WorksheetsModul 3 : Kegiatan Evaluasi Pengelolaan Arsip
Total questions: 35
Worksheet time: 35mins
Ijazah merupakan bagian dari arsip ……
vital
penting
berguna
tidak berguna
tidak penting
Daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya adalah jadwal ……
pemusnahan arsip
penyusutan arsip
retensi arsip
penyerahan arsip
pemindahan arsip
Penilaian arsip berdasarkan nilai ALFRED, arsip vital berkisar antara ……
0 – 9%
50 – 89%
10 – 49%
90 – 100%
50 – 99%
Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sebaiknya ……
diambil
disimpan
diduplikasi
dibuang
dipakai
Kegiatan pendataan pencatatan fisik arsip (foto, film dan rekaman) ataupun nonfisik (jangka waktu, jumlah, volume arsip) disebut ……
inventarisasi
investasi
inovasi
inaktif
indeks
Kegiatan yang dilakukan ketika jadwal retensi arsip dilakukan oleh pimpinan perusahaan dan sebelum diserahkan ke ANRI adalah ……
penyimpanan
pemusnahan
pengesahan
pembuangan
penilaian
Kegiatan penyusutan arsip dimulai pada saat pemindahan arsip inaktif dari
unit kearsipan
lembaga kearsipan daerah
arsip nasional RI
unit pengolah
Arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional diserahkan kepada Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. Pernyataan tersebut merupakan cara penyusutan arsip, yaitu ……
pengaturan arsip
penyerahan arsip
pemindahan arsip
pemusnahan arsip
penyimpanan arsip
Arsip dengan persentase angka pemakaian 50 – 89% disebut arsip ……
penting
berguna
vital
istimewa
tidak berguna
Arsip yang bernilai guna administrasi, hukum, keuangan, sejarah dll sebagainya. Ini jenis arsip menurut...
Subjek atau isi
Fungsinya
Sifat kepentingannya
Nilai gunanya
Bentuk dan wujudnya
Berikut yang bukan merupakan salah satu manfaat dari keberadaan sistem penyimpanan arsip adalah ...
Arsip tertata dengan rapi
Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
Arsip tidak mudah hilang
Mudah dalam melakukan penyusutan
Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
Arsip dinamis yang dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang biasanya .... dari seluruh arsip yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan.
15%
20%
25%
30%
Berikut yang tidak termasuk dokumen pemusnahan arsip adalah ……
berita acara
Jadwal Retensi Arsip
surat rekomendasi tim
daftar arsip yang dimusnahkan
surat persetujuan kelapa ANRI
Penyusutan Arsip Meliputi .....
Pemusnahan Arsip
Penyerahan Arsip
Pemindahan Arsip
semua benar
Penyerahan Arsip dilakukan oleh .... kepada .....
Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan
Unit Kearsipan kepada Unit Pengolah
Unit Pengolah kepada Lembaga Kearsipan
Unit Kearsipan kepada Lembaga Kearsipan
Nilai Guna Sekunder memiliki kriteria kecuali
memiliki nilai guna kebuktian
memiliki nilai guna primer
memiliki nilai guna informasional
memiliki nilai guna intrinsik
Arsip elektronik disebut juga sebagai arsip ……
digital
manual
teknologi
tradisional
konvensional
Berikut ini yang bukan merupakan aplikasi perangkat lunak dalam membuat arsip adalah ……
MS Access
Website
MS Word
MS Excel
MS PowerPoint
Kegiatan memindai dokumen yang hasilnya berupa data gambar dan mengubahnya dalam bentuk berkas digital disebut ……
editing
conversion
hyperlink
importing
scanning
Berikut ini yang tidak termasuk upaya yang dilakukan untuk memelihara arsip elektronik adalah ……
selalu update terhadap perkembangan teknologi
backup data secara berkala
membeli alat yang mahal
menggunakan perangkat keras sesuai prosedur
menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari debu, panas dan air
Berikut permasalahan kearsipan yang disebabkan bencana alam adalah ……
kebakaran
kriminalitas
pencurian arsip
kebocoran kimia
kerusakan bangunan karena gempa
Berikut yang tidak termasuk manfaat pengelolaan arsip elektronik adalah ……
lebih aman
menghemat tempat
dokumen mudah rusak
mudah untuk berbagi arsip
mudah dalam perbaikan data
Proses mengolah berkas pdf di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, hyperlink, catatan kaki dan sebagainya disebut ……
editing
scanning
hyperlink
importing
conversion
Tahap dalam daur hidup arsip elektronik yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan file elektronik sesuai dengan kebutuhan adalah ……
conversion
disposition
maintenance
creation and storage
distribution and use
Pembuatan arsip menggunakan aplikasi perangkat lunak dan disimpan pada beberapa jenis perangkat penyimpanan terdapat pada tahap ……
conversion
disposition
maintenance
creation and storage
distribution and use
Hal yang harus dipertimbangkan saat membeli peralatan perkantoran yaitu ...
Pastikan peralatan berasal dari merk yang terpercaya dan merk yang terkenal agar kualitasnya terjamin
Utamakan melihat dari desain yang paling elegan dan sesuai dengan model yang kekinian
Sesuaikan peralatan dengan bentuk dan ukuran fisik dokumen, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya
Pertimbangkan harga peralatan yang paling murah dan berkualitas
Suatu organisasi ingin mengalihmediakan semua arsip konvensionalnya menjadi arsip elektronik. Keuntungan yang mungkin didapat organisasi tersebut dengan menerapkan arsip elektronik adalah ….
Adanya peluang untuk menipulasi file
Mudahnya memperbanyak file secara tak terbatas
Cepat dalam menemukan kembali arsip
Terhapusnya file karena virus komputer
File sangat mudah untuk dihapus
Berikut ini yang merupakan contoh penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah ….
Menyimpan arsip dalam sistem komputer perusahaan dapat diakses seluruh pegawai secara langsung
Menyimpan arsip elektronik dalam compact disk kemudian disimpan secara manual
Mencetak arsip elektronik dalam kertas, kemudian menyimpannya secara manual
Menduplikasi arsip elektronik, kemudian dibagikan ke setiap unit kerja
Menyimpan arsip elektronik di komputer dan menyimpan arsip fisik di filling cabinet
Suatu organisasi melakukan pemeliharaan terhadap arsip elektronik yang disimpannya. Upaya mengantisipasi ketika arsip hilang tidak menimbulkan kesulitan adalah dengan ….
Mencetaknya dalam bentuk lembaran kertas
Mengatur suhu penyimpanan arsip
Melakukan back up sesuai dengan prosedur dan ketentuan
Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
Menyimpan arsip dalam beragam media penyimpanan
Ardian melakukan scan dokumen, kemudian menyimpan file dokumen tersebut pada optical disk. File dokumen yang dibuat Ardian dapat digolongkan sebagai ….
Arsip
Arsip elektronik
Dokumen
Dokumen komputer
Arsip komputer
Berikut ini hal yang tidak perlu diperhatikan dalam menentukan media penyimpanan arsip elektronik yakni ….
Kapasitas media penyimpanan
Harga media penyimpanan
Merek media penyimpanan
Daya tahan media penyimpanan
Mudah ditemukan di masa mendatang
Berikut ini contoh digitalisasi arsip yang paling tepat ialah ….
Membuat file gambar dengan memotret menggunakan kamera
Memindai arsip dalam bentuk kertas menjadi file komputer dengan mesin scanner
Membuat laporan dengan menggunakan aplikasi pengolah kata di komputer
Merekam video dengan menggunakan kamera handphone
Mengonversi format file, misalnya dari file word menjadi file pdf
Daur hidup arsip elektronik yang tepat yakni ….
Penciptaan – penyimpanan dan penemuan kembali – distribusi – manipulasi – penyusutan
Penciptaan – distribusi - penyimpanan dan penemuan kembali – manipulasi – penyusutan
Penciptaan - penyimpanan dan penemuan kembali – manipulasi – penyusutan – distribusi
Penciptaan - penyimpanan dan penemuan kembali – manipulasi – distribusi – penyusutan
Penciptaan – manipulasi – penyimpanan dan penemuan kembali – distribusi – penyusutan
Tahap kelima dalam penciptaan arsip secara transformasi, adalah ....
Tahap pemilihan
Tahap pemindaian
Tahap penyesuaian
Tahap pendaftaran
Tahap pembuatan berita acara
Berikut yang dilakukan dalam tahap distribusi arsip elektronik adalah ….
Konversi arsip menjadi format digital
Mengirim arsip melalui email kepada penerima yang ditentukan
Memberikan akses terbatas ke dalam sistem manajemen arsip elektronik
Memberikan identifikasi unik pada arsip
Melakukan pengungahan arsip ke sistem kolaborasi
