos em um ambiente de trabalho?
Aumentar a quantidade de arquivos disponíveis.
Facilitar o acesso, reduzir o tempo de busca e aumentar a eficiência.
Reduzir o custo com armazenamento físico.
Gerar mais documentos digitais.
No controle de documentos, o que são "metadados"?
Informações detalhadas sobre o conteúdo de um documento, como autor e data de criação.
A quantidade total de arquivos em um sistema.
Informações duplicadas de documentos.
O tamanho do arquivo digital.
A triagem de documentos digitais ajuda a:
Aumentar o número de documentos armazenados.
Eliminar duplicatas e identificar documentos desnecessários ou desatualizados.
Reduzir o espaço em disco sem eliminar nenhum arquivo.
Criar novos documentos automaticamente.
Ao realizar uma triagem de documentos, qual é a melhor prática para lidar com documentos que não são mais necessários?
Mover os documentos para uma pasta de backup.
Excluí-los permanentemente ou arquivá-los de acordo com a política de retenção.
Transferir os documentos para um HD externo.
Manter os documentos em uma pasta de arquivos obsoletos.
Como a limpeza ("Seiso") do ambiente digital pode impactar a produtividade?
Apenas esteticamente, melhorando a aparência do ambiente de trabalho.
Reduzindo a quantidade de dados na empresa.
Facilitando o acesso rápido a arquivos importantes e eliminando distrações causadas por desorganização.
Aumentando o número de arquivos ativos.
Qual é o maior risco ao não realizar a gestão adequada de documentos digitais?
A empresa pode gastar mais com novos sistemas de armazenamento.
A perda de informações importantes e a ineficiência operacional.
O aumento da quantidade de arquivos inativos.
A falta de novas categorias de arquivos.
Qual o papel do "Shitsuke" na manutenção de uma organização eficaz de documentos digitais?
a) Eliminar a necessidade de treinamento da equipe.
b) Garantir a disciplina e a adesão contínua às regras de organização.
c) Automatizar a criação de novos documentos.
d) Aumentar a quantidade de documentos.
Qual das opções abaixo representa um benefício de uma política de gestão de documentos eficaz?
a) Aumento no volume de dados.
b) Redução de custos com armazenamento físico e digital.
c) Eliminação completa de arquivos físicos.
d) Automação de todos os processos de arquivo.
Como a padronização no processo de organização de documentos contribui para a administração?
a) Ao garantir que a equipe administrativa possa acessar rapidamente materiais de campanha e dados de clientes, aumentando a eficiência.
b) Reduzindo o número de campanhas de marketing ativas.
c) Aumentando a quantidade de dados a serem analisados.
d) Eliminando a necessidade de análise de dados.
O que caracteriza um documento digital que deve ser arquivado?
a) Um documento desnecessário para a operação diária, mas importante para referência futura ou compliance.
b) Qualquer documento que não foi utilizado no último mês.
c) Documentos com mais de 5 anos.
Qual é o papel dos backups automáticos na gestão de documentos digitais?
Aumentar o espaço de armazenamento.
Garantir a segurança das informações, evitando perdas de dados em caso de falha no sistema.
Eliminar documentos desnecessários.
Facilitar o acesso a documentos inativos.
A figura geométrica azul na imagem faz parte
Do organograma e significa "Dúvida"
Do cronograma e significa "Decisão"
Do fluxograma e significa "Decisão"
Do mapa mental e significa "Decisão"
Sobre o uso da informática na gestão de arquivos é correto afirmar
Facilita o trabalho, porém não garante agilidade
Até facilita o trabalho,mas só dá certo manipular os arquivos com internet
Facilita a recuperação do arquivo físico/digital ou na núvem, sendo possível o uso tanto na intranet como na internet, entre outras vontagens
Trouxe muitos avanços para a arquivologia, porém não oferece nenhuma segurança
Sobre o 5 S, uma técnica de organização indicada para organizar arquivos, é correto afirmar
Por não ser sistêmica, a técnica pode ser aplicada sem obdecer a ordem dos 5 sensos
Separa o útil do inútil está indicado no segundo S "Organização"
O quinto S representa a padronização que garante a manutenção da organização
O senso de "utilização" é o ponta pé inicial para organização. Significa separar o necessário do que não é
A figura geométrica azul na imagem faz parte
Do organograma e significa "Dúvida"
Do cronograma e significa "Decisão"
Do fluxograma e significa "Decisão"
Do mapa mental e significa "Decisão"
De acordo com a imagem é possível notar que
O método de arquivamento com cores por si só garante a recuperação da informação em tempo hábil
O método de arquivamento com cores está associado a outro(s) métodos
Causa confusão ótica e mental em quem trabalho no arquivo
É apenas mais uma invenção para que vende acessórios de arquivos
Os organogramas retratam
O caminho a seguir para o desenvolvimento de um processo, serviço ou produto
A relação de hierarquia, autoridade e comunicação dentro da empresa
A relação que se atribui às atividades e ao tempo ou período para desenvolvê-las, podendo considerar também custos envolvidos
uma técnica japonesa que utiliza folhas de papel
Quais são os tipos de documentos mais comuns na documentação administrativa?
E-mails, mensagens de texto, post-its, cartões de visita
Ofícios, memorandos, circulares, relatórios, atas, requerimentos, entre outros.
Livros, revistas, jornais, panfletos
Cartas, bilhetes, contratos, recibos
Qual a diferença entre documentos físicos e documentos digitais na documentação administrativa?
Documentos digitais não podem ser facilmente compartilhados, ao contrário dos documentos físicos
Documentos físicos são armazenados em nuvem, enquanto documentos digitais são impressos em papel
Documentos físicos são mais seguros do que documentos digitais
Documentos físicos são impressos em papel e ocupam espaço físico, enquanto documentos digitais são arquivos eletrónicos armazenados em dispositivos digitais.
Por que é importante manter a documentação administrativa organizada e atualizada?
Atualizar a documentação apenas uma vez por ano para economizar tempo
Ignorar a organização da documentação para manter um ar misterioso na empresa
Para garantir a eficiência operacional, facilitar auditorias, tomar decisões baseadas em dados precisos, evitar retrabalho e possíveis penalidades legais.
Manter a documentação desorganizada para confundir os concorrentes
Como a documentação administrativa pode contribuir para a transparência e eficiência de uma empresa?
Práticas de documentação excessivamente detalhadas e complexas podem sobrecarregar os fluxos de trabalho e aumentar a probabilidade de erros.
Documentação administrativa bem organizada e detalhada pode fornecer insights claros sobre as operações da empresa, processos de tomada de decisão e transações financeiras. Essa transparência ajuda a construir confiança com as partes interessadas e permite uma auditoria mais fácil. Além disso, práticas eficientes de documentação otimizam os fluxos de trabalho, reduzem erros e garantem conformidade com regulamentos.
Documentação administrativa mínima e superficial pode ser suficiente para atender às necessidades da empresa, sem a necessidade de transparência adicional.
Documentação administrativa confusa e desorganizada pode dificultar a compreensão das operações da empresa e gerar desconfiança com as partes interessadas.
O que se deve fazer com um documento que valor histórico ou jurídico (legal)?
Descartar
Carinho
Armazenar permanentemente (pelo período necessário)
Rasgar e picotar
Quais estratégias e ferramentas podem ser adotadas para facilitar a tomada de decisões na
gestão de documentos digitais e garantir eficiência e segurança?
Usar IA, segurança, governança, treinamentos quando necessário, integração e sistema de
gestão
Usar sistema de treinamento e arquivo físico nas empresas
Usar sistema de gestão, automação, IA, governança, segurança, integração e treinamento
contínuo
Arquivar, controlar, fragmentar, digitalizar, envelopar e descartar
Extensão com principal tecnologia para criação de sites.
Extensão do Microsoft Word utilizado como padrão na gravação de arquivos textos.
Este tipo de arquivo é usado pelo Excel para criar e editar planilhas.
Característica de ser fechado, isto é, não permitir mudanças no conteúdo gravado.
Este tipo de arquivo é usado pelo Excel para criar e editar planilhas.
Usado no Microsoft Word como padrão na gravação de arquivos textos.
Usado no Power Point como padrão dos arquivos de apresentação
Esse tipo de arquivo é utilizado para criação animações sem som.
Esse tipo de arquivo é utilizado para criação animações sem som.
É basicamente o principal formato de arquivos de imagens digitais atualmente.
É um arquivo texto ou texto
puro como é mais conhecido.
Esse tipo de arquivo de imagem suporta transparência
São formatos de arquivos de áudio.
Usado no Microsoft Word como padrão na gravação de arquivos textos.
Usado no Power Point como padrão dos arquivos de apresentação
É basicamente o principal formato de arquivos de imagens digitais atualmente.
É basicamente o principal formato de arquivos de imagens digitais atualmente.
Esse tipo de arquivo é utilizado para criação animações sem som.
Indica um arquivo compactado
com outros arquivos ou pastas.
Esse tipo de arquivo de imagem suporta transparência.
É basicamente o principal formato de arquivos de imagens digitais atualmente.
Indica um arquivo compactado com outros arquivos ou pastas.
É um arquivo texto ou texto puro como é mais conhecido.
Usado no Power Point como padrão dos arquivos de apresentação
Esse tipo de arquivo de imagem suporta transparência
Indica um arquivo compactado com outros arquivos ou pastas.
É basicamente o principal formato de arquivos de imagens digitais atualmente.
Esse tipo de arquivo é utilizado para criação animações sem som.
Qual a versão mais nova do sistema operacional Windows?
Windows XP
Windows 10
Windows 11
Windows 12
Windows ME
Indica um arquivo compactado com outros arquivos ou pastas.
Arquivo de video que suporta legendas
Esse tipo de arquivo suporta transparência, conhecido como arquivo de imagem.
É usado no Power Point como padrão dos arquivos de apresentação
Esse tipo de arquivo é utilizado para criação animações sem som.
São aquivos de video que possuem suporte para legendas
São arquivos de video de formato padrão do Windows
São formatos de arquivos de áudio.
Complete o conceito apresentado com a palavra adequada:
(...) é uma constatação sólida e comprovada sobre um fato, hipótese ou padrão de comportamento provenientes dos dados.
Documento
Dado
Informação
(...) toda informação registrada (seja em meio físico ou eletrônico), possível de ser utilizada em estudos, consultas e pesquisas que reproduz uma situação e/ou podem ser utilizados para comprovação de algo.
Informação
Documento
Dado
Sobre a Classificação quanto ao gênero marque a alternativa incorreta.
Cartográficos são documentos com representações geográficas.
Iconográficos são documentos que contém gráficos em geral
Textuais são documentos impressos e manuscritos
Informáticos são documentos registrados em HD, Disquete e CD
